Zeventien velden voordat een klant je kalender zelfs maar kon zien. Naam, adres, drie vragen over verzekering, noodcontact, hoe ze je vonden en een lang blok over gezondheidsgeschiedenis. De helft van de mensen die begonnen met boeken, sloot het tabblad voordat ze een tijd kozen.
Intakeformulieren zijn belangrijk, maar plek en lengte bepalen of ze helpen of schaden. Het doel is verzamelen wat je nodig hebt zonder de boeking te doden. Zo maak je een intakeformulier voor boekingen dat past bij je werkwijze en bij het geduld van je klant.
Wat een intakeformulier verzamelt
Intakeformulieren verzamelen informatie waarmee je je op de afspraak voorbereidt. Gangbare categorieën zijn contactgegevens, reden van het bezoek, relevante voorgeschiedenis, voorkeuren en toestemmingen.
Scheid velden die moeten van velden die fijn zijn om te hebben. Verplichte velden zijn gegevens zonder welke je de klant niet kunt helpen. De rest kan wachten tot het tijdslot is bevestigd of tot het inchecken op de dag zelf.
In gereguleerde branches zijn bepaalde velden vereist door beleid of wet. Markeer die duidelijk en leg uit waarom je ernaar vraagt. Klanten werken beter mee als ze het doel begrijpen.
Waar het intakeformulier in het boekingsproces hoort
Drie plekken werken goed. Optie één: minimale velden bij het boeken en het volledige intakeformulier via een link in de bevestigingsmail. Optie twee: een kort formulier na de keuze van de tijd maar vóór de betaling. Optie drie: het volledige formulier alleen voor nieuwe klanten, terwijl terugkerende klanten het overslaan.
Optie één converteert voor de meeste bedrijven het best. Zet eerst de tijd vast en verzamel daarna de details. Een klant met een boeking vult eerder een vervolgformulier in dan een bezoeker die nog twijfelt of hij wil boeken.
Formulieren in meerdere stappen verlagen de ervaren inspanning. Verdeel 15 vragen over drie schermen van vijf en meer mensen maken het af. Lees formulieren in één of meerdere stappen voor hulp bij het verdelen van velden over stappen.
Koppel de antwoorden uit het intakeformulier aan de boeking in je systeem. Personeel moet de ingevulde gegevens zien op het detailscherm van de afspraak en niet in een aparte inbox waar ze langs kunnen kijken.
Zo maak je een intakeformulier voor boekingen
Stap één: bekijk je huidige intake op papier of pdf. Zet elk veld op een lijst en markeer het als verplicht of optioneel. Schrap alles wat je in de laatste zes maanden aan afspraken niet hebt gebruikt.
Stap twee: groepeer verwante velden. Contactgegevens in één deel, reden van het bezoek in een ander, toestemmingen aan het eind. Logische groepen voelen sneller, ook als het aantal velden gelijk blijft.
Stap drie: schrijf labels in gewone taal. "Belangrijkste klacht" is beter dan "Presenterende klacht". Klanten kennen je interne woorden niet.
Stap vier: gebruik voorwaardelijke logica waar die helpt. Toon details over allergieën alleen als iemand "Ja" kiest bij allergieën. Voorwaardelijke velden houden formulieren voor de meeste mensen korter. In het hoofdstuk over formulieren met voorwaardelijke logica lees je hoe vertakkingen werken.
Stap vijf: link het formulier vanuit je bevestigingsmail met een duidelijke deadline. "Vul de intake in vóór je bezoek" stelt verwachtingen zonder streng te klinken.
Algemene principes voor het ontwerp van formulieren gelden hier ook. De gids over boekings- en afsprakenformulieren behandelt veldkeuzes voor planning.
Werkt de intake voor afspraken één op één, dan pas je dezelfde aanpak toe op inschrijvingen van groepen. In het volgende hoofdstuk over hoe je een inschrijfformulier voor evenementen maakt lees je over processen met meerdere deelnemers.
Veelgestelde vragen
Hoeveel velden moet een intakeformulier voor boekingen hebben?
Blijf bij de boekingsstap zelf waar mogelijk onder zes velden. Zet de uitgebreide intake in een formulier na het boeken. De totale intake mag langer zijn als klanten die invullen nadat hun tijdslot vaststaat.
Moeten intakeformulieren een handtekening vragen?
Digitale vinkjes voor toestemming werken voor de meeste voorwaarden. Getypte handtekeningen of tools voor e-handtekeningen geven meer frictie maar zijn soms vereist voor bepaalde juridische documenten. Laat de methode aansluiten op wat je aan regels moet naleven.
Kan WEMASY intakeformulieren koppelen aan mijn boekingsproces?
Formulieren van WEMASY horen bij boekingspagina's en vervolgberichten na de bevestiging in de websitebouwer. Inzendingen worden gekoppeld aan de afspraak, zodat je team de antwoorden ziet voordat de klant aankomt.
Hoe ga ik om met intake voor terugkerende klanten?
Vul bekende velden uit eerdere bezoeken vooraf in en vraag alleen wat is veranderd. Terugkerende klanten die elke keer hun hele geschiedenis opnieuw typen, raken snel gefrustreerd. Bewaar gegevens veilig en werk ze stap voor stap bij.
Waar bewaar ik gevoelige intakegegevens?
Gebruik versleutelde opslag in je boekings- of formuliersysteem in plaats van gewone e-mailmeldingen voor gevoelige antwoorden. Beperk de toegang van personeel tot rollen die de gegevens voor de afspraak nodig hebben.
Wat gebeurt er als een klant het intakeformulier overslaat?
Stuur 48 en 24 uur voor het bezoek herinneringen met de link naar het formulier. Markeer een onvolledige intake in het rooster, zodat je team bij het inchecken kan nabellen. Sommige praktijken blokkeren bepaalde diensten totdat de intake klaar is.