Een sollicitatieformulier is een vaste manier om gegevens te verzamelen van mensen die voor iets specifieks solliciteren. Anders dan een gewoon contactformulier stelt het gerichte vragen, zodat je kunt beoordelen of iemand past bij wat je zoekt.
Neem een willekeurige vacature en kijk wat een leidinggevende echt wil weten voordat er een gesprek wordt gepland. Geen levensverhaal. Niet waarom de kandidaat de baan wil. Niet het hele werkverleden. Wel of iemand de basiskwalificaties heeft om het werk te doen, of die persoon kan starten en of er bewijs is dat het lukt. Dat is wat een sollicitatieformulier verzamelt. De juiste vragen in het juiste format, zodat het vergelijken van kandidaten minuten kost in plaats van uren.
De meeste teams slaan het sollicitatieformulier helemaal over. Ze gebruiken een contactformulier of laten mensen cv's mailen hoe ze willen. Het resultaat is chaos. Het ene cv is een pdf. Het andere een Google Doc. Weer iemand stuurt een Word-bestand. Cv's komen binnen in drie verschillende mailthreads. Sommige kandidaten noemen referenties, andere niet. Sommigen beantwoorden de vraag over salaris, anderen weigeren. Je hebt 50 reacties in 50 verschillende vormen. Iemand vergelijken lijkt onmogelijk.
Een sollicitatieformulier maakt daar een einde aan. Iedereen vult hetzelfde formulier in. Iedereen geeft dezelfde informatie in dezelfde volgorde. Je besteedt minder tijd aan ordenen en meer aan bepalen wie echt geschikt is. Hoe beter je formulier, hoe beter je aanstellingen, want je hebt vooraf de juiste informatie om echte keuzes te maken.
Welke velden horen in een sollicitatieformulier?
De meeste sollicitatieformulieren hebben te veel velden. Leidinggevenden denken “misschien wil ik weten...” en vragen dan van alles. Het resultaat zijn formulieren van 20 minuten, die kandidaten halverwege laten staan. Een goed ontworpen sollicitatieformulier vraagt alleen wat je nodig hebt om een echte beslissing te nemen.
Verplichte identificatievelden
Naam en e-mailadres. Die vertellen wie iemand is en hoe je diegene bereikt. Maak beide verplicht. Vraag niet om een telefoonnummer, tenzij je echt van plan bent te bellen. Een telefoonnummer invullen voelt opdringerig als iemand mail verwacht. Is telefoon wel belangrijk, leg dan naast het veld uit waarom. “We bellen je binnen 24 uur om je gesprek in te plannen.”
Huidige functie en jaren relevante ervaring
Wat is nu hun functietitel? Hoeveel jaar doen ze dit soort werk al? Met deze twee vragen weet je of iemand een basisniveau aan ervaring heeft. Vraag niet om een uitgebreid werkverleden. Je selecteert, je voert nog geen gesprek. Komt iemand door deze vraag heen, dan bel je en vraag je naar eerdere functies.
Beschikbaarheid om te starten
Een keuzelijst met opties als “Direct”, “Over twee weken”, “Over een maand”, “Over twee maanden”, “Flexibel”. Zo zie je of hun planning past bij die van jou. Je kunt aanmeldingen filteren op startdatum. Sommige functies moeten nu worden ingevuld, andere kunnen wachten. Met dit veld kiezen kandidaten zelf wat past.
Cv of link naar portfolio (optioneel of voorwaardelijk)
Een veld om een bestand te uploaden, of een tekstveld waar ze een link plakken. Maak het optioneel bij de eerste aanmelding. Of stel eerst een filtervraag, zoals “Heb je een portfolio of gepubliceerd werk op dit gebied?”, en toon het uploadveld alleen bij ja. Eis je op het eerste formulier een bestandsupload, dan zie je de uitval met 20% tot 30% stijgen.
Eén kwalificatievraag
Eén open tekstveld waarin ze antwoord geven op iets specifieks dat voor deze functie telt. Vraag een ontwerper: “Beschrijf een designproject waar je trots op bent.” Vraag een marketeer: “Welke campagne heb je gedraaid die meetbare resultaten opleverde?” Vraag een developer: “Welk technisch probleem heb je opgelost?” Eén vraag. Geen essay van 500 woorden, maar ook niet maar één zin. Twee of drie zinnen laten zien hoe iemand denkt.
Akkoord met de voorwaarden
Een selectievakje met de tekst “Ik bevestig dat de gegeven informatie klopt en ga akkoord met het privacybeleid.” Meer is het niet. Vraag kandidaten niet om zich in te schrijven voor je nieuwsbrief of met meerdere dingen akkoord te gaan. Eén vakje. Eén akkoord.
Wat je nooit in een sollicitatieformulier moet vragen
Deze velden kosten moeite en leveren geen kwalificatie op. Ze verhogen de uitval en helpen je niet bij het beoordelen van kandidaten.
Telefoonnummer als verplicht veld
Kandidaten verwachten contact per e-mail. Een verplicht telefoonnummer maakt het formulier opdringerig. Ze weten niet of je hun nummer wilt doorverkopen of ze om 6 uur 's ochtends belt. Maak het optioneel.
Referenties
Vraag om referenties nadat iemand je selectie heeft doorstaan. Niet op het sollicitatieformulier. Vraag je vooraf om drie referenties, dan verlies je kandidaten die ze pas willen geven als ze weten dat je het serieus meent.
Salarisverwachting
Dit hoort in een gesprek, niet in een sollicitatieformulier. Salaris is een onderhandeling. De meeste kandidaten zetten pas een bedrag op papier als ze meer weten over de functie. Wil je op salaris filteren, doe dat dan met een kort belletje na het lezen van de aanmelding.
Uitgebreid werkverleden
Vraag niet om een cv dat in het formulier is verwerkt. Laat ze niet elke baan opsommen die ze ooit hadden. Je wilt een link naar een cv of een bestand. Dat is genoeg. Is hun ervaring relevant, dan bel je ze en loop je samen hun achtergrond door.
Persoonlijkheidstests of essays over “waarom wil je deze baan”
Dit zijn gespreksvragen, geen sollicitatievragen. Een sollicitatieformulier selecteert mensen. Een gesprek onderzoekt of iemand bij de cultuur past. Haal die twee niet door elkaar. Houd het formulier gericht op de vraag of ze het werk kunnen doen.
Persoonlijke gegevens die er niet toe doen
Vraag niet naar afkomst, leeftijd, nationaliteit, geloof, beperking of burgerlijke staat. Een deel daarvan mag je wettelijk niet vragen. Het is allemaal overbodig in de aanmeldfase. Je selecteert op vaardigheden en geschiktheid. Persoonlijke gegevens hebben met geen van beide iets te maken.
Zo bouw je je sollicitatieformulier op, zodat het wordt afgemaakt
Een formulier dat kort lijkt, wordt vaker afgemaakt dan een formulier dat lang lijkt. Een verwarrend formulier wordt verlaten. De opbouw telt.
Eerst makkelijke vragen, dan moeilijkere
Begin met naam en e-mailadres. Vraag dan naar de huidige functie. Daarna naar de jaren ervaring. Pas als iemand twee simpele dingen heeft ingevuld, stel je de zwaardere vraag, zoals “Beschrijf een project dat je hebt gedaan.” Wie al twee velden heeft ingevuld, maakt het vaker af dan iemand die meteen de moeilijke vraag ziet.
Gebruik één kolom
Zet naam en e-mailadres niet naast elkaar. Zet alles onder elkaar in één kolom. Vooral op mobiel zorgen velden naast elkaar voor zijwaarts scrollen en uitval. Eén kolom, van boven naar beneden.
Gebruik waar mogelijk keuzelijsten in plaats van open tekst
Jaren ervaring: gebruik een keuzelijst met “0-2 jaar”, “3-5 jaar”, “6-10 jaar”, “10+ jaar”. Laat ze geen getal typen. Beschikbaarheid om te starten: gebruik een keuzelijst met vaste data. Grootte van de bedrijven waar ze hebben gewerkt: ook een keuzelijst. Keuzelijsten zijn sneller in te vullen en geven minder typfouten en variatie.
Gebruik voorwaardelijke logica om irrelevante velden te verbergen
Heeft de functie geen portfolio nodig, vraag dan eerst “Heb je een portfolio?” Zegt iemand nee, toon dan geen uploadveld voor een portfolio. Zegt iemand ja, toon het wel. Hetzelfde formulier, een andere ervaring voor verschillende mensen. De gevoelde lengte van het formulier daalt met 30% of meer.
Gebruik een voortgangsbalk bij langere aanmeldingen
Heeft je formulier meer dan zes velden, verdeel het dan over pagina's. Eerste pagina: naam, e-mailadres, huidige functie, jaren ervaring. Toont “Stap 1 van 2”. Tweede pagina: beschikbaarheid, link naar cv, één kwalificatievraag. Toont “Stap 2 van 2”. Psychologisch voelt iemand zich dan gebonden aan “een paar vragen” en niet aan een lang formulier. Het aantal voltooide formulieren stijgt.
Test eerst op mobiel
Meer dan de helft van de sollicitanten solliciteert op de telefoon, in de lunchpauze of 's avonds thuis. Is je formulier lastig te gebruiken op mobiel, dan verlies je de helft van je kandidaten. Grote knoppen. Grote tekstvelden. Keuzelijsten die goed werken op mobiel. Datumkiezers die werken op een telefoon. Test je formulier op je eigen telefoon voordat je het live zet. Zou jij het zelf niet invullen, dan doen je kandidaten dat ook niet.
Zo verminder je uitval
Maakt meer dan 40% van de mensen die beginnen je formulier niet af, dan is het formulier te lang of te verwarrend.
Verminder eerst het aantal velden
Heb je meer dan acht velden, breng het dan terug naar vijf of zes. Haal het minst belangrijke veld weg. Kijk of meer mensen het afmaken. Zo ja, dan heb je de wrijving gevonden. Laat het veld weg. Probeer daarna een ander veld te schrappen. Blijf schrappen tot het aantal voltooide formulieren stijgt. Het aantal velden is bijna altijd het probleem.
Gebruik een heatmap om te zien waar mensen afhaken
Een heatmap laat zien welke velden mensen overslaan en waar ze het formulier verlaten. Vullen iedereen de eerste vier velden in, maar uploadt niemand het cv, dan heb je je probleem gevonden. Verplaats het cv-veld naar een tweede pagina. Of maak het voorwaardelijk. Of haal het uit de eerste aanmelding. De data van een heatmap laat precies zien waar je moet verbeteren.
Test het weghalen of herschikken van velden
Haal het veld met de laagste prioriteit weg en kijk of meer mensen het afmaken. Verander de volgorde. Soms verandert het de dynamiek volledig als je een moeilijkere vraag naar het einde verplaatst, nadat iemand al aan het invullen is begonnen. Kleine veranderingen tellen op.
Gebruik formulieren met meerdere stappen om de lengte te verdelen
Een aanmelding met 12 velden op één pagina voelt overweldigend. Splits het over twee pagina's met elk 6 velden en het aantal voltooide formulieren kan met 15% tot 20% stijgen. Het formulier blijft 12 velden, maar de ervaring is “maar zes vragen” per pagina. Gevoelde lengte telt zwaarder dan werkelijke lengte.
Wat er gebeurt nadat iemand verstuurt
De aanmelding is binnen. En nu? Maak duidelijke afspraken.
Toon direct een bedankbericht
Toon na het versturen een bericht als “Bedankt voor je sollicitatie. We bekijken je aanmelding en reageren binnen 3 werkdagen.” Laat ze niet in het ongewisse. Wek een duidelijke verwachting. En kom die ook na. Zeg je 3 werkdagen, reageer dan binnen 3 werkdagen.
Stuur automatisch een bevestigingsmail
Stuur direct na het versturen een bevestigingsmail. Vermeld wat ze hebben ingediend. Vermeld wat er daarna gebeurt. Noem een duidelijke termijn. Zo weten ze dat het formulier werkte. Ze hebben een bewijs. En ze krijgen vertrouwen dat ze gehoord zijn. Sla dit niet over.
Stuur aanmeldingen naar de juiste persoon
Heb je meerdere openstaande functies, gebruik dan voorwaardelijke logica om aanmeldingen naar de juiste leidinggevende te sturen. Wie solliciteert op een salesfunctie, gaat naar je salesmanager. Wie solliciteert op een technische functie, gaat naar je CTO. Automatische doorsturing. Er raakt geen aanmelding kwijt. Niemand komt bij de verkeerde leidinggevende terecht.
Functies van het WEMASY sollicitatieformulier
Met de formulierenbouwer van WEMASY maak je makkelijk sollicitatieformulieren die worden ingevuld. Gebruik voorwaardelijke logica om andere velden te tonen op basis van antwoorden. Gebruik formulieren met meerdere stappen en voortgangsbalken voor langere aanmeldingen. Het mobiele ontwerp gaat automatisch. Bevestigingsmails gaan automatisch de deur uit. Inzendingen verschijnen in je dashboard, geordend en doorzoekbaar. Via koppelingen gaan aanmeldingen rechtstreeks naar je CRM of mail, zodat je kandidaten op één plek beheert. Zonder te programmeren.
Bekijk wat er in elk abonnement zit op /pricing.