Met een offerteformulier vraagt een potentiële klant je om een prijs voor iets op maat. Het zit tussen een contactformulier en een verkoopgesprek in. Je hebt het nodig als je aanbod niet voor iedereen hetzelfde is, als elk project anders is, of als iemand eerst de prijs wil weten voordat hij een gesprek met je verkoopteam aangaat.
Kijk naar dienstverleners die groeien: ze gebruiken allemaal ergens in hun proces een offerteformulier. Een designbureau krijgt aanvragen voor allerlei soorten werk. Een aannemer wordt gebeld over klussen van verschillende omvang. Een softwareleverancier krijgt vragen over verschillende pakketten. Een offerteformulier stelt bij elke aanvraag dezelfde vragen, zodat je team direct met een juiste prijs kan reageren in plaats van door te vragen. Dat scheelt hen tijd en de klant krijgt een antwoord waar hij meteen mee verder kan.
Het verschil tussen een offerteformulier en een contactformulier is de bedoeling. Bij een contactformulier is het: "Ik heb een vraag." Bij een offerteformulier is het: "Ik wil iets van je kopen en ik wil de prijs weten." Dat is een ander gesprek. Het vraagt om andere velden, een andere opbouw en een andere opvolging.
Wat een offerteformulier anders maakt dan andere formulieren
Een offerteformulier vraagt niet eerst om contactgegevens en daarna om bedrijfsgegevens. Het is andersom. Je hebt de projectdetails nodig om een goede offerte te maken. De contactgegevens zijn belangrijk, maar minder. Als je naar e-mail en telefoonnummer vraagt voordat je weet wat er geoffreerd moet worden, heb je een contactformulier gebouwd en geen offerteformulier. De opbouw van het formulier laat bezoekers zien wat jij het belangrijkst vindt. Een offerteformulier zegt: vertel me over je project, dan neem ik contact op als ik iets moet uitzoeken. Wil je precies weten hoe contactformulieren verschillen? Lees dan onze gids over contactformulieren.
De spanning in het hart van offerteformulieren
Een offerteformulier heeft een ingebouwd dilemma. Je hebt genoeg informatie nodig voor een juiste offerte. Maar elk veld dat je toevoegt, maakt het formulier lastiger om in te vullen. Met te veel velden haken bezoekers af voordat ze versturen. Met te weinig moet je achteraf mailen om te vragen wat je in het formulier had moeten vragen. Een goed offerteformulier houdt het midden. Je vraagt alleen naar velden die direct de prijs bepalen. De rest kan wachten.
Welke velden horen in een offerteformulier
Elk veld dat je toevoegt, maakt het formulier lastiger in te vullen. Wees precies over wat je echt nodig hebt om de klus te offreren.
Omschrijving van het project of de dienst
Het eerste veld vraagt wat er geoffreerd moet worden. Bij een dienstverlener kan dat een open tekstveld zijn: "Welke diensten zoek je?" Bij een aannemer kan het een keuzelijst zijn: "Soort werk: dakreparatie, dakgoten plaatsen, terras aanleggen." Bij een softwareleverancier kan het een lijst met aanvinkbare extra opties zijn. De vorm hangt af van je bedrijf, maar het eerste veld moet de kernvraag beantwoorden: wat willen ze?
Omvang of complexiteit van het project
De omvang bepaalt de prijs meer dan wat ook. Een nieuwe website voor een kleine lokale zaak kost iets anders dan voor een landelijk merk. Een dakreparatie aan een huis van 1.000 vierkante voet kost iets anders dan aan een huis van 5.000 vierkante voet. Je moet weten hoe groot of hoe complex de vraag is. Dat kan een keuzelijst zijn: "Hoeveel pagina's heeft je website?" of "Ongeveer hoe groot is je woning?" of "Hoeveel medewerkers gebruiken deze software?" Het exacte veld hangt van je dienst af, maar je hebt het nodig voordat je kunt offreren.
Planning of deadline
Spoedklussen kosten meer. Standaard doorlooptijden kosten minder. Je moet weten of iemand het binnen een week of binnen een maand klaar wil hebben. Vraag het duidelijk: "Wanneer moet dit klaar zijn?" Als iemand "zo snel mogelijk" invult, zegt dat veel over budget en urgentie. De planning is prijsinformatie.
Budget of budgetbereik (optioneel, maar sterk)
Sommige dienstverleners vragen vooraf naar het budget. "Wat is je budget voor dit project ongeveer?" Zo filter je slechte matches eruit voordat je tijd steekt in een offerte. Iemand met een budget van 5.000 dollar voor een website past niet bij een designbureau dat begint bij 25.000 dollar. Vroeg naar het budget vragen scheelt jullie allebei tijd. Neem dit veld alleen op als je het echt nodig hebt om de lead te beoordelen. Maak je voor elk project een offerte op maat, laat het dan weg.
E-mailadres
Verplicht. Je hebt één manier nodig om de offerte te sturen. E-mail is de standaard. Bied je telefonisch advies aan, dan kun je om e-mail en telefoon vragen, maar maak het telefoonnummer optioneel. E-mail is het minimum.
Naam
Optioneel, maar waardevol. Je stuurt de offerte naar een contactpersoon en met een naam voelt de offerte persoonlijker aan, niet automatisch gemaakt. Vraag om voor- en achternaam, of alleen de voornaam als je bedrijf informeel is. Maak het niet verplicht als je het niet nodig hebt om contact op te nemen.
Wat je nooit moet vragen in een offerteformulier
Elk overbodig veld zorgt voor meer afhakers. Als iemand halverwege het formulier een nieuwe reeks onverwachte vragen ziet, vertrekt hij. Hij maakt het niet af en verstuurt niets. Dan ben je de lead kwijt. Elk veld moet zijn plek verdienen doordat het direct van invloed is op de offerte die je gaat sturen.
Bedrijfsgrootte of aantal medewerkers (tenzij het de prijs bepaalt)
Vraag niet "Hoeveel medewerkers heb je?" tenzij de bedrijfsgrootte direct verandert wat je offreert. Bij de meeste diensten is dat niet zo. Sla het over.
Bedrijfsgeschiedenis of achtergrond
Vraag niet "Hoe lang zijn jullie al actief?" of "Vertel ons over je bedrijf." Dat uitzoeken kun je achteraf zelf doen als je het wilt weten. In de offertefase geeft het alleen maar weerstand.
Marketingvragen of voorkeursvakjes
Zet "Hoe heb je ons gevonden?" niet in een offerteformulier. Vraag ook niet om je nieuwsbrief te accepteren. Dit zijn verkoop- en marketingvragen die thuishoren nadat iemand een offerte heeft aangevraagd en interesse heeft getoond. Bundel ze niet met het offerteformulier zelf.
Vakjes voor algemene voorwaarden
Vraag niemand om akkoord te gaan met je voorwaarden voordat hij een offerte aanvraagt. Er is nog niets gekocht. Je vraagt om informatie, niet om een contract te tekenen. Moet iemand akkoord gaan met voorwaarden, doe dat dan bij de echte aankoop, niet bij een prijsaanvraag.
Hoe bouw je een offerteformulier op
De opbouw van een formulier laat zien wat belangrijk is en maakt de ervaring natuurlijker.
Eén stap is beter dan meerdere stappen, tenzij je 7 of meer velden hebt
Een offerteformulier met 3 tot 5 velden past op één pagina. Laat alles zien. Een kort formulier wekt de indruk dat je snel klaar bent. Een formulier in meerdere stappen zegt "dit duurt even" en haalt de vaart eruit. Heb je 7 of meer velden nodig, gebruik dan meerdere stappen met een voortgangsbalk, zodat bezoekers weten hoeveel schermen er nog komen.
Voorwaardelijke velden verbergen de complexiteit
Heeft je formulier vertakkingen (toon veld B alleen als iemand optie A kiest), gebruik ze dan om het formulier simpel te laten voelen. Stel eerst de hoofdvraag. Toon op basis van het antwoord alleen de vervolgvelden die ertoe doen. Iemand die een eenvoudige nieuwe website zoekt, ziet geen velden over beheer van meerdere sites. Wie op dat spoor zit, ziet precies wat hij moet beantwoorden.
Gebruik keuzelijsten en vakjes in plaats van open tekst waar het kan
Open tekstvelden vertragen mensen. Ze moeten nadenken over hoe ze hun antwoord formuleren. Keuzelijsten en vakjes kies je sneller en je kunt ze makkelijker indelen. Ken je de veelvoorkomende antwoorden, geef ze dan als opties in plaats van om vrije tekst te vragen.
Eerst voor mobiel
Iemand vraagt misschien een offerte aan op zijn telefoon terwijl hij over een project nadenkt. Moet hij daarvoor zoomen en scrollen, dan haakt hij af. Bouw voor het formaat van een telefoon. Invulvelden over de volle breedte. Knoppen die groot genoeg zijn voor een duim. Test op een echt toestel.
Offerteformulieren per branche
De opbouw is hetzelfde, maar de velden veranderen met wat je offreert.
Design- en creatieve bureaus
Vraag welk soort designwerk het is. Hoeveel pagina's of stukken er nodig zijn. De planning. Het budget is optioneel, maar handig. Wie een logo opnieuw ontwerpt, heeft andere informatie nodig dan wie een complete huisstijl vernieuwt.
Aannemers en vakmensen
Vraag welk soort werk het is. De grootte of omvang van het project. De planning en prioriteit. Vraag pas om het adres als iemand een offerte aanvraagt. Daarna kun je een vervolgbericht sturen met de vraag om het adres, zodat je indien nodig een opname ter plaatse kunt inplannen.
Software- of SaaS-leveranciers
Vraag welke functies of extra opties ze nodig hebben. Het aantal gebruikers of licenties. De planning van de invoering. Veel SaaS-leveranciers hebben geen offerteformulier nodig. Heb je openbare prijzen, dan werkt een rekenformulier beter. Gebruik een offerteformulier alleen als je prijzen echt op maat zijn, afhankelijk van inrichting en configuratie.
Freelancers en adviseurs
Vraag welke dienst ze nodig hebben. De duur of omvang van het project. De planning. Het budget als het helpt om te beoordelen of het past. Freelancers krijgen vaak vage aanvragen. Een offerteformulier met vaste vragen dwingt prospects om specifiek te zijn over wat ze vragen. Dat leidt tot betere matches en minder uitdijende opdrachten achteraf.
Wat er gebeurt nadat iemand een offerteaanvraag verstuurt
Het versturen van het formulier is het begin, niet het einde.
Stuur direct een bevestiging
Laat na het versturen een bevestiging op het scherm zien. "Bedankt. We hebben je aanvraag ontvangen en sturen je binnen 24 uur een offerte." Laat ze niet afvragen of het gelukt is. Vertel precies wat ze kunnen verwachten.
Stuur een bevestigingsmail
Mail direct hetzelfde bericht. Bevestig dat je hun gegevens hebt ontvangen. Vertel wanneer ze de offerte kunnen verwachten. Geef een telefoonnummer of antwoordadres mee voor als ze iets willen verduidelijken voordat je de offerte stuurt. Deze mail geeft gerustheid dat hun aanvraag is aangekomen.
Verdeel en stuur de lead door
Gebruik de informatie die ze hebben ingevuld om hun aanvraag naar de juiste persoon in je team te sturen. Heb je een keuzelijst voor het projecttype, stuur designaanvragen dan naar de designlead en contentaanvragen naar de contentlead. Zo krijgen ze sneller een passender antwoord.
Stuur de offerte binnen de beloofde tijd
Heb je 24 uur beloofd, stuur de offerte dan binnen 24 uur. Heb je de volgende werkdag beloofd, doe het dan op die dag. Doe er geen drie dagen over. Een offerte die in jouw inbox blijft liggen, verdwijnt in die van hen. Een snelle reactie levert meer op dan een perfecte offerte die een week later komt. Een offerte is alleen iets waard als ze nog weten waarom ze hem hebben aangevraagd.
Hoe WEMASY helpt bij offerteformulieren
Met de formulierbouwer van WEMASY maak je offerteformulieren zonder code. Bouw formulieren met meerdere velden en voorwaardelijke logica, zodat velden verschijnen op basis van wat iemand kiest. Maak keuzelijsten en vakjes, zodat prospects kiezen in plaats van typen. Gebruik voortgangsbalken in formulieren met meerdere stappen, zodat prospects weten hoeveel schermen er nog zijn. Voeg berekeningen toe als je gestaffelde prijzen hebt. Bekijk alle offerteaanvragen in je WEMASY-dashboard en exporteer ze naar je CRM of spreadsheet. Ontvang meldingen, zodat je meteen weet wanneer iemand een offerte aanvraagt. Koppel je formulier aan je e-mail om automatisch bevestigingen te sturen voordat je team de aanvraag zelfs maar ziet. Offerteformulieren zijn maar één van de vele formuliersoorten die je kunt bouwen om je bedrijf te laten groeien.