In dit hoofdstuk lees je wat een e-maildomein is, hoe het samenhangt met de domeinnaam die je registreert, wat e-mailhosting is en hoe dat verschilt van domeinregistratie, en waarom het verschil tussen een gratis e-mailadres en een eigen adres meer uitmaakt dan mensen vaak verwachten.
Wat is een e-maildomein?
Elk e-mailadres bestaat uit twee delen, gescheiden door het @-teken. Het deel voor de @ is de gebruikersnaam. Het deel na de @ is het e-maildomein. In het adres hallo@jouwmerk.nl is het e-maildomein jouwmerk.nl.
Het e-maildomein vertelt de ontvangende mailservers waar het bericht naartoe moet. Stuurt iemand je een e-mail, dan zoekt het mailsysteem het e-maildomein op om de juiste mailserver te vinden en bezorgt het bericht daar. Het e-maildomein is niet zomaar een label. Het is een werkend adres dat de mailinfrastructuur van internet gebruikt om berichten naar de juiste bestemming te sturen.
Voor merken is het e-maildomein ook een zichtbaar signaal. Elk bericht dat je verstuurt, laat de ontvanger precies zien van welk domein je e-mail komt. Je keuze van e-maildomein is dus onderdeel van hoe je merk zich presenteert, elke keer dat je communiceert.
Wat is het verschil tussen een algemeen e-mailadres en een eigen e-maildomein?
Een algemeen e-mailadres gebruikt een domein dat van een externe aanbieder is. Adressen bij gratis e-maildiensten vallen in deze categorie. De aanbieder bezit het domein, jij bezit alleen de gebruikersnaam. Verandert die aanbieder zijn beleid, sluit hij je account of stopt hij, dan verdwijnt je e-mailadres mee.
Een eigen e-maildomein gebruikt een domein dat je zelf registreert en bezit. Heb je jouwmerk.nl, dan kun je op dat domein e-mailadressen maken zoals hallo@jouwmerk.nl, support@jouwmerk.nl of jessica@jouwmerk.nl. Het domein is van jou. Het adres is van jou. Geen enkele derde partij kan het afpakken door zijn voorwaarden te wijzigen.
Het verschil is niet alleen technisch. Voor de ontvanger leest een bericht van hallo@jouwmerk.nl professioneel en doordacht. Een bericht van jouwmerk2024@algemenemail.com leest geïmproviseerd. Beide berichten kunnen precies dezelfde inhoud hebben, maar het e-maildomein bepaalt de eerste indruk nog voordat de onderwerpregel is geopend.
Waarom telt een eigen e-maildomein voor de geloofwaardigheid van je merk?
Kijk in de inbox naar merken die regelmatig mailen en je ziet een patroon. De merken die gevestigd en betrouwbaar overkomen, gebruiken hun eigen domein in elk e-mailadres. De merken die onaf overkomen, gebruiken adressen van gratis aanbieders. Er zijn vier redenen waarom dat verschil ertoe doet.
Het bepaalt de eerste indruk voordat iemand je bericht leest
Krijgt een potentiële klant, opdrachtgever of partner een e-mail van een gratis adres, dan valt er al een aantal dingen op voordat het bericht is geopend. Het merk heeft niet geïnvesteerd in een eigen domein. Het adres kan zonder aankondiging veranderen. Er is geen duidelijke manier om te controleren of de afzender is wie hij zegt te zijn. Deze wrijvingspunten tellen op, vooral in situaties waar vertrouwen belangrijk is, zoals een eerste contact, een offerte, een factuur of een antwoord van de klantenservice.
Het laat zien dat je merk goed is opgezet
Een eigen e-maildomein laat zien dat het merk een geregistreerd domein heeft, de infrastructuur op orde heeft en communiceert vanaf een adres dat van het merk zelf is. Je hoeft er niets over te zeggen. Het adres zelf vertelt het.
Het verbetert de bezorging
Authenticatiesystemen voor e-mail zoals DMARC, DKIM en SPF zijn gemaakt voor domeinen, niet voor adressen van gratis aanbieders. Verstuur je e-mail vanaf je eigen domein met goed ingestelde authenticatie, dan hebben inboxaanbieders een sterker signaal dat je berichten echt zijn. Geauthenticeerde e-mail van een eigen domein belandt minder snel in de spam dan e-mail van een gratis adres zonder domeinreputatie erachter.
Het houdt je adres onder jouw controle
Bij een algemeen gratis adres is de aanbieder eigenaar van het domein. Verandert hij zijn beleid, sluit hij je account of stopt de dienst, dan verdwijnt je adres mee. Een eigen e-maildomein hoort bij een domein dat jij bezit. Zolang je de registratie actief houdt, is het adres van jou.
Hoe hangt een e-maildomein samen met je geregistreerde domeinnaam?
Een e-maildomein en een domeinnaam zijn hetzelfde. Je kunt geen eigen e-mailadres op jouwmerk.nl hebben als je jouwmerk.nl niet bezit. De domeinregistratie komt eerst.
Heb je het domein eenmaal, dan kun je er e-mailadressen op aanmaken. Maar een domein bezitten geeft je niet automatisch werkende e-mail. Daarvoor is een aparte stap nodig. Je moet e-mailhosting instellen en de DNS-records van je domein daarheen laten wijzen. Domeinregistratie en e-mailhosting zijn twee aparte diensten, en je hebt ze allebei nodig om een eigen e-mailadres te laten werken.
Heb je nog geen domein geregistreerd, dan beschrijft het hoofdstuk over een domein registreren het hele proces. Het hoofdstuk over wat een domeinnaam is legt het basisbegrip uit als je daar wilt beginnen.
Wat zijn MX-records en hoe koppelen ze een domein aan e-mail?
Heb je een domein, dan wordt de koppeling tussen dat domein en je e-mail gemaakt met een soort DNS-record dat MX-record heet. MX staat voor Mail Exchange. Het is een instructie in de DNS-instellingen van je domein die het mailsysteem van internet vertelt welke server de e-mail voor je domein afhandelt.
Stuurt iemand een bericht naar hallo@jouwmerk.nl, dan zoekt de verzendende mailserver via DNS de MX-records van jouwmerk.nl op. Die records wijzen naar een mailserver. Het bericht wordt op die server bezorgd en vandaar in je inbox.
Zonder MX-records die naar een actieve mailserver wijzen, kan e-mail die naar je domein wordt gestuurd nergens heen. De afzender krijgt een foutmelding dat het bericht niet is bezorgd. Daarom zijn domeinregistratie en e-mailhosting aparte stappen. Het domein registreren geeft je het adres. MX-records toevoegen via je e-mailhostingaanbieder maakt de koppeling compleet.
MX-records voeg je toe in het DNS-beheer van je domeinregistrar, of via WEMASY als je je domein daar hebt geregistreerd. De e-mailhostingaanbieder geeft je de specifieke waarden om in te vullen. Zodra de records live staan en de DNS-verspreiding klaar is, werkt je eigen e-mailadres.
Wat is e-mailhosting en hoe verschilt het van domeinregistratie?
Domeinregistratie en e-mailhosting worden vaak door elkaar gehaald, omdat ze allebei met je domeinnaam te maken hebben. Het zijn verschillende diensten die verschillende dingen doen.
Domeinregistratie is het vastleggen van een domeinnaam via een registrar. Je krijgt het recht om die naam te gebruiken en de DNS-instellingen ervan te beheren. De registratie bevat geen werkende website, geen werkende e-mail en geen content. Het is alleen het adres.
E-mailhosting is de dienst die je e-mails opslaat en beheert. Een e-mailhostingaanbieder beheert de mailservers die berichten voor je domein ontvangen, opslaan en versturen. Je koppelt je domein aan hun servers met MX-records, en vanaf dat moment werken je e-mailadressen op dat domein.
Sommige aanbieders combineren beide en regelen domeinregistratie en e-mailhosting in hetzelfde account. Andere houden ze gescheiden: je registreert bij de ene aanbieder en regelt e-mailhosting bij een andere. Beide opzetten werken. Waar het om gaat is dat beide op orde zijn voordat je verwacht dat je eigen e-mailadressen werken.
Het verschil tussen een domein en de diensten die erop draaien staat uitgebreider in het hoofdstuk over domein of hosting. Hetzelfde principe geldt voor e-mail: het domein is het adres en de hosting is de infrastructuur die het bruikbaar maakt.
Hoe ziet een professionele e-mailopzet eruit?
Een professionele e-mailopzet heeft een paar vaste kenmerken, ongeacht de grootte van het merk.
- Het adres gebruikt een domein dat het merk bezit
- Het domein is geregistreerd en actief
- MX-records wijzen naar een e-mailhostingaanbieder
- Basis-authenticatierecords staan er, zodat berichten betrouwbaar worden bezorgd
Voor een klein merk dat net start, is vaak één adres genoeg, zoals hallo@jouwmerk.nl of jouwnaam@jouwmerk.nl. Naarmate het merk groeit, komen er meestal functionele adressen bij zoals support@, info@ of administratie@. Elk daarvan hoort bij hetzelfde domein en komt uit bij degene die dat werk afhandelt.
Zo zet je het op
- Registreer een domeinnaam
- Kies een e-mailhostingaanbieder
- Voeg de MX-records die je aanbieder opgeeft toe aan de DNS-instellingen van je domein
- Maak je e-mailaccounts aan via de aanbieder
- Stel je e-mailprogramma in om met die accounts te verzenden en te ontvangen
De meeste e-mailhostingaanbieders lopen dit proces stap voor stap met je door zodra je je hebt aangemeld. Het hoofdstuk over of je een domeinnaam nodig hebt legt uit waarom een eigen domein de basis is voor professioneel werken online. E-mail is een van de duidelijkste voorbeelden.
Wat zijn de meest gemaakte fouten met e-maildomeinen?
Een persoonlijk of algemeen adres gebruiken voor merkcommunicatie
Het laat het merk eruitzien als een bijproject, hoe verzorgd de rest ook is. Een gratis adres bij een algemene aanbieder vertelt de ontvanger dat de afzender nog niet de stap heeft gezet om een eigen domein op te zetten. Die indruk is moeilijk weg te nemen als hij eenmaal is gewekt.
E-mail instellen voordat je het domeinbezit hebt bevestigd
Iemand registreert wat hij denkt dat een beschikbaar domein is, zet e-mail op en ontdekt dan dat de verlenging is gemist of dat de registratie niet goed is afgerond. Alle e-mail die vanaf dat adres is verstuurd, komt nu van een domein dat iemand anders kan overnemen. Controleer altijd dat het domein is geregistreerd, actief is en in je account staat voordat je er iets op bouwt.
Een domein met een slechte verzendreputatie gebruiken
Elk domein bouwt in de loop van de tijd een reputatie op, gebaseerd op hoe het wordt gebruikt. Een domein dat eerder voor bulkmail zonder toestemming is gebruikt, kan die reputatie meenemen naar de bezorging van jouw inbox. Registreer je een nieuw domein, dan is dit zelden een probleem. Maar gebruik je een domein dat van eigenaar is gewisseld, controleer dan de reputatie voordat je ervandaan verstuurt.
Het hoofdstuk over een domein blijvend houden beschrijft hoe je je domein actief en onder je controle houdt. Verloopt je domein, dan stopt je e-mail, net als al het andere.
Hoe ondersteunt WEMASY eigen e-maildomeinen?
WEMASY is een websitebouwer met ingebouwde domeinregistratie. Registreer je een domein via WEMASY, dan komt het in je account en beheer je de DNS-instellingen vanuit het platform. Daaronder vallen ook MX-records, als je een externe e-mailhostingdienst koppelt.
WEMASY biedt zelf geen e-mailhosting. E-mailhosting is een aparte dienst. Maar omdat je DNS-beheer bereikbaar is via je WEMASY-account, is je domein laten wijzen naar een e-mailhostingaanbieder eenvoudig zodra je de MX-recordwaarden van je aanbieder hebt.
Koppel je een domein dat je elders hebt geregistreerd, dan ondersteunt WEMASY dat ook. Je laat het domein voor je website naar WEMASY wijzen en stelt los daarvan de MX-records in bij je e-mailaanbieder, zodat e-mail blijft werken. Het hoofdstuk over eigen domein of subdomein behandelt het bredere plaatje van hoe je met een eigen domein deze controle krijgt.
Wat elk abonnement bevat, zie je op de prijzenpagina van WEMASY.
Veelgestelde vragen
Kan ik meerdere e-mailadressen op hetzelfde domein hebben?
Ja. Heb je e-mailhosting ingesteld voor een domein, dan maak je zoveel adressen op dat domein aan als je e-mailhostingabonnement toestaat. hallo@jouwmerk.nl, support@jouwmerk.nl en jessica@jouwmerk.nl kunnen allemaal op hetzelfde domein bestaan en naar verschillende inboxen of dezelfde inbox gaan, afhankelijk van hoe je ze instelt. Met de websitebouwer van WEMASY zet je dit direct op in je website.
Werkt mijn e-mailadres niet meer als mijn domein verloopt?
Nee, dan werkt het niet meer. Loopt je domeinregistratie af, dan worden je MX-records niet meer opgelost en wordt e-mail naar je adres niet bezorgd. Afzenders krijgen een bezorgfout. Dit is een van de meest ontwrichtende gevolgen van een verlopen domein, omdat het je vermogen om berichten te ontvangen raakt zonder duidelijke waarschuwing aan je contacten. Je domeinregistratie actueel houden is essentieel als je afhankelijk bent van e-mail op dat domein.
Kan ik een gratis e-mailaanbieder gebruiken om e-mail van mijn eigen domein te versturen?
Sommige gratis e-maildiensten laten je e-mail versturen met een eigen domein via een functie die "Verzenden als" heet of een vergelijkbare optie. Dat is een noodoplossing en geen volledige eigen e-mailopzet. De verzendinfrastructuur blijft van de gratis aanbieder, wat de bezorging en authenticatie kan beïnvloeden. Een aparte e-mailhostingdienst die via MX-records rechtstreeks aan je domein is gekoppeld, is de betrouwbaardere en professionelere aanpak.
Wat gebeurt er met mijn e-mail als ik van websitehosting wissel?
Je e-mail staat los van je websitehosting, zolang je het zo hebt ingesteld. Wijzen je MX-records naar een aparte e-mailhostingaanbieder, dan heeft wisselen van websitehost geen invloed op je e-mail. E-mail en website zijn twee verschillende diensten op hetzelfde domein. Je past de DNS-records van je website aan naar de nieuwe host en laat de MX-records ongemoeid, en je e-mail blijft zonder onderbreking werken.
Heb ik een apart domein nodig voor mijn e-mail of kan ik hetzelfde gebruiken als voor mijn website?
Je gebruikt hetzelfde domein voor allebei. Is jouwmerk.nl het domein van je website, dan staan je e-mailadressen ook op jouwmerk.nl. Het DNS-systeem gebruikt verschillende recordtypen om websiteverkeer (A-records of CNAME-records) en e-mailverkeer (MX-records) naar hun eigen servers te sturen. Beide kunnen zonder conflict naast elkaar bestaan op hetzelfde domein.
Het volgende hoofdstuk gaat over domeinoverdrachten: wat het betekent om een domein van de ene registrar naar de andere te verhuizen, wanneer je dat nodig hebt en wat je controleert voordat je begint.