Een SKU is geen barcode, geen code van de fabrikant en geen referentienummer voor klanten. Het is een interne code die je zelf bepaalt voor je eigen werkprocessen. Dat verschil meteen goed hebben voorkomt veel verwarring over waar SKU's voor dienen en hoe je ze opbouwt.
Wat is een SKU?
Een SKU, kort voor stock keeping unit, is een unieke alfanumerieke code die is toegewezen aan een specifieke productvariant in je assortiment. Hij identificeert één specifieke combinatie van kenmerken, zoals producttype, kleur en maat, in je voorraadsysteem. Bestelt een koper een blauwe hoodie in maat large, dan gebruikt je systeem de SKU van precies die variant om hem te vinden, van de voorraad af te boeken en de verkoop vast te leggen.
SKU's zijn interne codes. Kopers zien ze zelden. Ze zijn bedoeld om te worden gelezen door je systeem, je magazijnteam en je leveranciers, niet door je klanten. Dat betekent dat ze in elk formaat kunnen worden opgezet dat je werkprocessen het best dient, zonder dat je je zorgen hoeft te maken over hoe ze eruitzien op een productpagina.
Elke variant van een product heeft een eigen SKU nodig. Een t-shirt in drie kleuren en vier maten heeft twaalf varianten en dus twaalf SKU's nodig. Eén SKU toewijzen aan het hele product en vertrouwen op een aparte notitie voor maat en kleur is hoe voorraadsystemen hun nauwkeurigheid verliezen. De SKU maakt elke specifieke versie van een product volgbaar als zelfstandige eenheid.
Wat is het verschil tussen een SKU en een barcode of UPC?
Een barcode, in dit geval een UPC (Universal Product Code), is een gestandaardiseerde code die wordt uitgegeven door een extern register. Hij wordt gebruikt om producten te herkennen in de winkel, in toeleveringsketens en op marktplaatsen. Barcodes zijn universeel, wat betekent dat een barcodescanner overal ter wereld hetzelfde nummer leest voor hetzelfde product. Je maakt ze niet zelf. Je vraagt ze aan bij een registerorganisatie.
Een SKU maak je zelf, voor eigen intern gebruik. Twee verschillende webshops die hetzelfde product verkopen, gebruiken er waarschijnlijk verschillende SKU's voor. Een SKU heeft buiten je organisatie geen universele betekenis. Het is een code die logisch is binnen de structuur van je assortiment en je fulfilmentproces.
Je kunt beide gebruiken. Een product kan een barcode van de fabrikant hebben voor verkoop op marktplaatsen en koppeling met de toeleveringsketen, en een SKU die past bij je interne naamgeving. De twee codes hebben verschillende doelen en leven in verschillende systemen. In je webshop is de SKU wat je voorraadbeheer volgt. Op een marktplaats of in een magazijn met barcodescanning neemt de UPC het over.
Waarom is een goed SKU-systeem belangrijk?
Kijk naar elke webshop die voorraad beheert zonder gestructureerde SKU's en je ziet dezelfde problemen. Een blauw shirt in maat medium en een blauw shirt in maat large die in een spreadsheet allebei "Blauw shirt" heten. Een fulfilmentteam dat voor elke pick een geschreven beschrijving moet lezen. Een herbestelproces dat het verkeerde product aanwijst, omdat twee artikelen op elkaar lijkende namen hebben maar geen aparte code.
Een gestructureerd SKU-systeem haalt fouten door beschrijvingen weg. Heeft elke variant een unieke, leesbare code, dan krimpt de ruimte voor verwisseling sterk. Je fulfilmentteam pickt op code, niet op beschrijving. Je voorraadsysteem boekt af op code, niet op een tekstovereenkomst. Je herbestelrapporten tonen specifieke codes, geen productnamen die dubbelzinnig kunnen zijn.
Naarmate een assortiment groeit, wordt dit belangrijker. Met 20 producten red je het misschien zonder SKU's door op zorgvuldige beschrijvingen te vertrouwen. Met 200 producten met elk meerdere varianten gaat een systeem zonder gestructureerde SKU's regelmatig fout. Een SKU-structuur vroeg opzetten, terwijl je assortiment nog overzichtelijk is, is veel makkelijker dan er een achteraf inpassen als de voorraadfouten zich al hebben opgestapeld.
Hoe bouw je een SKU-structuur op?
Een SKU wordt meestal opgebouwd uit een reeks codes die de belangrijkste kenmerken van het product weergeven, gescheiden door streepjes of een ander scheidingsteken. Het doel is de code in één oogopslag leesbaar te maken voor iedereen die met je voorraad werkt, zonder hem op te hoeven zoeken.
Kies je kenmerken in volgorde
Bepaal welke kenmerken een variant definiëren en in welke volgorde ze in de SKU komen. Een gangbare structuur voor een kledingwebshop is productcategorie, dan productnaam of code, dan kleur, dan maat. Een blauwe hoodie in maat medium in het ontwerp "Maple" uit het hoodie-assortiment van een merk kan dus HUD-MAP-BLU-M heten. Iedereen die die bestelling afhandelt, weet dat het een hoodie is, ontwerp Maple, blauw, medium, zonder een beschrijving te lezen.
Houd de volgorde van kenmerken consistent in je hele assortiment. Staat kleur in de ene SKU voor maat, dan moet dat in alle SKU's zo. Inconsistentie maakt het nut van een gestructureerd systeem kapot. De code wordt onleesbaar als de volgorde van onderdelen wisselt.
Gebruik korte codes met vaste lengte voor elk onderdeel
Elk onderdeel van een SKU moet een korte, consistente afkorting zijn. Drie tekens is een gangbare standaard voor elk onderdeel. BLU voor blauw, MED voor medium, HOD voor hoodie. Vermijd afkortingen die er voor verschillende waarden hetzelfde uitzien. BLK voor zwart en BLU voor blauw zijn te onderscheiden. BL voor beide niet. Test je gekozen afkortingen tegen je volledige reeks waarden voordat je ze vastlegt.
Vermijd speciale tekens en spaties
SKU's mogen alleen letters en cijfers bevatten, met streepjes of underscores als scheidingsteken als je scheiding nodig hebt. Spaties, schuine strepen en speciale tekens veroorzaken problemen in spreadsheets, voorraadsystemen en als SKU's tussen tools worden geëxporteerd of geïmporteerd. Een SKU als HOD-MAP-BLU-M werkt overal. Een SKU als HOD / MAP BLU (M) loopt vast in minstens één systeem waar hij doorheen gaat.
Zet geen leverancierscodes in je SKU's
De eigen productcode van een leverancier als SKU gebruiken maakt je afhankelijk van het naamgevingssysteem van die leverancier. Wissel je van leverancier, of verandert de leverancier zijn code, dan gaat je SKU-systeem stuk. Je SKU's moeten de kenmerken van je eigen assortiment weergeven, niet het assortiment van je leverancier. Houd leveranciersverwijzingen apart, als een veld voor de leverancierscode naast je SKU en niet erin.
Hoeveel tekens moet een SKU hebben?
Er is geen universele regel, maar korter is meestal beter. SKU's van 8 tot 20 tekens zijn werkbaar voor de meeste assortimenten. Langere SKU's zijn moeilijker te lezen, moeilijker juist te typen en moeilijker in één oogopslag te scannen tijdens het picken. Levert je reeks kenmerken een SKU van 30 of meer tekens op, zoek dan onderdelen die je strakker kunt afkorten of weglaten zonder de uniekheid te verliezen.
De SKU hoeft alleen uniek te zijn binnen je assortiment, niet wereldwijd uniek. Je hoeft geen willekeurige tekens of lange voorvoegsels toe te voegen om wereldwijde uniekheid te garanderen. Een gestructureerde code die is opgebouwd uit de kenmerken van je eigen assortiment, is uniek in je producten zolang de kenmerken zelf verschillen.
Wat doe je als een product uit het assortiment gaat?
Gaat een product uit het assortiment, dan moet de SKU worden uitgefaseerd en niet opnieuw toegewezen. Hergebruik een SKU nooit voor een ander product. Historische orders, voorraadrapporten en correspondentie met leveranciers die naar de oude SKU verwijzen, worden verwarrend of onjuist als dezelfde code nu naar iets anders verwijst.
Markeer uitgefaseerde SKU's als inactief in je systeem. Houd ze zichtbaar in je gegevens zolang je historische gegevens relevant zijn, meestal minimaal drie jaar voor belasting en boekhouding. Verwijder ze niet. Een inactieve SKU die nog in je historische rapporten staat, is nuttige informatie. Een verwijderde SKU die in oude orders staat als een verwijzing die niet meer te herleiden is, is een hoofdpijndossier.
Hoe zijn SKU's gekoppeld aan voorraadbeheer?
SKU's zijn de basis waarmee voorraadbeheer op variantniveau werkt. Zonder SKU per variant kan je voorraadsysteem alleen vertellen hoeveel eenheden van een product je in totaal hebt. Met een SKU per variant vertelt het hoeveel blauwe hoodies in medium je hebt. Die precisie maakt herbestelbeslissingen juist en voorkomt uitverkoop.
Elk herbestelpunt, elke melding voor lage voorraad en elke voorraadtelling in een goed beheerde webshop werkt op SKU-niveau. Stel je een herbestelpunt van 10 stuks in, dan stel je dat in voor een specifieke SKU, niet voor een product als geheel. Stuurt je systeem een melding over lage voorraad, dan verwijst het naar de SKU, zodat je precies weet welke variant aandacht nodig heeft. Een volledig overzicht van hoe voorraadbeheer en herbestelpunten in de praktijk werken, vind je in hoe je de voorraad van je webshop beheert.
Hoe helpen SKU's bij picken en fulfilment?
In fulfilment is een SKU hoe het juiste artikel wordt gevonden en gepakt voor een bestelling. Een picklijst uit een bestelling bevat meestal per artikel de SKU, het aantal en de opslaglocatie. Een picker die op SKU werkt, werkt met een code die naar precies één productvariant verwijst. Er is geen onduidelijkheid, zoals wel zou bestaan als de picklijst "Blauwe hoodie, Medium" zou zeggen en twee vergelijkbare producten op dezelfde plek lagen.
Voor webshops die vanuit huis of een kleine werkplek verzenden, laten SKU's je een eenvoudig locatiesysteem opzetten. Elke SKU heeft een vaste opslagplek. Komt er een bestelling binnen, dan pak je de SKU uit de bestelling van haar plek. Niet zoeken, niet raden, niet de verkeerde variant pakken omdat twee producten op de plank op elkaar lijken.
Veelgemaakte SKU-fouten die je moet vermijden
De productnaam als SKU gebruiken
Productnamen zijn te lang, te wisselend en veranderen te vaak om als SKU te dienen. Hernoem je een product of verfijn je de beschrijving, dan verandert de "SKU" ook, en dat breekt elk historisch gegeven dat naar de oude naam verwijst. SKU's zijn codes, geen labels.
SKU's met een nul laten beginnen
Voorloopnullen in SKU's geven problemen als SKU-gegevens door spreadsheets gaan, die voorloopnullen in numerieke velden vaak weghalen. Een SKU 00142 wordt 142 in een spreadsheet en komt niet meer overeen met de oorspronkelijke code. Gebruik letters of cijfers anders dan nul aan het begin van elke SKU.
SKU's maken die te veel op elkaar lijken
SKU's die maar in één teken verschillen, zijn makkelijk te verwisselen bij handmatig invoeren of fulfilment. Als BLU-M en BLK-M er bij het picken bijna hetzelfde uitzien, gaan er fouten gebeuren. Bouw genoeg verschil in je gekozen afkortingen, zodat aangrenzende SKU's onder tijdsdruk duidelijk te onderscheiden zijn.
Zo ondersteunt WEMASY SKU-beheer
Met het webshopsysteem van WEMASY wijs je aan elk product en elke variant afzonderlijk een SKU toe, volg je de voorraad op SKU-niveau en stel je herbestelgrenzen per SKU in, zodat meldingen voor lage voorraad afgaan voor specifieke varianten in plaats van alleen op productniveau. SKU's staan in exports van bestellingen en voorraadrapporten, zodat je fulfilmentgegevens overzichtelijk blijven. Bekijk wat er in elk abonnement zit op de prijzenpagina. Meer over hoe je assortiment is opgebouwd en geordend lees je in hoe je je productassortiment ordent met categorieën en tags.
Veelgestelde vragen
Heb ik SKU's nodig als ik maar een klein aantal producten verkoop?
Ook met een klein assortiment maken SKU's voorraadbeheer betrouwbaarder en toekomstbestendig. Heb je nu vijf producten, dan is de moeite om een SKU-structuur te maken minimaal. Groei je zonder naar 50 producten, dan kost het veel tijd om een systeem in bestaande gegevens in te passen en ontstaan er fouten. Een eenvoudige, logische SKU-structuur vanaf het begin opzetten kost minder tijd dan de eerste voorraadcontrole die je zonder zou moeten doen. Met de websitebouwer van WEMASY kun je dit direct in je webshop instellen.
Kan ik mijn SKU's wijzigen als ze al in gebruik zijn?
Dat kan, maar het vraagt zorgvuldige afstemming. Elk systeem dat naar de oude SKU verwijst, waaronder historische orders, communicatie met leveranciers, voorraadgegevens en fulfilmentsoftware, moet worden bijgewerkt, of de oude en nieuwe codes moeten tijdens een overgangsperiode aan elkaar worden gekoppeld. Moet je je SKU-structuur wijzigen, plan de overgang dan grondig, werk alle gekoppelde gegevens bij voordat je de oude codes verwijdert en houd een verwijstabel bij die oude SKU's aan nieuwe koppelt, minstens twee jaar na de wijziging.
Moeten mijn SKU's zichtbaar zijn voor klanten in mijn webshop?
SKU's zijn interne codes en meestal niet nuttig voor kopers. De meeste webshops tonen ze niet op productpagina's. De uitzondering is als je klanten andere merken of bedrijven zijn die jouw productcodes in hun eigen bestelsystemen moeten gebruiken. In dat geval maakt het tonen van de SKU op de productpagina herhaald bestellen makkelijker voor je kopers. Voor webshops voor consumenten houd je SKU's intern.
Wat is het verschil tussen een SKU en een intern product-ID?
Een product-ID is meestal een door het systeem gegenereerd nummer dat je webshopsoftware automatisch aan elk product toewijst. Het is een databasecode. Een SKU is een door mensen bepaalde code die je maakt om je assortimentsstructuur weer te geven. Het product-ID bestaat voor het systeem. De SKU bestaat voor je team. Beide worden gebruikt om producten uniek te herkennen, maar een SKU is bedoeld om leesbaar en betekenisvol te zijn voor de mensen die ermee werken, terwijl een product-ID alleen een nummer is dat het systeem intern gebruikt.
Hoe maak ik SKU's voor gebundelde producten?
Een bundel is een groep producten die samen als één eenheid wordt verkocht. Hij moet een eigen SKU hebben die hem als bundel identificeert, los van de SKU's van de losse onderdelen. De SKU van de bundel volgt de voorraad van de bundel als verkoopbare eenheid. Wordt een bundel gekocht, dan moet het systeem één eenheid van het aantal van de bundel-SKU afboeken. Volg je de voorraad van onderdelen ook apart, dan boekt een geavanceerdere opzet ook af van de SKU van elk onderdeel. Voor eenvoudige bedrijven is een SKU aan de bundel toewijzen en de bundelvoorraad handmatig beheren een werkbaar startpunt.
Moet ik cijfers, letters of beide gebruiken in mijn SKU's?
Alfanumerieke SKU's, dus een combinatie van letters en cijfers, zijn het praktischst. Met letters kun je betekenisvolle afkortingen voor kenmerken van producten vastleggen, zoals BLU voor blauw of HOD voor hoodie, terwijl cijfers varianten zoals maten of doorlopende productverwijzingen kunnen coderen. SKU's met alleen cijfers zijn moeilijker leesbaar en betekenisvol te maken. SKU's met alleen letters kunnen lang worden en lastig te onderscheiden in één oogopslag. Een gemengd formaat geeft je het beste van beide, met codes die kort, leesbaar en onderling verschillend blijven.