Je krijgt een WhatsApp-bericht van een klant die vraagt welke producten je verkoopt. Je typt een lijst. Hij vraagt naar prijzen. Die typ je ook. Hij vraagt of je foto's hebt. Als je de derde vervolgvraag hebt beantwoord, zijn er vijf minuten voorbij en weet de klant nog steeds niet of hij gaat kopen. De WhatsApp Business-catalogus is er om dit heen-en-weer weg te nemen. Je bouwt er een visueel overzicht van je producten mee in WhatsApp zelf, waar klanten doorheen kunnen bladeren. Elk gesprek begint dan op een punt waar de klant al heeft gezien wat je aanbiedt, wat het kost en hoe het eruitziet, nog voordat hij zijn eerste vraag stelt.
In dit artikel lees je hoe de catalogus werkt, hoe je er een bouwt die verkoopgesprekken ondersteunt, hoe je hem gebruikt in lopende chats en hoe je hem beheert als het merk en het team groeien.
Wat is de WhatsApp Business-catalogus en hoe werkt hij?
Het verschil tussen een catalogus en een link naar een product
De WhatsApp Business-catalogus is een productoverzicht dat direct in de WhatsApp-app staat en bereikbaar is vanuit het profiel van het merk, zonder de omgeving van het gesprek te verlaten. Het is geen link naar een externe website, geen pdf met prijzen en geen doorverwijzing naar een webshop. Een contact dat de catalogus bekijkt, bladert, leest productbeschrijvingen en vraagt naar specifieke items zonder een andere app of browsertab te openen. Dat is belangrijk, want elke stap die een klant uit WhatsApp haalt, is een moment waarop hij zijn interesse kan verliezen of kan worden afgeleid. Een catalogus die in het gesprek zit, houdt de hele ervaring vóór de aankoop op één plek.
Welke WhatsApp-accounts de catalogus kunnen gebruiken
De catalogus is beschikbaar voor gebruikers van de WhatsApp Business-app en voor merken die het WhatsApp Business Platform (API) gebruiken met een geschikte koppeling voor de catalogus. De persoonlijke WhatsApp-app heeft geen catalogus. Voor gebruikers van de WhatsApp Business-app stel je de catalogus in via Instellingen in de app, en hij is beschikbaar voor elk contact dat het zakelijke profiel bezoekt. Voor gebruikers van de API wordt de catalogus gekoppeld via een aanbieder van zakelijke oplossingen of een Commerce Manager-account, wat extra mogelijkheden geeft voor automatische updates van de catalogus en een hogere limiet voor het aantal items. Welke verkoopfuncties van de catalogus beschikbaar zijn, zoals bestellen en betalen in de app, verschilt per land en is niet in alle landen hetzelfde.
Hoe klanten de catalogus openen en bekijken
Contacten openen de catalogus vanuit het zakelijke profiel door te tikken op het catalogusicoon dat verschijnt als het merk items heeft gepubliceerd. Ze kunnen ook bladeren in een lopend gesprek via het icoon van het winkeltasje in het veld waar je berichten typt. Deelt een merk midden in een gesprek een specifiek item uit de catalogus, dan ziet het contact de afbeelding, naam, prijs en beschrijving van het item als een kaart die hij kan uitklappen, waar hij naar kan vragen of die hij aan een winkelwagen kan toevoegen. Het bladeren is eenvoudig: scrollen, tikken, lezen. Contacten kunnen niet zoeken in de catalogus, en dat is van invloed op hoe je de catalogus indeelt en hoeveel items hij realistisch kan bevatten.
De limiet van 500 items en wat daaronder valt
Accounts van de WhatsApp Business-app kunnen maximaal 500 items in de catalogus opslaan. Elk item telt als één invoer, of het nu een productvariant, een dienst of één artikel is. Varianten van hetzelfde product, zoals een t-shirt in vijf kleuren, tellen elk als apart item in de catalogus, tenzij je ze als één invoer vermeldt en de varianten in de tekst beschrijft. Voor merken met een grote voorraad dwingt deze limiet tot keuzes: houd een zorgvuldig gekozen catalogus aan met de items die de meeste vragen opleveren, of gebruik de API van het Business Platform, die koppelt aan een commercieel catalogussysteem met hogere limieten. De grens van 500 items speelt zelden een rol voor merken met een gericht assortiment, maar het is een echte beperking voor verkopers met veel categorieën.
Hoe de zichtbaarheid van de catalogus werkt per regio en toestel
De catalogus is zichtbaar voor alle contacten die het zakelijke profiel kunnen bekijken, ongeacht waar ze zijn. Verkoopfuncties die op de catalogus zijn gebouwd, zoals items aan een winkelwagen toevoegen en een bestelling sturen, zijn alleen beschikbaar in bepaalde landen waar WhatsApp het kopen in de app heeft ingeschakeld. In landen waar deze functies niet actief zijn, kunnen contacten items in de catalogus bekijken en erover vragen, maar geen aankoop afronden in WhatsApp. Merken die klanten in meerdere landen bedienen, moeten hiermee rekening houden: een klant in een land waar kopen via WhatsApp beschikbaar is, heeft een andere ervaring met de catalogus dan een klant in een land waar dat niet zo is. Het overzicht van de catalogus is overal zichtbaar, de laag voor transacties die erbovenop zit niet.
Hoe bouw je een catalogus die je verkoopgesprekken ondersteunt?
Je eerste item in de catalogus maken
Een item in de catalogus heeft een naam nodig, minstens één afbeelding en een prijs of een opmerking dat de prijs verschilt. Beschrijving, productcode en een link naar een externe pagina zijn optioneel, maar aan te raden bij elk item dat gedetailleerde vragen oplevert. De naam moet aansluiten bij hoe klanten het product noemen als ze ernaar vragen, niet bij een interne artikelnaam of voorraadcode die een nieuw contact niets zegt. In het veld voor de beschrijving beantwoord je vooraf de vragen die anders als vervolgberichten zouden binnenkomen: van welke materialen het item is gemaakt, welke maten of opties er zijn, hoe lang de levertijd is voor een bestelling op maat en wat de prijs omvat. Een beschrijving die de meest gestelde vragen overbodig maakt, maakt elk gesprek korter en versnelt de weg naar de koopbeslissing.
Collecties gebruiken om producten te ordenen op thema of doel
Met collecties groepeer je items in categorieën met een naam, waar contacten zelfstandig doorheen kunnen bladeren. Een merk dat woonaccessoires verkoopt, kan collecties maken voor keuken, slaapkamer en buiten. Een merk dat diensten aanbiedt, kan collecties maken voor adviespakketten, doorlopende abonnementen en losse projecten. Collecties verschijnen als tabbladen of onderdelen als een contact de catalogus bekijkt vanuit het profiel, zodat hij direct naar het soort product of dienst kan gaan dat hij zoekt in plaats van door alle items te scrollen. Voor merken met meer dan twintig of dertig items in de catalogus zijn goed benoemde collecties een van de effectiefste manieren om het bladeren te verbeteren zonder extra werk aan inhoud. De namen van de collecties moeten laten zien hoe klanten over het assortiment denken, niet hoe het merk zijn eigen voorraad ordent.
Items schrijven voor diensten, niet alleen voor fysieke producten
De catalogus is niet beperkt tot fysieke producten. Dienstverleners, adviesbureaus, bureaus en alle merken die werk verkopen in plaats van producten, kunnen hun diensten als items in de catalogus zetten met een naam van de dienst, een beschrijving van wat erbij hoort en een vaste prijs of een prijsklasse. Een marketingbureau kan een social media-audit tegen een vaste prijs vermelden, een maandelijks beheerabonnement tegen een prijsklasse en een strategieworkshop tegen een tarief per sessie. Een personal trainer kan een losse sessie vermelden, een pakket van tien sessies en een abonnement op online coaching. Diensten in de catalogus zetten geeft een mogelijke klant direct duidelijkheid over wat het merk aanbiedt en wat het kost, en dat filtert vragen: de contacten die een bericht sturen nadat ze de catalogus hebben bekeken, kennen de prijsklasse al en nemen contact op omdat ze verder willen, niet omdat ze prijzen vergelijken.
Prijzen instellen en omgaan met wisselende of maatwerkprijzen
Items in de catalogus ondersteunen een vaste prijs in de valuta van het account. Voor items waarvan de prijs afhangt van aanpassing, aantal of specificatie zijn er twee praktische opties: een beginprijs vermelden met een opmerking in de beschrijving dat de eindprijs afhangt van de opties, of het item zonder prijs vermelden en in de beschrijving het contact vragen een bericht te sturen voor een offerte. Een beginprijs werkt voor de meeste merken beter, omdat het een eerste verwachting schept voordat het gesprek begint. Een invoer met "stuur een bericht voor de prijs" past bij maatwerk of dure items waarvan de prijs echt niet te standaardiseren is. Beide aanpakken in één catalogus combineren past bij hoe echte merken hun aanbod prijzen. De catalogus ondersteunt geen staffelprijzen, volumekortingen of actieprijzen binnen het item zelf, al kun je een actieprijs tijdelijk aanpassen voor een periode met een aanbieding.
Afbeeldingen in de catalogus beheren voor bladeren en delen in gesprekken
Elk item in de catalogus ondersteunt maximaal tien afbeeldingen. De eerste afbeelding is de hoofdafbeelding die als miniatuur in het overzicht verschijnt en in de kaart die verschijnt als een item in een gesprek wordt gedeeld. Die moet het product duidelijk tonen, met genoeg resolutie, tegen een rustige achtergrond die ook op klein formaat goed werkt. Extra afbeeldingen kunnen het product vanuit meerdere hoeken tonen, in andere kleuren, in gebruik of met een voorwerp ernaast om de grootte te laten zien. Afbeeldingen worden bij het uploaden gecomprimeerd, dus je krijgt het beste resultaat als je begint met de hoogste resolutie die je hebt. Een afbeelding in de catalogus die op volledig formaat goed oogt maar op miniatuurformaat onduidelijk wordt, en zo ziet het merendeel van de contacten hem eerst, zorgt ervoor dat minder contacten doortikken naar het hele item. Test hoe afbeeldingen als miniatuur eruitzien voordat je het item afrondt, dan merk je dit op voordat het echte gesprekken raakt.
Hoe werkt de catalogus in lopende WhatsApp-gesprekken?
Het winkelicoon en bladeren in het gesprek
Contacten in een lopend gesprek met een merk dat een gepubliceerde catalogus heeft, zien een icoon van een winkeltasje naast het veld om berichten te typen. Door erop te tikken openen ze de catalogus vanuit het gesprek, zonder de chat te verlaten. Dit bladeren in het gesprek is een van de minst gebruikte onderdelen van de catalogus: veel contacten die niet naar een zakelijk profiel zouden gaan om te bladeren, scrollen wel door de catalogus als die in een lopend gesprek verschijnt. Het haalt wrijving weg tussen een vraag en een verwijzing naar een product, en verkort de tijd tussen het eerste contact en de wens om te kopen. Merken waarvan contacten vaak vragen "wat hebben jullie?", moeten zorgen dat hun catalogus actueel en goed geordend is, juist voor deze ingang.
Specifieke items uit de catalogus delen midden in een gesprek
Het merk kan afzonderlijke items uit de catalogus direct in een chat delen. Vraagt een contact naar een bepaald soort product, dan geeft het delen van twee of drie passende items uit de catalogus een visueel antwoord dat een tekstbeschrijving niet kan evenaren. Het gedeelde item verschijnt als een kaart met de hoofdafbeelding, naam, prijs en een knop om meer details te bekijken. Specifieke items delen in plaats van het contact naar de hele catalogus te sturen, levert meer betrokkenheid op, omdat je het zoekwerk voor het contact doet in plaats van hem te vragen het zelf te vinden. Een contact dat vraagt "hebben jullie tassen onder de vijftig dollar?" heeft meer aan drie specifieke gedeelde items dan aan een link naar de hele catalogus, waar hij zonder zoekfunctie moet scrollen.
Hoe klanten items aan een winkelwagen toevoegen en bestellen
In landen waar kopen via WhatsApp beschikbaar is, kunnen contacten items uit de catalogus aan een winkelwagen toevoegen en de winkelwagen als bestelbericht naar het merk sturen. Het bestelbericht komt binnen als een gestructureerd bericht met de items, aantallen en de totaalprijs. Het merk antwoordt dan met betaalinstructies, een link om af te rekenen of een bevestiging dat de bestelling is ontvangen. Deze stroom met winkelwagen en bestelling is geen kassasysteem: het verwerkt de betaling niet en controleert de voorraad niet automatisch. Het is een gestructureerde manier om te ontvangen wat een klant wil kopen, waarna het team het afhandelt met het betaal- en bezorgproces dat het gebruikt. Voor merken waar deze functie actief is, hoeft een contact geen lijst met items meer uit te typen en hoeft het merk het totaal niet met de hand uit te rekenen.
Productberichten of links naar de catalogus
Er zijn twee manieren om items uit de catalogus in gesprekken te noemen: een item rechtstreeks uit de catalogus delen, wat een kaart in het gesprek geeft, of een link delen naar de hele catalogus of naar een specifiek item. Afzonderlijke items delen werkt beter in actieve verkoopgesprekken waarin het merk het contact naar bepaalde producten leidt. De link naar de catalogus delen werkt beter in vervolgberichten of als het contact algemene interesse heeft getoond en zelf wil bladeren. Broadcastberichten, die tegelijk naar meerdere contacten gaan, presteren beter met een link naar de catalogus, omdat het contact nog niet heeft aangegeven wat hij zoekt en eerst moet bladeren voordat een gesprek kan beginnen. Een item direct delen werkt beter als de context al zegt wat het contact waarschijnlijk wil.
De catalogus gebruiken in broadcasts en WhatsApp Status
Een link naar de catalogus of een kaart van een los item kun je opnemen in broadcastberichten naar contactlijsten. Een nieuw product, een seizoensaanbieding of een bericht dat iets weer op voorraad is, met een kaart van een item uit de catalogus, geeft de ontvanger meteen een beeld en een directe weg van het broadcastbericht naar het item. Daarmee hoeft hij niet eerst naar het profiel om te bladeren, en dat verhoogt het gebruik van de catalogus bij broadcasts. WhatsApp Status ondersteunt geen kaarten van items uit de catalogus, maar je kunt in een status tekst zetten die contacten vraagt een bericht te sturen voor de link naar de catalogus, of een oproep die contacten aanzet tot een bericht. In het gesprek dat volgt, deel je het item uit de catalogus dan. De catalogus en Status werken het best als aanvulling op elkaar en niet als directe koppeling.
Hoe beheer je een catalogus als het merk en het team groeien?
Toegang tot de catalogus vanaf meerdere toestellen en door meerdere medewerkers
De WhatsApp Business-app ondersteunt gekoppelde toestellen, zodat meerdere telefoons of een computer tegelijk toegang hebben tot hetzelfde WhatsApp Business-account. Alle gekoppelde toestellen delen dezelfde catalogus: wijzigingen vanaf één toestel zijn zichtbaar op alle gekoppelde toestellen. Een teamlid dat vanaf één telefoon een prijs aanpast of een nieuw item toevoegt, zorgt er niet voor dat verschillende teamleden verschillende versies van de catalogus zien. De catalogus is centraal, hoeveel toestellen er ook actief zijn. Voor grotere bedrijven die de API van het Business Platform gebruiken, gaat het beheer van de catalogus via een gekoppelde Commerce Manager of het dashboard van een aanbieder van zakelijke oplossingen en niet via de WhatsApp-app zelf, waardoor je in bulk kunt bijwerken en gegevens via de API kunt synchroniseren.
Gegevens in de catalogus juist houden in een team
Voor de juistheid van de catalogus is een eigenaar nodig. Zonder een vaste manier om de catalogus bij te werken als producten veranderen, prijzen worden aangepast of items niet meer op voorraad zijn, loopt de catalogus na verloop van tijd achter op de werkelijkheid. De meest voorkomende fout is een item dat in de catalogus blijft staan nadat het niet meer wordt verkocht: een contact vraagt ernaar, een teamlid legt uit dat het niet meer beschikbaar is en het vertrouwen van het contact in het merk daalt. Dat voorkom je door het onderhoud van de catalogus bij één teamlid te leggen dat bevoegd is om bij te werken. Voor teams met vaak veranderende producten kost een wekelijkse controle van de catalogus tegen de actuele voorraad minder dan een half uur en blijft de catalogus betrouwbaar. Voor een stabiel assortiment is een controle per maand genoeg. Zie de catalogus als een levend document en niet als een taak die je één keer doet en dan vergeet.
Een grote catalogus beheren via de API van het Business Platform
Met de API van het Business Platform kun je gegevens van de catalogus beheren via een gekoppelde productfeed of een Commerce Manager-account. Dat is relevant voor merken met een voorraad van meer dan een paar honderd items, vaak wisselende prijzen of voorraad die regelmatig schommelt. Een catalogus die via de API is gekoppeld, kan worden bijgewerkt als de voorraad in het onderliggende systeem verandert, waardoor je het handmatige bijwerken niet meer hoeft te doen. Merken die al een systeem voor productbeheer of een backend voor hun webshop gebruiken, kunnen hun productgegevens synchroniseren met de WhatsApp-catalogus zonder een aparte lijst met de hand bij te houden. Voor deze koppeling is technische inrichting nodig via een aanbieder van zakelijke oplossingen, maar als hij eenmaal draait, is er geen risico meer dat de gegevens in de catalogus niet meer kloppen met het echte assortiment.
Gegevens van de catalogus synchroniseren met bestaande productsystemen
Voor merken die hun assortiment beheren in een webshopsysteem of een voorraadsysteem, geeft een aparte WhatsApp-catalogus dubbel werk: prijswijzigingen, nieuwe items en voorraadupdates moeten twee keer worden gedaan, in het hoofdsysteem en in WhatsApp. De oplossing is een handmatige synchronisatie, waarbij je de catalogus bijwerkt in dezelfde werkgang als het hoofdsysteem, of een technische koppeling die productgegevens uit het hoofdsysteem naar de WhatsApp-catalogus stuurt. Welke aanpak past, hangt af van hoe vaak het assortiment verandert en hoe groot de catalogus is. Voor een stabiel assortiment van vijftig items is handmatig synchroniseren te doen. Voor een assortiment van een paar honderd items dat wekelijks verandert, is een koppeling de moeite van de inrichting waard, zodat je de steeds terugkerende last van onderhoud voorkomt.
Wanneer je van de app overstapt op een catalogus via de API
De catalogus van de WhatsApp Business-app is genoeg voor de meeste kleine en middelgrote merken met een overzichtelijk assortiment en een gemiddeld aantal gesprekken. Tekenen dat het de moeite waard is om een catalogus via de API te onderzoeken, zijn een catalogus die vaak moet worden bijgewerkt en achterloopt met onderhoud, een assortiment dat de grens van 500 items nadert, de wens om het delen van de catalogus te automatiseren op basis van de context van het gesprek, of een team dat zoveel gesprekken tegelijk voert dat het beheer van de catalogus in de app een knelpunt wordt. De inrichting met de API kost meer aan techniek en geld, maar neemt het handwerk weg dat de aanpak met de app op grote schaal vertraagt. Hoe de API past in het bredere plaatje van automatisering, lees je in WhatsApp Business API en automatisering. Hoe de catalogus past bij de volledige verkoop- en winkelfuncties van WhatsApp, lees je in WhatsApp Commerce: producten verkopen via chat.
Veelgestelde vragen
Wij verkopen zowel fysieke als digitale producten. Kunnen beide in de catalogus?
Ja. De catalogus maakt geen onderscheid tussen fysieke producten, digitale producten en diensten. Elk item heeft een naam, minstens één afbeelding en een prijs nodig. Leg bij digitale producten in de beschrijving uit wat de koper krijgt, hoe het wordt geleverd en wat er is te zeggen over toegang of licentie. De catalogus is een hulpmiddel om aanbod te tonen en geen systeem om te leveren, dus hoe je levert, met een downloadlink, een licentiecode of een bestand, regel je in het gesprek nadat het contact heeft laten weten dat hij wil kopen. Met de websitebouwer van WEMASY zet je dit direct op je website op.
Een product in onze catalogus is niet meer op voorraad. Halen we het weg of laten we het staan?
Pas de beschrijving aan met de melding dat het item niet op voorraad is en nodig contacten uit een bericht te sturen om op een wachtlijst te komen. Zo blijft het item zichtbaar voor geïnteresseerde contacten en kunnen ze laten weten dat ze het willen, zonder dat een contact verwacht te bestellen en midden in het gesprek hoort dat het item niet beschikbaar is. Voor items die regelmatig uit voorraad raken en weer terugkomen, voorkomt een opmerking aan het einde van de productnaam over de huidige beschikbaarheid dat je het item bij elke voorraadronde moet verwijderen en opnieuw toevoegen.
Kunnen we in de catalogus andere prijzen tonen aan zakelijke klanten dan aan consumenten?
Nee. De catalogus toont dezelfde prijs aan alle contacten. Staffelprijzen, zakelijke prijzen en kortingen voor bepaalde klanten kun je niet in de catalogus tonen. Voor merken die verschillende prijzen hanteren voor verschillende groepen is de praktische aanpak om de standaardprijs voor consumenten in de catalogus te zetten en zakelijke of onderhandelde prijzen in het gesprek te regelen nadat het contact interesse heeft getoond. De catalogus is de ingang voor vragen vóór de aankoop, gesprekken over prijs vinden plaats in het contact dat daarop volgt.
We hebben de prijs van een item in de catalogus aangepast, maar een klant in een oud gesprek ziet nog de oude prijs. Is dat een fout?
Nee. Wijzigingen in de catalogus gelden vanaf dat moment in de catalogus, maar kaarten van items die al in eerdere gesprekken zijn gedeeld, tonen nog steeds de versie van het moment dat ze werden gedeeld. Dit is het verwachte gedrag en geen synchronisatiefout. Voor items waarvan de prijs vaak verandert, helpt het om bij het delen van een item in het gesprek te zeggen dat de getoonde prijs vandaag geldt. Zo weet de klant dat latere gesprekken wijzigingen in de catalogus laten zien.
Onze klanten spreken verschillende talen. Hoe gaat de catalogus daarmee om?
De inhoud van de catalogus wordt getoond in de taal waarin hij is geschreven. Er is geen automatische vertaling. Voor merken die klanten in meerdere talen bedienen, kun je de beschrijvingen schrijven in de hoofdtaal van de doelmarkt, aparte WhatsApp Business-accounts aanhouden voor verschillende taalmarkten met een eigen catalogus, of voor kleinere tweetalige markten de beschrijvingen in beide talen in hetzelfde veld zetten. De taal van de WhatsApp-interface wordt bepaald door de instellingen van het toestel van het contact en heeft geen invloed op de inhoud van de catalogus, die altijd wordt getoond in de taal waarin hij is ingevoerd.
Wij hebben regelmatig acties. Moeten we de catalogus elke keer bijwerken als een actie begint en eindigt?
Als je actieprijzen in de catalogus toont, ja: dan moet je de catalogus aan het begin en einde van elke actie bijwerken. Voor merken met veel acties is dat een terugkerende taak met een echt risico: een actie die afloopt terwijl de catalogus nog de verlaagde prijs toont, geeft een probleem voor je klantenservice. Een aanpak is om actieprijzen niet in de catalogus te zetten en aanbiedingen met een einddatum te regelen via broadcastberichten of WhatsApp Status. Zo blijft de catalogus een vaste verwijzing naar de prijs en voorkom je dat verouderde actiegegevens in het overzicht blijven staan.