Iemand vult een formulier in op zijn telefoon, zittend in de auto voor een afspraak. Hij verstuurt het. De inzending komt aan in de formuliertool. Je verkoopteam hoort hem te ontvangen in je CRM. Maar gebeurt dat ook? Meestal niet, omdat de twee systemen niet met elkaar verbonden zijn.
Dit artikel laat zien hoe een koppeling tussen formulier en CRM werkt, welke CRM-systemen goed samenwerken met formulieren en hoe je het instelt, zodat nieuwe inzendingen automatisch in je CRM komen zonder dat iemand gegevens overtypt.
Wat een CRM is en waarom het ertoe doet
Een CRM (Customer Relationship Management, oftewel klantrelatiebeheer) is de plek waar je verkoopteam werkt. Zie het als een digitale archiefkast met een dossier over elke prospect en klant. Een CRM bewaart contactgegevens, houdt elke uitgewisselde e-mail bij, legt elk telefoongesprek vast, noteert elke afspraak en laat zien waar elke deal in het verkoopproces staat.
Als een prospect een formulier invult, hoort die persoon een contact in je CRM te worden. Je verkoopteam ziet in het CRM alles over die persoon: de ingevulde formuliergegevens, alle contactmomenten en eerdere gesprekken. Zonder CRM moet je verkoopteam meerdere systemen nalopen of vragen: "Hebben we eerder van deze persoon gehoord?"
Er zijn CRM-systemen voor elke omvang, van eenvoudige verkooptools tot uitgebreide bedrijfspakketten. Ze werken allemaal een beetje anders, maar hebben hetzelfde doel: klantgegevens op één plek.
Waarom je formulieren aan je CRM koppelen
In een CRM (Customer Relationship Management) werkt je verkoopteam. Het houdt elk contactmoment, elke deal en elk gesprek met een prospect bij. Komt er een formulierinzending binnen, dan hoort die automatisch in je CRM te landen. Zonder die koppeling blijven inzendingen in je formuliertool staan, terwijl je verkoopteam niet weet dat er een nieuwe lead is.
Handmatig overtypen kost snelheid. Tot iemand een inzending uit je formuliertool in het CRM heeft gezet, zijn er uren voorbij. In de verkoop tellen uren. Hoe langzamer je reageert, hoe lager je conversie.
Zo werkt de koppeling tussen formulier en CRM
Dit gebeurt er als je een formulier aan een CRM koppelt: iemand verstuurt je formulier. De formuliertool ontvangt de inzending. Daar stopt het niet: de formuliertool stuurt de gegevens automatisch door naar je CRM. Je CRM ontvangt ze en maakt een nieuw contact aan (of werkt een bestaand contact bij als die persoon eerder iets heeft ingestuurd). Je verkoopteam ziet de nieuwe lead meteen.
Dit gaat in seconden. Niemand hoeft iets met de hand te doen.
Standaardkoppelingen en workflowbouwers
Er zijn twee manieren om formulieren aan CRM's te koppelen.
Standaardkoppelingen
De formuliertool heeft een ingebouwde verbinding met het CRM. Je logt één keer in (met je CRM-gegevens), koppelt je formuliervelden aan CRM-velden (het e-mailveld in het formulier hoort bij het e-mailveld in het CRM) en je bent klaar. Inzendingen gaan vanzelf door.
Standaardkoppelingen zijn snel ingesteld en vragen geen technische kennis. Het nadeel is dat de formuliertool een koppeling voor jouw CRM moet hebben gebouwd. Is die er niet, dan kun je deze methode niet gebruiken.
Workflowbouwers (automatiseringstools, eigen webhooks)
Heeft je formuliertool geen standaardkoppeling met jouw CRM, dan gebruik je een workflowbouwer. Met automatiseringsdiensten bouw je "recepten" als "als een formulier wordt verstuurd, maak dan een contact aan in mijn CRM". Zulke tools verbinden bijna elke combinatie van twee diensten.
Het voordeel is de flexibiliteit. Het nadeel is dat je er een extra dienst bij krijgt (zulke diensten rekenen meestal een bedrag per maand) en dat je een beetje moet weten hoe je iets instelt.
De belangrijkste CRM-koppelingen en hoe ze werken
Alles-in-één marketing-CRM's
Alles-in-één marketing-CRM's werken standaard samen met de meeste grote formuliertools. De koppeling is eenvoudig: inloggen, velden koppelen, klaar. Veel van deze CRM's hebben een royale gratis versie, dus veel formuliertools bieden een gratis koppeling.
Inzendingen komen als contacten in het CRM. Bestaat het e-mailadres al, dan werkt het CRM het bestaande contact bij. Is het nieuw, dan maakt het een nieuw contact aan.
CRM's voor grote bedrijven
Koppelingen met CRM's voor grote bedrijven verschillen per formuliertool. Sommige tools hebben een standaardkoppeling, andere niet. Heeft die van jou er geen, dan verbind je formulieren via een workflowbouwer, met wat instellen.
Inzendingen komen meestal als leads in het CRM terecht (tenzij je ze als contacten instelt). Je verkoopteam ziet ze meteen in de leadlijst.
CRM's voor verkooppijplijnen
Zulke CRM's hebben standaardkoppelingen met sommige formuliertools en met andere niet. Kijk in het koppelingenoverzicht van je formuliertool of jouw CRM erbij staat. Zo ja, dan is het instellen meestal eenvoudig. Zo nee, dan werkt een workflowbouwer prima.
Zulke CRM's behandelen formulierinzendingen als personen (contacten). Je kunt de koppeling ook deals laten aanmaken (bijvoorbeeld "nieuwe formulierinzending = nieuwe deal met een waarde van $0 in de beginfase").
Andere CRM's (projecttools, werkruimtes, eigen databases)
Niet elk systeem heet een CRM, maar formuliergegevens moeten er vaak toch heen. Workflowbouwers verbinden formulieren met bijna alles: projectbeheertools, databases, eigen toepassingen en meer.
Een formulier aan je CRM koppelen: stap voor stap
Stap 1: Kijk of je formuliertool je CRM ondersteunt
Log in bij je formuliertool en zoek "koppelingen" of "verbindingen". Kijk of je CRM erbij staat. Zo ja, klik erop. Zo nee, ga naar de workflowbouwers.
Stap 2: Log in bij je CRM
Klik op de knop om je CRM te verbinden. Je moet inloggen bij je CRM-account en de formuliertool toestemming geven om erbij te komen. Dat is veilig: je geeft de formuliertool alleen toestemming om contacten aan te maken en gegevens bij te werken.
Stap 3: Koppel je formuliervelden aan CRM-velden
Je formulier heeft velden als "naam", "e-mailadres" en "bedrijf". Je CRM heeft contactvelden. Je moet de formuliertool vertellen welk formulierveld bij welk CRM-veld hoort. Meestal ligt dat voor de hand (formulierveld "e-mailadres" hoort bij CRM-veld "e-mailadres"). Soms moet je specifieker zijn (formulierveld "inquiry_type" hoort bij CRM-veld "lead_source").
Stap 4: Test de koppeling
Vul je formulier in en verstuur een testinzending. Kijk in je CRM. Verschijnt er een nieuw contact? Staan de gegevens in de juiste velden? Zo ja, dan ben je klaar. Zo nee, controleer de koppeling van de velden en probeer het opnieuw.
Veelvoorkomende problemen en hoe je ze oplost
Inzendingen komen niet in het CRM aan
Misschien is de koppeling verbroken. CRM's vragen om veiligheidsredenen af en toe om opnieuw in te loggen. Log opnieuw in bij je formuliertool en verbind je CRM opnieuw. Helpt dat niet, verbreek de koppeling dan en maak hem helemaal opnieuw.
Gegevens staan in de verkeerde velden
Misschien klopt de koppeling van je velden niet. Controleer of de formuliervelden aan de juiste CRM-velden zijn gekoppeld. Soms gebruiken de formuliertool en het CRM andere veldnamen. De formuliertool noemt het bijvoorbeeld "phone_number" en het CRM "phone". Dan moet je ze goed aan elkaar koppelen.
Er ontstaan dubbele contacten
Als dezelfde persoon twee keer iets instuurt, maakt het CRM misschien twee contacten aan in plaats van er één bij te werken. Dat gebeurt als het CRM niet herkent dat de twee inzendingen van dezelfde persoon zijn. Meestal los je dit op door het CRM te laten vergelijken op e-mailadres (bestaat het e-mailadres al als contact, dan bijwerken, anders nieuw aanmaken). De meeste CRM's doen dit standaard, maar soms moet je het instellen.
Sommige inzendingen worden niet doorgestuurd
Komen bepaalde inzendingen niet in je CRM aan, controleer dan of alle verplichte velden zijn ingevuld. Is een veld verplicht in het CRM maar optioneel in je formulier, en stuurt iemand het formulier zonder dat veld in, dan wordt de inzending niet doorgestuurd. Maak het veld ook in je formulier verplicht, of laat het CRM toe dat dat veld leeg blijft.
Geavanceerd: voorwaardelijk doorsturen
Je wilt niet altijd dat elke inzending naar het CRM gaat. Misschien heb je een contactformulier en een formulier voor demo-aanvragen. Demo-aanvragen horen in je CRM. Inzendingen van het contactformulier zijn misschien geen verkoopleads.
Sommige formuliertools en workflowbouwers laten je voorwaarden instellen. Bijvoorbeeld: "Stuur alleen naar het CRM door als inquiry_type = 'Demo Request'". Zo blijft je CRM overzichtelijk en bespaar je je verkoopteam tijd, omdat ze niet worden overspoeld met inzendingen die geen leads zijn.
Zo koppelt WEMASY met CRM-systemen
De formulieren van WEMASY hebben standaardkoppelingen met veelgebruikte CRM-systemen. Verbind je CRM-account met een paar klikken, koppel je velden en inzendingen worden automatisch doorgestuurd. Je kunt ook voorwaardelijk doorsturen instellen, zodat alleen bepaalde inzendingen naar je CRM gaan. Voor CRM's die niet in de lijst met standaardkoppelingen van WEMASY staan, ondersteunt WEMASY webhooks en koppelingen via automatiseringsdiensten.
Bekijk in je WEMASY-account welke CRM-koppelingen beschikbaar zijn, of kijk op de prijspagina welke functies in je abonnement zitten.