Een handtekening of vinkje aan het eind van je formulier zegt dat iets telt. Er wordt ergens mee ingestemd. Iets kan niet worden teruggedraaid. De manier waarop je om die instemming vraagt, bepaalt of iemand echt leest wat je vraagt, of hij vertrouwt wat hij leest en of je merk zich aan de privacywetten houdt. Een vakje dat eruitziet als elk ander veld, houdt mensen niet tegen. Een handtekeningveld dat voelt als iets echts ondertekenen, laat mensen even stilstaan en zich vastleggen. Dit is een van de momenten in een formulier waar ontwerp en wettelijke eisen overlappen. Doe je het goed, dan verzamel je geldige toestemming. Doe je het fout, dan wordt je overeenkomst aangeklikt zonder gelezen te zijn, of erger: je hebt geen bewijs dat er toestemming was.
Wat handtekening- en toestemmingsvelden echt doen
Een handtekeningveld is bij sommige formulieren niet optioneel. Gaat iemand akkoord met een contract, accepteert hij voorwaarden of bevestigt hij een belangrijke beslissing, dan moet hij tekenen. Geen vakje aanvinken. Iets tekenen dat voelt als een echte handtekening. Een toestemmingsveld is anders. Het is een vakje, keuzerondje of schakelaar dat vastlegt dat iemand actief met iets heeft ingestemd. Dit zijn de twee middelen om instemming in een formulier vast te leggen. Ze werken in verschillende situaties en lossen verschillende problemen op.
Een handtekeningveld is een tekenvlak waarop iemand met een muis, stylus of vinger een handtekening maakt die er echt uitziet. Die wordt als afbeelding opgeslagen en wordt onderdeel van het dossier. Ondertekent iemand je formulier, dan legt hij zich ergens aan vast. De handtekening is het bewijs dat hij dat deed. Een toestemmingsveld is een vakje dat ze moeten aanklikken om te bevestigen dat ze iets hebben gelezen en ermee akkoord gaan. Het is eenvoudiger, sneller en werkt overal. De handtekening is er om iets bindend te laten voelen. Het toestemmingsvakje is er om zeker te weten dat ze er actief voor kozen, en het niet voorbijliepen.
Wanneer gebruik je een handtekeningveld in plaats van een vakje
Neem elke juridische overeenkomst en je ziet het patroon. Contracten gebruiken handtekeningvelden. Privacyovereenkomsten gebruiken toestemmingsvakjes. De één vraagt om een handgeschreven verbintenis. De ander vraagt om actieve instemming. Het verschil doet ertoe.
Gebruik een handtekeningveld als je bewijs nodig hebt dat iemand zich bewust aan iets serieus heeft verbonden. Dienstverleningsovereenkomsten, vrijwaringen, medische toestemmingsformulieren, koopovereenkomsten met voorwaarden waarmee het merk zichzelf moet beschermen. Dit zijn de momenten waarop een vakje te informeel voelt. Iemand ondertekent een formulier waarin staat dat hij de risico's begrijpt of de voorwaarden accepteert, en er ligt een echte handtekening in het dossier. Dat is iets anders dan een vakje aanvinken om ja te zeggen.
Gebruik een toestemmingsvakje als je moet bewijzen dat ze actief hebben ingestemd, maar de overeenkomst zelf elders staat. Privacybeleid, aanmelding voor e-mail, voorwaarden voor gegevensverwerking, marketingvoorkeuren, cookietoestemming. Het vakje bewijst dat ze ervoor kozen akkoord te gaan. De tekst waarmee ze akkoord gingen staat op een andere pagina. Dat is sneller en overzichtelijker dan ze vragen een volledige overeenkomst in het formulier te ondertekenen.
Zo ontwerp je een handtekeningveld dat mensen echt gebruiken
Maak het tekenvlak groot genoeg om echt te voelen
Een klein handtekeningvak laat mensen het gevoel geven dat ze iets achteloos ondertekenen. Een groter vlak, zoiets als 300 pixels breed en 150 pixels hoog, geeft ze ruimte voor een echte handtekening. Maak het op mobiel hoger, zodat ze echt kunnen tekenen. Hoe groter het is, hoe meer het voelt als het ondertekenen van een echt contract. Mensen nemen het serieus.
Toon duidelijke instructies naast het veld
Veel mensen hebben nog nooit digitaal iets ondertekend. De instructies moeten kort en duidelijk zijn. "Teken hierboven met je muis of touchscreen." Dat is genoeg. Zeg niet "Maak hier je unieke handtekening" of andere vage taal. Vertel precies wat ze moeten doen. Zeg op mobiel specifiek dat ze met hun vinger moeten tekenen.
Zet een duidelijke knop en een manier om opnieuw te beginnen
Mensen maken fouten. Ze tekenen halverwege en zien dat het er slecht uitziet. Geef ze direct onder het tekenvlak een knop "Wissen", zodat ze zonder gedoe opnieuw kunnen beginnen. Laat ze de pagina niet verversen of scrollen om een resetoptie te zoeken. Eén klik, het vlak is leeg en ze tekenen opnieuw.
Voeg een getypte optie toe voor toegankelijkheid
Niet iedereen kan een handtekening tekenen. Iemand gebruikt misschien alleen een toetsenbord, heeft een motorische beperking of zit op een touchscreen dat een stylus niet registreert. Bied de optie om hun naam als handtekening te typen. "Of typ hieronder je naam" geeft een toegankelijk alternatief. Ze hebben nog steeds een keuze gemaakt. Ze hebben nog steeds een handtekening gezet. Het formulier legt nog steeds toestemming vast.
Toon de handtekening als afbeelding die ze kunnen controleren
Laat na het tekenen de handtekening zien zoals die op het document komt. Ze moeten zien wat ze zojuist hebben gemaakt en controleren of het leesbaar is. Ziet het eruit als een krabbel, dan moeten ze het kunnen wissen en opnieuw proberen voor het versturen. Dit is het moment waarop ze zich echt vastleggen. Laat ze zien waaraan ze zich vastleggen.
Zo ontwerp je een toestemmingsvakje dat echt gelezen wordt
Gebruik nooit een vooraf aangevinkt vakje
Een vakje dat standaard al is aangevinkt, is geen toestemming. Het is impliciete toestemming. Juridisch moet het vakje onder de AVG en de meeste privacywetten leeg beginnen. De persoon moet het actief aanklikken om akkoord te gaan. Dit is geen juridische spitsvondigheid. Het gaat erom of ze echt kozen om akkoord te gaan of het formulier gewoon verstuurden zonder na te denken.
Zet het vakje op een eigen regel met een label ernaast
Het label moet kort en duidelijk zijn en precies zeggen waarmee ze akkoord gaan. Niet "Ik heb het privacybeleid gelezen en begrepen" maar "Ik ga akkoord met het privacybeleid en hoe mijn gegevens worden gebruikt." Het verschil is specificiteit. Ze weten waarmee ze akkoord gaan voordat ze het vakje aanvinken. Het label moet ook klikbaar zijn. Klikt iemand op de tekst, dan moet het vakje schakelen. Dat is makkelijker op mobiel en op een computer.
Link direct naast het vakje naar de echte overeenkomst
Ga er niet van uit dat mensen een lang juridisch document in een formulier lezen. Schrijf in plaats daarvan in het label een korte samenvatting van waarmee ze akkoord gaan en link dan naar het volledige document. "Ik ga akkoord met het privacybeleid" met een link naar het echte beleid. Iemand kan op de link klikken en de volledige voorwaarden lezen voordat hij beslist of hij het vakje aanvinkt. Wil je dat ze het echt lezen, maak het dan makkelijk bereikbaar zonder het formulier te verlaten.
Gebruik gewone taal in het label van het vakje
FOUT: "Ik erken en aanvaard de Algemene Voorwaarden zoals uiteengezet in de bovengenoemde documentatie." GOED: "Ik ga akkoord met de gebruiksvoorwaarden." De tweede is duidelijk. Iemand weet meteen waarmee hij ja zegt. Gewone taal is niet alleen beter voor conversies. In veel rechtsgebieden is het ook juridisch sterker. Beweert iemand dat hij niet begreep waarmee hij akkoord ging, dan is gewone taal je verdediging.
Eis meerdere vakjes voor meerdere overeenkomsten
Heb je een privacybeleid, gebruiksvoorwaarden en een marketingaanmelding, zet ze dan niet alle drie in één vakje. Maak drie aparte vakjes. Iemand wil misschien de voorwaarden accepteren maar zich niet aanmelden voor marketing. Vinkt hij één vakje aan voor alle drie, dan heb je geen bewijs waarmee hij echt instemde. Aparte vakjes betekenen dat je precies hebt vastgelegd waarmee hij akkoord ging.
Mobiel ontwerp voor handtekeningen en toestemming
Handtekeningvelden op touchscreens
Op mobiel moet een tekenvlak werken met een vinger in plaats van een stylus of muis. Maak het vlak hoog genoeg, zodat iemands vinger niet bedekt wat hij zojuist tekende. Minstens 200 pixels hoog, liever hoger. Test het zelf op een echte telefoon. Teken je eigen handtekening. Kun je hem niet lezen, dan is het vlak te klein. De lijndikte moet zichtbaar zijn, ook als iemand snel tekent of met een trillende hand.
Toestemmingsvakjes moeten groot genoeg zijn om aan te tikken
Het klikbare gebied van een vakje op mobiel moet minstens 44 bij 44 pixels zijn. Dit komt uit toegankelijkheidsnormen en onderzoek naar mobiele gebruikservaring. Is het vakje kleiner, dan missen mensen het en tikken ze op het label. Maak zowel het label als het vakje klikbaar. Tikt iemand op een van beide, dan schakelt het vakje.
Zet handtekening- en toestemmingsvelden op mobiel onder elkaar
Probeer op een telefoonscherm geen tekenvlak en toestemmingsvakje naast elkaar te zetten. Zet ze onder elkaar. Een tekenvlak moet de volle breedte van het formulier beslaan. Het toestemmingsvakje komt eronder. Zo blijft alles leesbaar en aan te tikken.
Toegankelijkheidsregels voor handtekening en toestemming
Handtekeningvelden moeten met het toetsenbord bereikbaar zijn
Iemand die met een toetsenbord door je formulier navigeert, heeft een manier nodig om zonder muis te ondertekenen. Bied een optie "Teken met toetsenbord" waarmee ze hun naam als handtekening typen. Dit is geen perfecte oplossing voor iemand die niet kan tekenen, maar het is beter dan ze helemaal buitensluiten. Gebruik niet alleen een tekentool op basis van een tekenvlak.
Toestemmingsvakjes moeten goed gelabeld zijn voor schermlezers
Koppel het vakje aan zijn label met een echt HTML-labelelement. Zet niet zomaar een vakje naast tekst. Komt iemand met een schermlezer het vakje tegen, dan moet hij de volledige labeltekst horen. "Selectievakje, ik ga akkoord met het privacybeleid" is duidelijk. Een vakje zonder label is verwarrend.
Gebruik kleur en tekst samen, nooit alleen kleur
Vinkt iemand een toestemmingsvakje aan, toon dan een zichtbare verandering. Er verschijnt een vinkje. Het vakje verandert van kleur. Maar vertrouw niet alleen op kleur om te tonen dat het is aangevinkt. Voeg het vinkje toe. Voeg de tekst "Aangevinkt" toe. Wie kleuren niet kan zien, moet weten dat het vakje is geselecteerd. Een icoon plus kleur plus tekst dekt iedereen.
Juridische eisen en regelgeving voor toestemming
Je merk moet toestemming vastleggen
Vinkt iemand een toestemmingsvakje aan, dan moet je precies vastleggen waarmee hij akkoord ging en wanneer. Niet alleen ja of nee, maar een tijdstempel, zijn IP-adres en de exacte tekst van de overeenkomst die hij zag. Beweert hij later dat hij ergens niet mee instemde, dan heb je bewijs dat hij dat wel deed. Bewaar deze gegevens zo lang als de regels vereisen, meestal minstens drie jaar.
Toestemming moet vrij gegeven, specifiek en geïnformeerd zijn
Dit is de norm van de AVG. Vrij gegeven betekent dat ze niet werden gedwongen of onder druk gezet. Specifiek betekent dat ze precies weten waarmee ze akkoord gaan. Geïnformeerd betekent dat ze toegang hadden tot de informatie die ze nodig hadden om te kiezen. Een vooraf aangevinkt vakje is niet vrij gegeven. Vage taal is niet specifiek. De volledige overeenkomst verbergen is niet geïnformeerd. Alle drie tellen.
Maak het intrekken van toestemming even makkelijk als het geven
Vraag je iemand zich aan te melden voor marketing, dan moet hij zich net zo makkelijk kunnen afmelden. Verstop geen afmeldlink in een e-mail. Laat ze niet een telefoonnummer bellen om hun instellingen te wijzigen. Zet ergens duidelijk een link "Voorkeuren aanpassen". Besluit iemand dat hij je mails niet wil, laat hem dan met één klik stoppen. Dit is niet alleen goede praktijk. Het is wettelijk verplicht.
Wees eerlijk over wat je vraagt
Gebruik een toestemmingsvakje niet om je echte bedoeling te verbergen. FOUT: "Ik ga akkoord met het ontvangen van nieuws en updates en met het verkopen van mijn gegevens aan partners." GOED: "Ik ga akkoord met het ontvangen van marketingmails van dit merk." De tweede vertelt mensen precies wat je met hun gegevens doet. Wees specifiek over de frequentie, over wie contact opneemt en hoe lang je hun gegevens bewaart. Eerlijkheid is geen last. Het is een wettelijke eis en het bouwt vertrouwen.
Veelgemaakte fouten die conversie en naleving schaden
Vooraf aangevinkte toestemmingsvakjes
Dit is de snelste manier om zowel vertrouwen als juridische positie te verliezen. Iemand loopt door een formulier heen en beseft niet dat hij nu ergens voor is aangemeld. Je hebt geen echte toestemming. Ze zijn geïrriteerd als ze mails krijgen die ze niet wilden. Je merk verliest vertrouwen. Gebruik alleen lege vakjes.
Handtekeningvelden die de handtekening niet opslaan
Ondertekent iemand je formulier maar sla je de handtekening niet op, dan heb je geen bewijs van hun instemming vastgelegd. Het tekenvlak maakt een afbeelding. Die afbeelding moet worden bewaard bij de formulierinzending, veilig worden opgeslagen en in je dossier blijven. Zonder dat is het handtekeningveld slechts decoratie.
Meerdere overeenkomsten combineren in één vakje
Iemand vinkt één vakje aan om met drie verschillende dingen akkoord te gaan. Later beweert hij dat hij met één ervan niet instemde. Je hebt geen bewijs waarmee hij echt instemde. Gebruik één vakje per aparte overeenkomst. Heb je drie beleidsstukken, dan drie vakjes.
Toestemmingstekst zo lang maken dat niemand hem leest
Een toestemmingslabel moet één tot twee zinnen zijn. "Ik ga akkoord met het privacybeleid", niet "Ik erken dat ik het uitgebreide privacybeleid heb gelezen en ga akkoord met het verzamelen, verwerken en opslaan van mijn gegevens volgens de hierin vastgelegde voorwaarden." Eén zin is leesbaar. De lange versie laat mensen het willen overslaan. Korte, duidelijke labels krijgen meer toestemming en zijn juridisch beter verdedigbaar.
Niet vastleggen wanneer de toestemming plaatsvond
Bewijs van toestemming is niet alleen dat iemand het vakje aanvinkte. Het is dat hij het op een bepaalde datum en tijd aanvinkte. Sla bij elke toestemming een tijdstempel op. Sla ook het versienummer op van de overeenkomst die hij zag. Verandert je privacybeleid over zes maanden, dan moet je weten of iemand instemde met versie 1 of versie 2. Zonder tijdstempels heb je geen bewijs van wanneer de toestemming plaatsvond.
Hoe WEMASY helpt bij handtekening- en toestemmingsvelden
De formulierbouwer van WEMASY bevat handtekeningvelden die op computer en mobiel werken. Teken een handtekening op een tekenvlak of typ je naam als je dat liever doet. De handtekening wordt als afbeelding vastgelegd en bewaard bij de formulierinzending. Neem een tekstoptie als alternatief op voor toegankelijkheid. Toestemmingsvakjes zijn gebouwd met echte HTML-labels, zodat schermlezers ze begrijpen. Stel meerdere vakjes in voor verschillende overeenkomsten en WEMASY legt vast welke vakjes elke persoon aanvinkte. Tijdstempels zijn automatisch. Elke toestemming bevat de datum, het tijdstip en de versie van de overeenkomst. Link vanuit je toestemmingslabels naar externe beleidsstukken. Het formulier regelt het technische werk, zodat jij je kunt richten op het schrijven van duidelijke, eerlijke toestemmingstaal. Bekijk je toestemmingspercentages in je formulier-analytics en zie hoeveel mensen elk vakje echt aanvinken. Is één toestemmingspercentage veel lager dan de andere, dan weet je dat je taal verwarrend is of dat mensen die specifieke vraag niet vertrouwen.