Het vorige hoofdstuk behandelde wat een e-maildomein is en waarom het uitmaakt voor je geloofwaardigheid. Dit hoofdstuk pakt de draad daar op. In plaats van uit te leggen wat een eigen e-maildomein is, gaat dit hoofdstuk over de praktische stappen om het werkend te krijgen. Heb je al een geregistreerd domein en wil je er een professioneel e-mailadres op, dan begin je hier.
Wat heb je nodig voordat je begint?
Voordat je e-mailadressen op je eigen domein kunt maken, moeten twee dingen op orde zijn.
- Een geregistreerde domeinnaam die van jou is en die je beheert
- Een e-mailhostingprovider die je berichten opslaat, verstuurt en ontvangt
Je domein is het adres. Je e-mailhostingprovider is de dienst die het adres laat werken. Dit zijn twee aparte dingen, ook al bundelen sommige providers ze. Zonder geregistreerd domein is er geen adres om je e-mail aan te koppelen. Zonder e-mailhostingprovider is er geen server om berichten naar dat adres te ontvangen en op te slaan.
Heb je nog geen domein geregistreerd, dan legt het hoofdstuk over hoe DNS werkt het systeem uit dat domeinnamen verbindt met de diensten erachter.
Hoe verbinden MX-records je domein met e-mail?
De verbinding tussen je domein en je e-mailprovider loopt via een type DNS-record dat MX-record heet. MX staat voor Mail Exchange. Het vertelt het internet welke server de e-mail voor je domein afhandelt.
Als iemand een bericht stuurt naar hallo@jouwmerk.com, zoekt de verzendende mailserver de MX-records van jouwmerk.com op. Die records wijzen naar een specifieke mailserver. Het bericht wordt daar afgeleverd en jij ziet het in je inbox.
Zonder MX-records heeft e-mail naar je domein nergens heen te gaan. De afzender krijgt een foutmelding. Daarom is het toevoegen van MX-records de belangrijkste stap in het instellen van e-mail op je domein. Meer over MX-records en andere recordtypen lees je in het hoofdstuk over DNS-records.
Zo stel je stap voor stap een professioneel e-mailadres in
De exacte schermen en labels verschillen per provider, maar het proces volgt overal hetzelfde patroon. Zo ziet het instellen van e-mail op je domein er van begin tot eind uit.
Stap 1. Kies een e-mailhostingprovider
Kies een provider die past bij je budget en het aantal e-mailadressen dat je nodig hebt. Sommige providers bieden gratis varianten voor één adres. Andere rekenen per gebruiker per maand. Vergelijk opslagruimte, het aantal inbegrepen adressen en of de provider eigen domeinen ondersteunt in het abonnement dat je overweegt.
Stap 2. Verifieer dat het domein van jou is
De meeste e-mailhostingproviders vragen je te bewijzen dat het domein van jou is voordat je er adressen op mag maken. Meestal betekent dat een korte verificatiecode toevoegen als TXT-record in de DNS-instellingen van je domein. De provider geeft je de exacte waarde. Jij plakt die erin, slaat op en wacht een paar minuten tot de provider het bevestigt.
Stap 3. Voeg de MX-records toe die je provider geeft
Na verificatie geeft de provider de MX-recordwaarden. Dat zijn de adressen van de mailservers die je e-mail gaan afhandelen. Log in bij je domeinregistrar of DNS-beheerpaneel, zoek het gedeelte voor MX-records en voer de waarden precies in zoals je provider ze toont. Staan er nog MX-records van een eerdere provider, verwijder of vervang ze dan zodat ze geen conflict geven.
Stap 4. Maak je e-mailadressen aan
Zijn de MX-records ingesteld, ga dan terug naar je e-mailhostingprovider en maak de adressen aan die je wilt. Gangbare keuzes voor een eerste professioneel e-mailadres zijn hallo@jouwmerk.com, info@jouwmerk.com of jouwnaam@jouwmerk.com. Je kunt later meer adressen toevoegen als je merk groeit.
Stap 5. Verbind je e-mailprogramma
Als je adressen zijn aangemaakt, koppel je ze aan de app waarmee je e-mail leest en verstuurt. De meeste providers geven je inloggegevens voor hun eigen webapp en bieden ook IMAP- of POP-instellingen zodat je een aparte e-mailapp op je telefoon of computer kunt gebruiken. Voer de serveradressen, poortnummers en inloggegevens in die je provider geeft, en je inbox zou binnen enkele minuten moeten synchroniseren.
Zo stel je SPF en DKIM in zodat je e-mails aankomen
Het e-mailadres aanmaken is maar het halve werk. Sla je e-mailauthenticatie over, dan is de kans groter dat je berichten in spammappen belanden of helemaal worden geweigerd. Twee records regelen dit voor je.
Wat is SPF?
SPF staat voor Sender Policy Framework. Het is een TXT-record dat je aan de DNS-instellingen van je domein toevoegt en dat opsomt welke mailservers namens je domein e-mail mogen versturen. Als een ontvangende mailserver een bericht van je domein krijgt, controleert hij het SPF-record om te zien of de verzendende server op de lijst staat. Zo niet, dan wordt het bericht gemarkeerd of geweigerd.
Je e-mailhostingprovider geeft je de exacte SPF-waarde die je moet toevoegen. Die ziet er meestal uit als een korte regel tekst die begint met "v=spf1", gevolgd door een verwijzing naar de mailservers van de provider.
Wat is DKIM?
DKIM staat voor DomainKeys Identified Mail. Het voegt een digitale handtekening toe aan elke uitgaande e-mail die bewijst dat het bericht van je domein is verstuurd en onderweg niet is gewijzigd. De handtekening wordt gemaakt met een privésleutel op de verzendende server en gecontroleerd met een publieke sleutel die als TXT-record in je DNS-instellingen staat.
Je provider geeft je het DKIM-record dat je moet toevoegen. Staat het er eenmaal, dan draagt elke e-mail die je verstuurt een controleerbare stempel die ontvangende servers vertelt dat het bericht legitiem is.
Waarom beide ertoe doen
SPF vertelt de wereld welke servers e-mail vanaf je domein mogen versturen. DKIM bewijst dat elk bericht echt is. Samen geven ze ontvangende mailservers twee onafhankelijke redenen om je e-mail te vertrouwen. Zonder deze records kan zelfs een perfect ingesteld eigen e-maildomein problemen met bezorging krijgen. Deze records toevoegen kost maar een paar minuten en voorkomt later veel frustratie.
Veelgemaakte fouten bij het instellen van e-mail op je domein
De meeste instelproblemen komen van een klein aantal steeds terugkerende fouten. Let op deze.
- Vergeten MX-records toe te voegen. Je hebt het e-mailadres in het dashboard van de provider aangemaakt, maar de MX-records nooit aan de DNS van je domein toegevoegd. Totdat die records live zijn, bestaat je e-mailadres bij de provider maar kan het internet er geen berichten naartoe sturen.
- Oude MX-records laten staan. Ben je van provider gewisseld maar zijn de MX-records van de vorige provider actief gebleven, dan kunnen sommige berichten naar de oude server worden gestuurd in plaats van naar de nieuwe. Verwijder alle MX-records die niet bij je huidige provider horen.
- SPF en DKIM overslaan. Je e-mails kunnen ook zonder deze records werken, maar de bezorging lijdt eronder. Veel ontvangende servers behandelen niet-geauthenticeerde e-mail van eigen domeinen met argwaan.
- Typefouten in DNS-records. MX-, SPF- en DKIM-waarden zijn lang en exact. Eén verkeerd teken kan de hele installatie breken. Kopieer en plak de waarden rechtstreeks van je provider in plaats van ze met de hand te typen.
- Niet wachten op DNS-propagatie. Nadat je DNS-records hebt toegevoegd of gewijzigd, kan het van een paar minuten tot 48 uur duren voordat de wijzigingen zich over het internet verspreiden. Werkt je e-mail niet direct na de installatie, wacht dan voordat je meer wijzigt.
Zo test je of je eigen e-maildomein werkt
Loop na de installatie deze korte checklist door om te bevestigen dat alles is verbonden.
- Stuur een testmail vanaf je nieuwe adres naar een persoonlijk account bij een andere provider. Controleer of hij aankomt en niet in spam belandt.
- Beantwoord die testmail vanaf het persoonlijke account. Bevestig dat het antwoord in je nieuwe inbox aankomt.
- Bekijk de e-mailheaders van het bericht dat je hebt verstuurd. Zoek naar "SPF pass" en "DKIM pass" in de authenticatieresultaten. Toont een van beide "fail" of "none", ga dan terug naar je DNS-instellingen en controleer of de records kloppen.
- Stuur een testmail naar een tweede provider als je die hebt. De bezorging kan per provider verschillen, dus testen met minstens twee geeft een completer beeld.
Komen je testmails niet aan, controleer dan eerst je MX-records. Dat is de meest voorkomende oorzaak. Controleer daarna SPF en DKIM. Ziet alles er in je DNS goed uit maar mislukt e-mail nog steeds, wacht dan een paar uur op DNS-propagatie en test opnieuw.
Zo regelt WEMASY e-mail
WEMASY neemt domeinregistratie en volledig DNS-beheer op in je account. Als je een domein via WEMASY registreert, kun je MX-records, TXT-records voor SPF en DKIM en alle andere DNS-vermeldingen rechtstreeks vanuit je dashboard toevoegen. Zo kun je elke e-mailhostingprovider aan je WEMASY-domein koppelen zonder het platform te verlaten.
WEMASY biedt geen e-mailhosting als aparte dienst. E-mailhosting wordt geregeld door de provider die je kiest. Wat WEMASY je geeft is het DNS-bedieningspaneel waar je de records invoert die je domein met die provider verbinden. Het hoofdstuk over SSL-certificaten behandelt een andere dienst die via DNS op vergelijkbare wijze aan je domein koppelt.
Bekijk wat er in elk abonnement zit op de prijzenpagina van WEMASY.
Veelgestelde vragen
Hoelang duurt het voordat een eigen e-maildomein werkt?
Zodra je de MX-records toevoegt en ze zich door het DNS-systeem hebben verspreid, kan je e-mail binnen enkele minuten werken. In sommige gevallen duurt propagatie tot 48 uur. De meeste opstellingen werken binnen een paar uur volledig. Met de websitebouwer van WEMASY kun je dit direct op je website instellen.
Kan ik mijn bestaande gratis e-mailadres houden en tegelijk een eigen domeinadres gebruiken?
Ja. Een eigen e-maildomein vervangt je bestaande adressen niet. Je kunt beide naast elkaar gebruiken en in je eigen tempo overstappen. Veel merken beginnen met het eigen adres voor communicatie met klanten en houden het gratis adres voor privégebruik.
Wat gebeurt er als ik later van e-mailhostingprovider wissel?
Je past de MX-records in de DNS-instellingen van je domein aan zodat ze naar de mailservers van de nieuwe provider wijzen en verwijdert de oude. Je domein blijft hetzelfde en de e-mailadressen blijven hetzelfde. Het enige wat verandert is waar de berichten worden opgeslagen en doorgestuurd. Mogelijk moet je ook je SPF- en DKIM-records aanpassen aan de nieuwe provider.
Heb ik een apart e-mailadres nodig voor elke persoon in mijn team?
Niet per se. Je kunt voor elke persoon een eigen adres maken, of gedeelde adressen zoals hallo@ of support@ die meerdere mensen controleren. De meeste e-mailhostingproviders laten je aliassen en doorstuurregels instellen, zodat één inbox berichten kan ontvangen die naar meerdere adressen zijn gestuurd.
Kan ik een eigen e-maildomein instellen zonder technische kennis?
Ja. Het proces bestaat uit het kopiëren van een paar waarden van je e-mailhostingprovider en ze plakken in de DNS-instellingen van je domein. Je hoeft geen code te schrijven of netwerken te begrijpen. Als je stapsgewijze instructies kunt volgen en kunt kopiëren en plakken, kun je de installatie afronden.
Het volgende hoofdstuk behandelt de beste werkwijzen voor domeinbeheer, inclusief hoe je je domein-, e-mail- en DNS-instellingen overzichtelijk houdt als je merk groeit.