Je hebt je openingstijden op de contactpagina gezet. Op dinsdagmiddag stonden er twaalf berichten in je inbox met dezelfde vraag: "Heb je donderdagmiddag nog iets open?" Elk antwoord kostte vijf minuten. Drie van die mensen reageerden niet meer nadat je had geantwoord.
Precies dat heen-en-weer haalt een boekingskalender weg. Als je een boekingskalender aan je website toevoegt, zien bezoekers de vrije tijdsloten, kiezen ze er één en bevestigen ze in een paar klikken. Zo werkt het van begin tot eind.
Wat een boekingskalender op je site doet
Een boekingskalender is een live overzicht van je beschikbaarheid. Hij toont data, tijdsloten, diensten of medewerkers, afhankelijk van hoe je bedrijf werkt. Bezoekers bekijken wat er vrij is, kiezen een tijdslot en sturen hun gegevens op om die tijd vast te houden.
De kalender blijft gesynchroniseerd met je hoofdagenda. Als iemand online boekt, sluit dat tijdslot overal. Als je tijd blokkeert voor een afspraak of vrije dag, verdwijnen die tijdsloten uit het openbare overzicht. Die synchronisatie voorkomt dubbele boekingen.
Wil je het hele beeld van hoe kalenders in boekingstools passen? Lees dan wat een boekingskalender is in de eerste module van dit boek.
Zo voeg je een boekingskalender toe aan je website
Begin met je regels voor beschikbaarheid. Bepaal je werktijden, de buffer tussen afspraken en de dagen dat je gesloten bent. Stel dit in voordat je iets op je site plaatst. Een kalender met verkeerde tijden geeft meer problemen dan geen kalender.
Kies waar de kalender komt te staan. De meeste bedrijven zetten hem op een aparte boekingspagina, een pagina met diensten of de contactpagina. Zet hem waar bezoekers al kijken als ze een afspraak willen maken. Verstop je hem drie klikken diep, dan vindt bijna niemand hem.
Koppel de kalender aan je boekingssysteem. Je systeem maakt een kalenderblok of een insluitcode. Plak die op je pagina of sleep een boekingsblok uit je website-editor. Test eerst op mobiel. De meeste boekingen gebeuren op telefoons en een krappe kalender jaagt mensen weg.
Laat de stijl van de kalender aansluiten op je site. Kleuren, lettertypen en knopteksten moeten bij de rest van je merk passen. Een kalender die bij een ander bedrijf lijkt te horen, schaadt het vertrouwen precies op het moment dat iemand wil boeken.
Zo sluit je een boekingskalender goed in op je pagina's
Je kunt een boekingskalender op een pagina insluiten of linken naar een aparte boekingspagina. Ingesloten kalenders houden bezoekers op je site. Aparte pagina's laden sneller bij een trage verbinding en werken goed als je een directe link deelt in e-mail of op social media.
Houd het boekingsproces kort. Vraag minimaal om naam, e-mailadres en telefoonnummer. Bewaar langere vragen voor een vervolgformulier nadat het tijdslot is bevestigd. In de gids over boekings- en afsprakenformulieren lees je welke velden bij elke stap horen.
Stuur direct een automatische bevestiging zodra de boeking binnenkomt. Bezoekers moeten zich nooit afvragen of hun tijdslot echt is vastgehouden. Die berichten stel je in latere hoofdstukken van deze module in.
Als de kalender live staat, kijk dan een week naar je boekingspagina. Let op waar mensen afhaken. Openen veel bezoekers de kalender maar kiezen ze geen tijd, dan hebben je diensten of tijdsloten mogelijk duidelijkere namen nodig.
Loopt je kalender goed, dan is de volgende stap de pagina eromheen vormgeven. Lees hoe je een boekingspagina maakt om van een eenvoudige kalender een pagina te maken die converteert.
Veelgestelde vragen
Kan ik een boekingskalender toevoegen zonder te kunnen programmeren?
De meeste moderne websitebouwers hebben een boekingsblok dat je op een pagina sleept. Je koppelt je agenda in de boekingsinstellingen en de kalender verschijnt automatisch. WEMASY bevat boekingstools in de websitebouwer, zodat je een kalender kunt publiceren zonder insluitcode aan te raken.
Moet de kalender elk teamlid tonen of alleen vrije tijdsloten?
Salons en klinieken met meerdere behandelaars tonen vaak elke persoon apart, zodat klanten hun favoriete medewerker kunnen kiezen. Eenmanszaken tonen meestal één lijst met vrije tijden. Laat de weergave aansluiten op hoe je klanten over boeken denken.
Hoe voorkom ik dubbele boekingen tussen telefoon en online aanvragen?
Alle boekingskanalen moeten in één hoofdagenda uitkomen. Als je een boeking aan de telefoon aanneemt, zet je die in hetzelfde systeem dat je websitekalender aandrijft. In het hoofdstuk hoe een boekingssysteem werkt lees je hoe die centrale agenda alle kanalen gelijk houdt.
Wat is het verschil tussen een ingesloten kalender en een boekingswidget?
Een ingesloten kalender toont meestal het volledige agenda-overzicht op je pagina. Een widget is vaak een kleinere knop of pop-up die het boekingsproces opent. Beide hangen aan dezelfde basis. Lees wat een boekingswidget is om te kiezen welk formaat bij je opzet past.
Kan ik beperken hoe ver vooruit mensen online boeken?
Ja. De meeste boekingssystemen laten je een doorlopend venster instellen, zoals twee weken of negentig dagen vooruit. Je kunt ook boekingen op dezelfde dag blokkeren als je voorbereidingstijd nodig hebt. Kortere vensters werken goed voor diensten met veel vraag, waar je agenda snel vol raakt.
Maakt een boekingskalender mijn website langzamer?
Een goed gebouwde kalender laadt asynchroon, wat betekent dat de rest van je pagina eerst verschijnt. Laad niet meerdere kalenderscripts op dezelfde pagina. Eén ingesloten kalender per boekingsproces houdt de snelheid op mobiele apparaten gezond.