Bij bijna elke formulierinzending wil je dat er daarna iets gebeurt. Je wilt een e-mail sturen, een CRM-contact aanmaken, de gegevens in een spreadsheet zetten of een voorraadsysteem bijwerken. Maar je formuliertool heeft misschien niet voor elk systeem dat je gebruikt een ingebouwde koppeling. Daar komen webhooks van pas.
Dit artikel laat zien hoe webhooks werken, wat je ermee kunt automatiseren en hoe je ze instelt, ook als je niet technisch bent.
Wat een webhook is en hoe het werkt
Een webhook is een manier waarop je formuliertool automatisch gegevens naar een ander systeem stuurt. In plaats van dat jij gegevens tussen systemen kopieert en plakt, doet de formuliertool dat automatisch voor je.
Zo gaat het: iemand verstuurt je formulier. Je formuliertool ontvangt de inzending. Daar stopt het niet: de formuliertool stuurt de gegevens naar een webhook-URL die jij opgeeft. Die webhook-URL is verbonden met een ander systeem (je eigen toepassing, een externe dienst, een spreadsheet en zo meer). De webhook levert de gegevens af bij dat systeem. Het systeem ontvangt ze en doet er iets mee (maakt een record aan, stuurt een e-mail, werkt een voorraad bij en zo meer).
Dit alles gebeurt in seconden. Je hoeft niets met de hand te doen.
Webhooks of standaardkoppelingen
Veel formuliertools hebben standaardkoppelingen met populaire diensten zoals CRM's en e-mailplatforms. Je klikt op een knop, logt in en je bent klaar. Die zijn makkelijker, omdat ze kant-en-klaar zijn.
Webhooks zijn anders. Ze zijn flexibel, maar vragen meer instelwerk. Je zegt tegen de formuliertool eigenlijk "stuur deze gegevens naar deze URL" in plaats van "stuur deze gegevens naar mijn CRM" (wat kant-en-klaar is).
Wanneer gebruik je webhooks in plaats van standaardkoppelingen?
Als je dienst niet in de lijst met standaardkoppelingen staat: je formuliertool werkt samen met de bekendste CRM's, maar niet met je eigen CRM. Gebruik een webhook.
Als je eigen logica nodig hebt: je wilt gegevens niet gewoon doorsturen zoals ze zijn. Je wilt ze omzetten, filteren of combineren met andere gegevens. Dat kan met webhooks.
Als je wilt koppelen met interne systemen: je bedrijf heeft een eigen toepassing of interne database die geen openbare dienst is. Een webhook kan formuliergegevens ernaartoe sturen.
Veelvoorkomende toepassingen van webhooks
Gegevens naar een eigen toepassing sturen
Je hebt je eigen systeem voor formulierverwerking of een eigen interne tool gebouwd. Een webhook stuurt formulierinzendingen naar je toepassing, zodat die ze op jouw manier verwerkt.
Chatmeldingen maken
Als iemand een formulier verstuurt, stuur dan automatisch een bericht naar je teamchatkanaal. Je team krijgt direct een melding, zonder dat ze de formuliertool hoeven te openen.
Een Google Sheet of Excel-spreadsheet bijwerken
Elke formulierinzending voegt automatisch een rij toe aan een spreadsheet. Je hebt een realtime overzicht van alle inzendingen zonder ze met de hand toe te voegen.
Gegevens vastleggen in een eigen database
Stuur formuliergegevens naar een database die je zelf beheert. Je bewaart volledige kopieën van alles voor je administratie of eigen analyses.
Sms-berichten versturen
Als iemand een formulier verstuurt, stuur dan automatisch een sms ter bevestiging. Of stuur een sms naar je team.
Taken of tickets aanmaken
Vraagt iemand via een formulier om ondersteuning, maak dan automatisch een supportticket aan in je ticketsysteem. Vraagt iemand een demo aan, maak dan een taak aan voor je verkoopteam.
Bestanden uploaden naar cloudopslag
Uploadt iemand een bestand via je formulier, sla het dan automatisch op in Google Drive of een andere cloudopslag.
Een webhook instellen (zonder technische kennis)
Ben je geen ontwikkelaar, dan hoef je geen webhook helemaal zelf te bouwen. Gebruik een automatiseringsdienst zonder code, die de webhooks voor je regelt.
Een automatiseringsdienst gebruiken (de makkelijke manier)
Zo'n dienst is een automatiseringstool zonder code. Je schrijft geen code. Je klikt op knoppen en stelt regels in.
Stap 1: maak in de dienst een nieuwe automatisering. Kies je formuliertool als trigger ("als een formulier wordt verstuurd").
Stap 2: geef je formuliertool toestemming. Log in met je gegevens van de formuliertool.
Stap 3: kies je formulier en welke inzendingen de automatisering moeten starten (alle inzendingen, of alleen bepaalde op basis van voorwaarden).
Stap 4: kies de actie. Wat moet er gebeuren als een formulier wordt verstuurd? "Een rij toevoegen aan Google Sheets"? "Een chatbericht sturen"? "Een lead in je CRM aanmaken"? Zulke diensten ondersteunen honderden acties.
Stap 5: koppel je velden. Verbind formuliervelden met actievelden (e-mailadres uit het formulier = e-mailadres in het chatbericht, bericht uit het formulier = bericht in het chatbericht en zo meer).
Stap 6: test het. Verstuur een testinzending en controleer of de actie is uitgevoerd.
Het gegevensformaat van webhooks begrijpen
Een webhook stuurt gegevens in een standaardformaat, JSON. Je hoeft JSON niet te begrijpen om webhooks via zo'n dienst te gebruiken, maar bouw je zelf een webhook, dan zie je het wel.
JSON betekent gewoon dat de gegevens zijn geordend in paren: veldnaam = waarde. Bijvoorbeeld: "email" = "jane@example.com", "name" = "Jane Smith", "message" = "I'm interested in pricing".
De meeste webhookdiensten lezen dit automatisch voor je uit. Je ziet de gegevens gewoon in een leesbare vorm.
Betrouwbaarheid van webhooks en foutafhandeling
Wat gebeurt er als je webhook mislukt? Als het ontvangende systeem uit de lucht is op het moment dat de formuliertool gegevens probeert te sturen?
Goede webhooksystemen proberen het opnieuw. Mislukt de eerste poging, dan proberen ze het nog eens. Meestal een paar keer, verspreid over enkele minuten of uren. Mislukken alle pogingen, dan leggen ze de mislukking vast, zodat je kunt zien wat er is gebeurd en het met de hand opnieuw kunt proberen.
Daarom is testen belangrijk. Test je webhook met een testinzending. Zorg dat de gegevens echt op de bestemming aankomen voordat je hem aanzet voor echte inzendingen.
Zo regelt WEMASY webhooks
WEMASY ondersteunt webhooks bij alle formulieren. Je geeft een eigen webhook-URL op en WEMASY stuurt de gegevens van inzendingen er automatisch naartoe. WEMASY werkt ook rechtstreeks samen met automatiseringsdiensten, zodat je automatiseringen instelt zonder webhookcode te schrijven. Stel webhooks in bij de formulierinstellingen in WEMASY, of kijk op de prijspagina welke koppelingen in je abonnement zitten.