Vorige week heb je je domein geregistreerd. Je website staat online. Nu heb je een adres nodig dat bij je merk past als je een klant antwoordt. Je opent het dashboard van je hosting en ziet een veld "Mailbox aanmaken". Op dat moment merken de meeste mensen dat een zakelijk e-mailadres aanmaken eenvoudiger is dan verwacht, maar alleen als je de juiste onderdelen vooraf hebt geregeld.
Een zakelijk e-mailadres is niet zomaar een gebruikersnaam die je kiest. Het hoort bij je domein, loopt via e-mailhosting en is gekoppeld aan een inbox die je echt kunt gebruiken. Dit heb je nodig en zo maak je je eerste adres aan.
Wat je nodig hebt voordat je een zakelijk e-mailadres aanmaakt
Voordat je een adres aanmaakt, heb je twee dingen nodig: een domeinnaam die van jou is en e-mailhosting die aan dat domein is gekoppeld. Je domein is het deel achter het @-teken. E-mailhosting is de dienst die je berichten opslaat en bezorgt.
Als je al hebt gelezen wat een zakelijk e-mailadres is, weet je dat de vorm eruitziet als hallo@jouwmerk.nl. Het domein moet van jou zijn en de hosting moet zijn ingesteld om mail voor dat domein te ontvangen.
Een zakelijk e-mailadres aanmaken in stappen
Log in bij je aanbieder van e-mailhosting en zoek het onderdeel voor mailboxen of e-mailaccounts. Kies het deel voor het @-teken. Veelgebruikte keuzes zijn hallo, info, support of je voornaam.
Maak de mailbox aan en stel een sterk wachtwoord in. Bij de meeste aanbieders kun je later meer adressen toevoegen voor teamleden of afdelingen. Zodra de mailbox bestaat, open je hem via webmail of koppel je hem aan een mailprogramma op je telefoon of computer.
1. Kies een duidelijk, professioneel deel voor het @-teken
Houd het kort en makkelijk te onthouden. Vermijd bijnamen of cijfers die willekeurig lijken. Een klant moet je adres uit zijn hoofd kunnen intypen nadat hij het één keer op je website heeft gezien.
2. Regel de toegang tot je inbox
Bepaal of je mail leest in een browser of in een aparte app. Beide opties werken. Het gaat erom dat je kunt verzenden en ontvangen vanaf je zakelijke adres, niet vanaf een privéadres.
3. Pas je openbare contactpunten aan
Zet je nieuwe adres op de contactpagina van je website, in je e-mailhandtekening en in formulieren die antwoorden naar jou sturen. Consistentie in je hele merk is belangrijk, zoals beschreven in het hoofdstuk over e-mailconsistentie in je hele merk.
Eén adres aanmaken is het beginpunt. In de volgende hoofdstukken van deze module lees je hoe je e-mail aan je domein koppelt, hosting kiest en de technische instellingen regelt waarmee je mail soepel blijft lopen. Twijfel je nog tussen privé en zakelijke mail? Lees dan nog eens privé- versus zakelijke e-mail voordat je verdergaat.
Veelgestelde vragen
Kan ik een zakelijk e-mailadres aanmaken zonder website?
Je kunt een zakelijk e-mailadres aanmaken zolang je een domein hebt en e-mailhosting. Een website is niet verplicht, al koppelen de meeste merken beide. Met WEMASY bouw je een site in de Websitebouwer en voeg je bijpassende e-mailadressen toe op hetzelfde domein.
Hoeveel zakelijke e-mailadressen kan ik aanmaken?
Dat hangt af van je hostingpakket. De meeste pakketten voor kleine bedrijven bevatten meerdere mailboxen. Begin met één of twee adressen en voeg er meer toe als je team groeit of je aparte inboxen voor sales en support nodig hebt.
Moet mijn zakelijke e-mail mijn naam bevatten of een algemeen woord?
Beide kan. Een naam zoals jan@jouwmerk.nl voelt toegankelijk voor solo-oprichters. Algemene adressen zoals info@ of hallo@ werken goed voor gedeelde inboxen. Veel merken gebruiken beide voor verschillende doelen.
Wat als mijn gewenste adres al bezet is op mijn domein?
Probeer een alternatief dichtbij, zoals contact@, team@ of je volledige naam. Op je eigen domein bepaal je zelf alle opties. Je concurreert niet met miljoenen andere gebruikers om dezelfde gebruikersnaam, zoals bij een gratis aanbieder.
Heb ik technische kennis nodig om een zakelijk e-mailadres aan te maken?
Nee. In de meeste hostingdashboards doorloop je het aanmaken van een mailbox met een formulier en een paar klikken. De technische DNS-instelling gebeurt meestal als je hosting aan je domein koppelt, en dat regelt je aanbieder vaak voor je.
Kan WEMASY zakelijke e-mailadressen voor mijn domein aanmaken?
Ja. WEMASY bevat tools om mailboxen op je domein aan te maken en samen met je website te beheren. Je stelt het adres in, kiest hoe je bij je inbox komt en verstuurt mail met je eigen merknaam als afzender.