Je hebt deze week twintig leads. Je hebt tijd om er vijf op te volgen. Welke vijf? Zonder prioriteiten kies je willekeurig. Je kiest de eerste vijf. Je kiest de luidste vijf. Je kiest degene die je beste verkoper wil. Willekeurig is fout.
Waarom prioriteren en toewijzen ertoe doen
Bij het prioriteren van leads sorteer je op kans om klant te worden. De heetste leads eerst. De koudste leads laatst. Je volgt de heetste vijf op. Je warmt de koudste vijf op. De meeste worden klant. Weinig kosten je tijd voor niets. Prioriteren vermenigvuldigt je effect in verkoop.
Bij het toewijzen van leads geef je ze aan de juiste persoon. Je verkoper voor grote bedrijven behandelt leads van grote bedrijven. Je verkoper voor het middensegment behandelt leads uit het middensegment. Je binnendienst behandelt het kleinbedrijf. De juiste persoon behandelt de juiste lead. De conversie gaat omhoog. De tevredenheid van klanten gaat omhoog.
Automatisch prioriteren
Scoren automatiseert de volgorde van leads
Scoren automatiseert prioriteren. Leads scoren zichzelf. De hoogste scores komen bovenaan. De laagste zakken onderaan. Het verkoopteam werkt van boven naar beneden. Niet nadenken. Niet gokken. Gewoon in volgorde werken.
Maak wachtrijen voor leads
Stel automatische regels in. Leads met een score boven de vijfenzeventig zijn heet. Zet ze in de hete wachtrij. Leads met een score van vijftig tot en met vierenzeventig zijn warm. Zet ze in de warme wachtrij. Leads met een score onder de vijftig zijn koud. Zet ze in de koude wachtrij. Wachtrijen ordenen leads. Sales werkt de wachtrijen in volgorde af.
Manieren om toe te wijzen
Om de beurt toewijzen
Leads komen binnen. Je hebt drie verkopers. Lead één gaat naar verkoper A. Lead twee gaat naar verkoper B. Lead drie gaat naar verkoper C. Lead vier gaat naar verkoper A. Steeds rond. Gelijke verdeling.
Om de beurt is eerlijk. Iedereen krijgt evenveel leads. Maar het is niet optimaal. Verkoper A is misschien beter in het sluiten van deals met grote bedrijven. Verkoper B in het middensegment. Willekeurig toewijzen verspilt kansen.
Slim toewijzen op basis van match
Beter is toewijzen op basis van match. Verkoper A is gespecialiseerd in financiële diensten. De lead is een financieel bedrijf. Wijs toe aan verkoper A. Verkoper B is gespecialiseerd in de zorg. De lead is een zorgbedrijf. Wijs toe aan verkoper B. Verkoper C is een generalist. Wijs de rest toe aan verkoper C.
Slim toewijzen verhoogt de conversie. Specialisten sluiten meer deals dan generalisten. Leads toewijzen aan specialisten verhoogt je omzet.
Toewijzen op basis van capaciteit
Houd rekening met de werkdruk van verkopers
Sommige verkopers kunnen meer leads aan dan anderen. Verkoper A sluit dertig procent van de leads. Verkoper B twintig procent. Verkoper C vijfenveertig procent. Verkoper C is de beste afsluiter.
Maar verkoper C heeft het druk. Hij heeft al twintig leads. Hij kan er vijf bij aan. Verkoper A heeft het minder druk. Hij heeft tien leads. Hij kan er vijftien bij aan. Wijs nieuwe leads toe aan A en B. Laat C zijn bestaande leads afronden. Heeft C weer ruimte, wijs dan weer aan C toe.
Toewijzen op capaciteit voorkomt knelpunten. Het voorkomt dat je beste afsluiter overspoeld wordt en uitgeput raakt.
Toewijzen op basis van tijd
Hete leads hebben direct antwoord nodig
Sommige leads zijn heet. Ze vragen om directe opvolging. Binnen enkele uren. Sommige leads zijn warm. Ze vragen om opvolging binnen een dag. Sommige zijn koud. Binnen een week is prima.
Hete leads gaan naar wie nu beschikbaar is. Ook als het niet zijn specialiteit is. Een hete lead is een hete lead. Een koude lead kan wachten op de specialist. Urgentie verandert de toewijzing.
Regels voor toewijzing
Automatiseer met regels
Maak regels voor toewijzing. Hete leads uit grote bedrijven gaan naar de verkoper voor grote bedrijven. Hete leads uit het middensegment gaan naar de verkoper voor het middensegment. Warme leads van elke soort gaan naar de binnendienst. Koude leads gaan naar automatisering om ze op te warmen. Regels worden automatisch uitgevoerd. Geen handmatige toewijzing.
Regels voorkomen dat leads door de mazen glippen. Regels voorkomen dat de beste leads onopgemerkt blijven liggen. Regels zorgen voor tijdige opvolging.
Afspraken over reactietijd en opvolging
Leg afspraken over servicetijden vast
Leg een afspraak over servicetijden vast. Hete leads worden binnen twee uur gebeld. Binnen een uur wordt een e-mail verstuurd. Warme leads worden binnen vierentwintig uur gebeld. Koude leads krijgen binnen vierentwintig uur een e-mail. Afspraken creëren verantwoordelijkheid. Je meet de prestaties. Je verbetert.
Volg of de afspraken worden nagekomen
Volg of de afspraken worden nagekomen. Worden hete leads binnen twee uur gebeld? Worden warme leads binnen vierentwintig uur gebeld? Is dat percentage laag, dan is er iets mis. Misschien zijn het te veel leads. Misschien zijn er te weinig verkopers. Misschien zijn verkopers lui. Los het op.
Groepen en wachtrijen voor leads
Orden op prioriteit
Maak groepen met leads. Een hete groep. Een warme groep. Een koude groep. Een groep om op te warmen. Elke groep heeft eigenaren. De eigenaar van de hete groep beheert hete leads. Belt ze. Sluit deals. De eigenaar van de warme groep beheert warme leads. De eigenaar van de koude groep beheert koude leads. De eigenaar van het opwarmen beheert de automatisering.
Groepen creëren verantwoordelijkheid. Iemand is eigenaar van elke groep. Iemand is verantwoordelijk voor het omzetten van die groep. Duidelijk eigenaarschap levert resultaat.
Overdracht van marketing naar sales
Spreek af wat een lead is
Marketing levert leads. Sales sluit deals. De overdracht tussen beide is cruciaal. Marketing zegt dat een lead heet is. Sales zegt dat de lead er niet klaar voor is. Dat verschil schaadt het vertrouwen. Het schaadt de omzet.
Gebruik gedeelde scoring en kwalificatie. Marketing en sales spreken af wat heet betekent. Marketing levert leads die aan die definitie voldoen. Sales vertrouwt de leads. De overdracht gaat soepel. Beide teams winnen.
Meet de kwaliteit van de overdracht
Meet de kwaliteit van de overdracht. Hoeveel procent van de hete leads belt sales binnen twee uur? Hoeveel procent van de hete leads wordt klant? Is de conversie laag, dan stuurt marketing slechte leads of volgt sales niet op. Zoek het probleem. Los het op.
Veelgestelde vragen
Wat als ik maar één verkoper heb? Heb ik dan toch regels voor toewijzing en prioriteit nodig?
Ja. Ook één verkoper moet prioriteren. Werk eerst hete leads af. Dan warme leads. Dan koude leads. Ook één verkoper heeft beperkte tijd. Prioriteren zorgt dat je tijd het best wordt gebruikt. Prioriteren automatiseren bespaart de verkoper tijd die hij kan gebruiken om deals te sluiten. Met de websitebouwer van WEMASY stel je dit direct in op je website.
Moet ik meten of afspraken over reactietijd worden nagekomen als ik een klein team heb zonder vaste registratie?
Ja. Meet desnoods informeel. Hebben we hete leads vandaag gebeld? Hebben we binnen vierentwintig uur gemaild? Bekijk het wekelijks met je team. Meten creëert verantwoordelijkheid. Verantwoordelijkheid levert resultaat. Ook informeel meten helpt.
Wat moet ik doen als mijn verkoper de regels voor toewijzing niet volgt en leads aan zichzelf toewijst?
Praat met hem. Laat data zien. Leads die volgens de regels worden toegewezen, worden vaker klant. Leads die de verkoper zelf kiest, worden minder vaak klant. Regels werken. Zelf kiezen niet. Leg uit waarom. Spreek hem daarna aan op de regels.
Hoe ga ik om met leads die tussen categorieën vallen? Ze passen niet bij grote bedrijven of het middensegment.
Maak een flexibele categorie. Een groeisegment. Of een segment met potentie. Wijs toe aan een generalist die zowel grote bedrijven als het middensegment bedient. Of maak een aparte wachtrij voor leads waarvan de match onduidelijk is. Forceer de match niet. Maak een categorie als dat nodig is.
Moet ik leads opnieuw toewijzen als de verkoper ze niet snel genoeg omzet in klanten?
Geef het minstens dertig dagen. Verkoopcycli verschillen. Sommige sluiten in een week. Andere duren maanden. Haal een lead niet weg omdat hij niet in week één sloot. Maar is er na dertig dagen geen vooruitgang, wijs hem dan opnieuw toe. Een nieuwe persoon heeft misschien meer geluk.
Wat is de juiste verhouding tussen leads en verkopers?
Dat hangt af van de lengte van de cyclus en het conversiepercentage. Heb je één verkoper, dan zijn tien tot twintig hete leads een goede werklast. Heb je drie verkopers, dan dertig tot zestig hete leads. Hete leads sluiten meestal. Zorg dat je verkoper ze echt kan afhandelen. Te veel leads en de verkoper raakt overspoeld. Te weinig en hij heeft tijd over.