Vraag jezelf eens af: hoeveel van alle mensen die zich via een formulier voor je nieuwsbrief aanmelden, komen ook echt in je e-mailplatform terecht? Is het antwoord niet "allemaal", dan raak je abonnees kwijt door vertraging bij handmatig invoeren, menselijke fouten en gemiste aanmeldingen.
Dit artikel laat zien hoe je je formulieren rechtstreeks aan e-mailmarketingplatforms koppelt, zodat abonnees automatisch worden toegevoegd, je mailinglijst up-to-date blijft en je nooit een aanmelding mist.
Waarom een koppeling tussen formulier en e-mailplatform belangrijk is
Twee systemen bewaren je abonneegegevens: je formulier en je e-mailplatform. Zijn ze niet verbonden, dan lopen ze uit de pas. Iemand verstuurt het aanmeldformulier voor je nieuwsbrief in je formuliertool. Maar die persoon komt niet op je mailinglijst. Die ontvangt je e-mailcampagne dus nooit. Je bent een abonnee kwijt zonder het te merken.
Een koppeling tussen formulier en e-mailplatform stuurt nieuwe abonnees uit je formulier automatisch naar je e-mailmarketingplatform. Je lijst blijft actueel. Niemand wordt gemist. Je besteedt je tijd aan je e-mailstrategie in plaats van aan handmatig invoeren.
Zo werken koppelingen tussen formulier en e-mailplatform
Als je een formulier aan een e-mailplatform koppelt, is de werkwijze eenvoudig: iemand verstuurt je aanmeldformulier voor de nieuwsbrief. De formuliertool ontvangt de inzending. Daar stopt het niet: de formuliertool stuurt de gegevens van die abonnee (meestal het e-mailadres, en eventueel naam of andere gegevens) automatisch door naar je e-mailplatform. Je e-mailplatform ontvangt ze en voegt de persoon toe aan je abonneelijst. Die staat nu op je mailinglijst en krijgt de campagnes die je verstuurt.
Dit gebeurt in realtime. Binnen enkele seconden na het versturen staat de persoon in je e-mailplatform.
Populaire e-mailplatforms en hun formulierkoppelingen
Algemene e-mailmarketingplatforms
Algemene e-mailmarketingplatforms werken samen met de meeste formulierbouwers. De koppeling is eenvoudig: verbind je account, kies aan welke lijst abonnees worden toegevoegd, koppel de velden (het e-mailveld van het formulier aan het e-mailveld van het platform) en je bent klaar. Ze staan bekend om hun eenvoudige koppelingen.
E-mailplatforms voor webwinkels
Dit soort platforms is populair voor e-mail van webwinkels. Ze werken samen met formuliertools, vooral die van online winkels. De stappen zijn vergelijkbaar: inloggen, lijst kiezen, velden koppelen. Hiermee kun je abonnees ook taggen (bijvoorbeeld "kwam via een formulierinzending op de productpagina"), wat helpt om je e-maillijst te segmenteren.
E-mailplatforms voor makers
Deze platforms worden gebruikt door makers en hebben standaardkoppelingen met sommige formulierbouwers. Ondersteunt je formuliertool jouw platform, dan koppel je met één klik. Zo niet, dan verbind je via een workflowbouwer.
Alles-in-één CRM- en e-mailplatforms
Een alles-in-één CRM- en e-mailplatform werkt samen met veel formuliertools. De koppeling voegt meestal niet alleen abonnees toe aan je e-maillijst, maar maakt ook contacten aan in het CRM-deel van het platform.
Andere e-mailplatforms
De meeste e-mailplatforms hebben minstens een koppeling via een workflowbouwer. Is je e-mailplatform niet rechtstreeks gekoppeld aan je formuliertool, kijk dan of een workflowbouwer het ondersteunt. De meeste doen dat.
Een formulier aan je e-mailplatform koppelen
Stap 1: Kies je e-mailplatform
Heb je er nog geen, kies dan een e-maildienst. Veel e-mailplatforms hebben een gratis versie, vaak tot 500 abonnees. Andere zijn betaald, maar bieden een gratis proefperiode.
Stap 2: Kijk of je formuliertool met je e-mailplatform samenwerkt
Log in bij je formuliertool. Zoek "koppelingen" of "verbindingen". Kijk of je e-mailplatform erbij staat. Zo ja, ga verder. Zo nee, gebruik je een workflowbouwer.
Stap 3: Log in bij je e-mailplatform
Klik op de koppeling in je formuliertool. Je moet inloggen bij je e-mailplatform en toestemming geven. Je geeft de formuliertool toestemming om abonnees aan je lijst toe te voegen.
Stap 4: Kies aan welke e-maillijst abonnees worden toegevoegd
Heeft je e-mailplatform meerdere lijsten (de meeste hebben dat), kies dan aan welke lijst de formulierinzendingen worden toegevoegd. Meestal ligt dat voor de hand (je "nieuwsbrieflijst" of "hoofdlijst"). Soms heb je aparte lijsten en moet je de juiste kiezen.
Stap 5: Koppel de velden
Je formulier vraagt misschien om e-mailadres, naam en bedrijf. Je e-mailplatform heeft velden voor e-mailadres, voornaam, achternaam en bedrijf. Koppel de formuliervelden aan de juiste velden in het e-mailplatform. Het e-mailadres is essentieel. De naam is meestal handig. Het bedrijf is optioneel.
Stap 6: Test de koppeling
Verstuur een testinzending. Kijk in je e-mailplatform. Staat de abonnee in je lijst? Staan de gegevens in de juiste velden? Zo ja, dan ben je klaar. Zo nee, controleer de koppeling van de velden en probeer het opnieuw.
Dubbele opt-in of enkele opt-in
Als iemand je formulier verstuurt, moet die persoon dan meteen op je e-maillijst komen (enkele opt-in), of een bevestigingsmail krijgen en eerst bevestigen voordat hij wordt toegevoegd (dubbele opt-in)?
Enkele opt-in: de abonnee wordt direct toegevoegd. Sneller. Meer mensen komen op je lijst. Maar sommige e-mailadressen zijn ongeldig of horen bij mensen die zich niet wilden aanmelden.
Dubbele opt-in: de abonnee krijgt een e-mail met het verzoek te bevestigen. Alleen bevestigde abonnees komen op je lijst. Langzamer. Kleinere lijst. Maar de kwaliteit van de lijst is hoger (alleen mensen die er echt willen staan).
De AVG vraagt in Europa vaak om dubbele opt-in. De meeste formuliertools laten je kiezen. Kies enkele opt-in voor maximale groei van je lijst. Kies dubbele opt-in voor maximale kwaliteit van je lijst en naleving van de regels.
Uitschrijvingen beheren tussen systemen
Als iemand zich uitschrijft bij je e-mailplatform, wordt die persoon dan ook automatisch uit de abonneelijst van je formuliertool verwijderd?
Meestal niet. Uitschrijvingen werken maar één kant op. Het formulier stuurt gegevens naar het e-mailplatform. Het e-mailplatform stuurt geen uitschrijfgegevens terug naar de formuliertool.
Dat is eigenlijk prima. Je formuliertool houdt alle inzendingen bij (ook van mensen die zich later uitschrijven). Je e-mailplatform houdt abonnees en uitschrijvingen bij. Beide systemen kloppen.
Schrijft iemand zich uit voor je e-mails en vult die persoon je formulier later opnieuw in, dan wordt die persoon opnieuw toegevoegd aan je e-maillijst (omdat het formulier opnieuw is verstuurd). Veel e-mailplatforms schrijven zo iemand dan opnieuw in. Andere houden de persoon als uitgeschreven. Controleer de instellingen van je e-mailplatform.
Voorwaardelijke aanmelding voor je e-maillijst
Niet elke formulierinzending hoort op je hoofdlijst. Misschien heb je een formulier voor demo-aanvragen, een contactformulier en een aanmeldformulier voor de nieuwsbrief. Alleen aanmeldingen voor de nieuwsbrief horen in je e-mailplatform. Demo-aanvragen en inzendingen van het contactformulier niet.
Met sommige formuliertools stel je voorwaardelijke koppelingen in. Bijvoorbeeld: "Stuur alleen inzendingen van het formulier 'aanmelding nieuwsbrief' naar je e-mailplatform. Stuur inzendingen van het contactformulier niet door."
Zo blijft je e-maillijst schoon en mail je geen mensen die alleen een demo wilden en je nieuwsbrief niet.
Extra gegevensvelden doorsturen
E-mailplatforms bewaren meer dan alleen een e-mailadres. Ze kunnen voornaam, achternaam, bedrijf, locatie, aankoopgeschiedenis en eigen velden bewaren die je zelf definieert.
Bij het instellen van de koppeling kun je extra formuliergegevens aan deze velden in het e-mailplatform koppelen. Vraagt je formulier bijvoorbeeld om "company_name", dan koppel je dat aan het bedrijfsveld van het e-mailplatform. Daarna krijgt elke nieuwe abonnee automatisch het bedrijf in zijn profiel.
Deze extra gegevens zijn handig voor segmentatie. Je kunt verschillende e-mails sturen aan abonnees van verschillende bedrijven, of segmenteren op locatie of een ander veld.
Zo koppelt WEMASY met e-mailplatforms
WEMASY ondersteunt standaardkoppelingen met populaire e-mailplatforms. Maak je in WEMASY een aanmeldformulier voor de nieuwsbrief, dan verbind je het met een paar klikken rechtstreeks met je e-mailplatform. Koppel je velden en nieuwe abonnees worden automatisch aan je lijst toegevoegd. WEMASY ondersteunt ook webhooks en automatiseringsdiensten voor e-mailplatforms die niet in de lijst met standaardkoppelingen staan.
Stel e-mailkoppelingen in bij de formulierinstellingen in WEMASY, of kijk op de prijspagina welke e-mailplatforms in je abonnement zitten.