Wie verstuurt nu je herinneringsberichten? De receptioniste tussen twee inchecks door, of niemand omdat de dag te druk werd? Hangen herinneringen af van wie een hand vrij heeft, dan horen klanten met een middagafspraak vaak niets.
Een app voor afspraakherinneringen haalt die loterij weg. Herinneringssoftware kijkt naar je planning en verstuurt berichten op de tijden die jij bepaalt. Zo'n app koppelt meestal aan je boekingsagenda, haalt contactgegevens van klanten op en gebruikt de sjablonen die je al hebt gemaakt. Zo gebruik je er een zonder een tweede planning die je team moet bijhouden.
Wat een app voor afspraakherinneringen doet
Herinneringsapps zitten tussen je agenda en je berichtenkanalen. Wordt een boeking bevestigd, dan zet de app herinneringen klaar voor later. Is het moment daar, dan verstuurt hij een sms of e-mail zonder handmatige actie.
De meeste herinneringssoftware houdt ook de bezorging bij. Je ziet welke berichten zijn aangekomen, welke zijn teruggekaatst en welke klanten hebben bevestigd via een link in het bericht.
Sommige apps staan los. Andere zijn onderdeel van een breder planningsprogramma. Losse apps werken als je agenda al ergens anders staat. Geïntegreerde herinneringssoftware geeft minder synchronisatiefouten, omdat boekingen en berichten dezelfde database delen.
Een app voor afspraakherinneringen instellen
Stap één: koppel je agenda of planningssysteem. Importeer bestaande boekingen of begin opnieuw, zodat elke toekomstige afspraak automatisch in de herinneringsrij komt.
Stap twee: importeer of controleer de telefoonnummers en e-mailadressen van klanten. Ongeldige nummers verspillen berichten en frustreren klanten die nooit een melding krijgen.
Stap drie: voeg je sjablonen toe uit een sjabloon voor afspraakherinneringen maken. Koppel de invulvelden aan de boekingsvelden, zodat namen en tijden goed worden ingevuld.
Stap vier: bepaal de verzendtijden. Gebruikelijk zijn tweeënzeventig uur, vierentwintig uur en twee uur voor de start. Pas het aan op je no-showpatroon.
Stap vijf: doe testboekingen met je eigen gegevens. Controleer opmaak, links en tijdzones voordat klanten echte berichten krijgen.
Herinneringsapps gebruiken zonder klanten te overladen
Beperk het aantal berichten per afspraak. Drie goed verspreide herinneringen werken beter dan zes dubbele op dezelfde ochtend.
Verwerk afmeldingen snel. Klanten die geen sms willen, kunnen nog steeds e-mail krijgen als ze dat prettig vinden, of niets als ze zich helemaal hebben afgemeld.
Bekijk de rapporten elke maand. Stijgende aantallen teruggekaatste berichten of dalende bevestigingen wijzen op sjabloonmoeheid of slechte contactgegevens.
Herinneringsapps werken het best naast de planning uit wat afsprakenplanner-software is. Ben je klaar voor volledige automatisering, lees dan hierna wat een automatisch herinneringssysteem is.
Veelgestelde vragen
Heb ik een aparte app voor afspraakherinneringen nodig als ik al planningssoftware heb?
Veel planningstools hebben ingebouwde herinneringen. Een aparte app is zinvol als je agenda op één plek staat en de berichtenfuncties zwak zijn. Voorkom dubbel versturen door herinneringen in één systeem uit te zetten.
Kunnen herinneringsapps sms en e-mail voor dezelfde afspraak versturen?
Reeksen over meerdere kanalen zijn gebruikelijk. E-mail bevat lange voorbereidingsinstructies, terwijl een sms een korte herinnering op de dag zelf geeft. Laat klanten waar mogelijk een voorkeurskanaal kiezen, om dubbele meldingen te beperken.
Hoe gaan herinneringsapps om met verzette afspraken?
Goed geïntegreerde herinneringssoftware annuleert de berichten voor het oude tijdstip en plant nieuwe in zodra de boeking verandert. Test het verzetten tijdens het instellen, want verouderde herinneringen verwarren klanten snel.
Kan ik herinneringsapps gebruiken met boekingen van mijn WEMASY-website?
Koppel je herinneringsproces aan dezelfde agenda die online boekingen ontvangt. Met WEMASY publiceer je planningspagina's via de websitebouwer, zodat boekingen van je website in de herinneringsrij komen die je app bewaakt.
Zijn er wettelijke regels voor sms-herinneringen?
Bedrijven hebben meestal toestemming nodig voor marketingberichten per sms. Berichten over bestaande afspraken vallen onder andere regels dan reclameberichten. Leg toestemming vast bij het boeken en zet een afmeldoptie in de sjablonen.
Wat lees ik na het instellen van een herinneringsapp?
Ga verder met afspraakherinneringen per sms versturen voor de details van de verzending. Zorgteams lezen ook wat een herinneringssysteem voor patiënten is.