Een dashboard is het nuttigst als je het ziet op het moment dat je een besluit neemt.
Een verkoopmanager neemt een besluit over de pipeline. Het helpt als het dashboard in het CRM staat, waar de manager al werkt. Het helpt als de manager het dashboard als bladwijzer heeft (open in twee seconden). Het helpt als de manager elke maandag een e-mail met het dashboard krijgt.
Een dashboard insluiten betekent dat je het neerzet waar de gebruiker al werkt. Een dashboard delen betekent dat je het naar de gebruiker stuurt.
Beide verlagen de drempel. De cijfers komen bij degene die beslist. Je hoeft niet van tool te wisselen.
Dashboards insluiten
Insluiten in je CRM
Een verkoopdashboard staat in het CRM. De verkoopmanager opent het CRM en ziet het dashboard in de zijbalk. Je hoeft niet van tool te wisselen.
Insluiten in je product
Een productdashboard staat in een interne beheertool. De productmanager bekijkt gebruikersdata. Naast het gebruikersprofiel ziet hij het dashboard met functiegebruik. De context klopt.
Insluiten in een communicatietool
Een dashboard staat in Slack. Een Slack-bericht meldt elke dag de omzet. Je team hoeft de dashboardtool niet te openen. Het cijfer staat al in Slack.
Insluiten in e-mail
Dashboardcijfers gaan per e-mail naar belanghebbenden. De e-mail toont omzet, conversie en churn. Mensen openen de e-mail in plaats van een dashboard te laden.
Resultaat
Insluiten verlaagt de drempel. De gebruiker ziet het cijfer in de tool die hij al gebruikt. Geen extra klikken. Geen wisselen van tool.
Dashboards delen
E-mailrapporten
Het dashboard gaat wekelijks of dagelijks per e-mail uit. De ontvanger leest de e-mail en ziet het cijfer.
Slack-meldingen
Een dashboardcijfer verschijnt in Slack zodra het verandert. Melding: de omzet daalt. Drie procent onder het doel. Zoek uit waarom.
API-koppeling
Een extern systeem haalt een dashboardcijfer op. Voorbeeld: de header van je website toont 5.000 geholpen klanten. Dat getal komt via een API uit het klantendashboard.
Openbare dashboards
Het dashboard heeft een openbare URL. Iedereen met de link kan het bekijken. Inloggen hoeft niet. Handig voor dashboards voor investeerders of cijfers voor klanten.
Dashboard-abonnement
De gebruiker abonneert zich op een dashboard. Hij krijgt een melding als een cijfer verandert. Melding: het conversiepercentage is onder de twee procent gezakt. Zoek uit waarom.
Praktijkvoorbeeld: dashboards insluiten in je hele organisatie
Verkoopteam
Het dashboard staat in het CRM. De verkoopmanager opent het CRM en ziet in de zijbalk het pipelinedashboard. Pipeline per fase, voortgang op de target, forecast. Wisselen naar een dashboardtool hoeft niet. Alle informatie staat in het CRM.
Marketingteam
Het dashboard zit in een e-mail. Elke maandag om 6 uur komt er een e-mail met de cijfers van vorige week. Verkeer, conversies, kosten per acquisitie, ROAS. Het team leest de e-mail bij de koffie. Iedereen heeft de volledige context voor de week.
Directieteam
Het dashboard staat in Slack. Elke dag om 8 uur komt er een Slack-bericht: omzet (500.000), churn (2 procent), nieuwe klanten (20), expansion revenue (1.200). De CEO leest het bericht. Hij weet in één bericht hoe het bedrijf ervoor staat.
Productteam
Het dashboard zit in een interne tool. De productmanager bekijkt gebruikersfeedback. De interne tool toont of de gebruiker de functie al gebruikt. De zijbalk met het dashboard toont: functiegebruik in het hele bedrijf (40 procent), functiegebruik in dit gebruikerssegment (30 procent). De productmanager ziet de gebruikerscontext plus de context van het hele bedrijf. Dan neemt hij een besluit.
Operationsteam
Het dashboard heeft een openbare URL. Een statuspagina toont de uptime (99,95 procent) en de reactietijd (150 ms). Klanten kunnen de status van het systeem bekijken zonder in te loggen. Het geeft vertrouwen dat het systeem gezond is.
Supportteam
Het dashboard stuurt meldingen naar Slack. Zakt de klanttevredenheid onder het doel, dan gaat er een Slack-melding af. De supportlead zoekt direct uit wat er speelt. Zo zakt de kwaliteit niet ongemerkt weg.
Resultaat
Door dashboards in te sluiten en te delen komen de cijfers bij de mensen die beslissen, waar ze al zijn. Geen drempel. Geen extra tool om te openen. Besluiten gaan sneller en zijn beter onderbouwd.
Tips voor insluiten en delen
Houd het eenvoudig
Een ingesloten dashboard moet eenvoudiger zijn dan het volledige dashboard. Toon maar drie tot vijf cijfers. Meer is rommel in een ingesloten omgeving.
Respecteer de context
Een e-mail moet leesbaar zijn in het e-mailprogramma (geen screenshot waarop je moet inzoomen). Een Slack-bericht moet passen in het Slack-formaat. Een ingesloten cijfer moet passen bij de omgeving waarin het staat.
Respecteer de frequentie
Elke dag een e-mail is te veel (overload). Wekelijks is goed. Meldingen in real time moeten zeldzaam zijn: ze gaan af bij een drempel, niet bij elke verandering.
Bescherm gevoelige data
Deel geen salarisdashboards. Deel geen klantspecifieke data. Deel alleen cijfers die openbaar mogen zijn.
Veelgestelde vragen
Hoe vaak moeten we dashboards per e-mail delen?
Wekelijks is de standaard. Dagelijks is te veel (overweldigend). Maandelijks is te weinig (aan het eind van de maand is het verouderd). Een wekelijkse e-mail landt maandagochtend in de inbox, en de ontvanger leest hem bij het plannen van de week. Bij een crisis (er gaat iets goed mis) deel je direct. Voor routinecijfers is wekelijks het ritme. Test het wel met je belanghebbenden. Is wekelijks te veel, ga dan over op tweewekelijks. Met de Websitebouwer van WEMASY zet je dit direct op je eigen website op.
Moeten ingesloten dashboards automatisch verversen of een vaste momentopname zijn?
Automatisch verversen is beter. Een ingesloten dashboard moet actuele data tonen, geen momentopname van vanochtend. Veroorzaakt automatisch verversen vertraging, gebruik dan een momentopname. Vertraging is erger dan iets verouderde data. Vuistregel: duurt verversen langer dan vijf seconden, gebruik dan een vaste momentopname (elk uur verversen in plaats van elke minuut). Zoek de balans tussen actualiteit en snelheid.
Hoe voorkomen we dat ingesloten dashboards het systeem eromheen vertragen?
Laad het dashboard als iframe. Het systeem eromheen merkt niets van het laden. Het dashboard laadt los. Is het dashboard traag, dan is alleen de ingesloten weergave traag en niet het systeem eromheen. Isolatie met een iframe is de beste aanpak voor snelheid. Een alternatief is het dashboard cachen en elk uur verversen in plaats van in real time.
Moeten ingesloten dashboards drill-down tonen of alleen het hoofdcijfer?
Voor e-mail en Slack alleen het hoofdcijfer (geen ruimte voor drill-down). In tools kan wel drill-down (meer ruimte, de gebruiker kan zelf verkennen). Pas het formaat aan op wat de gebruiker kan doen. Een dashboard in een e-mail toont maximaal drie cijfers. Een dashboard in een tool kan tien cijfers tonen met drill-down.
Hoe voorkomen we dashboardmoeheid door te veel automatische meldingen?
Beperk het tot maximaal drie dashboards per persoon. Te veel e-mails, Slack-berichten en meldingen leiden ertoe dat mensen ze negeren. Laat gebruikers zelf kiezen op welke dashboards ze zich abonneren. Meldingsmoeheid maakt alles nutteloos. Begin met één cruciaal dashboard. Voeg er alleen meer bij als iemand erom vraagt. Vraag gebruikers welke dashboards ze echt gebruiken. Schrap de rest.
Moeten we de bron en de verversingstijd van een dashboard tonen?
Ja, voor transparantie. Zet in de e-mail bijvoorbeeld: data van vandaag 6 uur, of: twee minuten geleden bijgewerkt. De gebruiker moet weten hoe actueel de data is. Zo zie je dat het dashboard wordt onderhouden. Het voorkomt ook verwarring: ziet iemand een verouderd cijfer, dan wil hij weten waarom. De verversingstijd geeft het antwoord.