Voorraadproblemen stapelen zich ongemerkt op. Hier een gemiste nabestelling, daar een oververkocht product, en voor je het weet betaal je geld terug, schrijf je verontschuldigingsmails en zie je terugkerende kopers naar een ander gaan. Vroeg een betrouwbaar systeem opzetten kost veel minder dan de schade opruimen nadat het is misgegaan.
Wat is voorraadbeheer voor een webshop?
Voorraadbeheer is het proces van bijhouden hoeveel stuks van elk product je hebt, hoe snel ze verkopen, wanneer je moet nabestellen en wat er met de voorraad gebeurt als bestellingen binnenkomen en uitgaan. Voor een webshop hoort daar ook bij dat de getoonde voorraadaantallen in je webshop kloppen, zodat kopers nooit iets kopen wat je niet kunt verzenden.
In de kern beantwoordt voorraadbeheer voor e-commerce op elk moment vier vragen. Hoeveel heb je? Waar ligt het? Hoe snel gaat het weg? Wanneer heb je meer nodig? Een webshop die alle vier betrouwbaar kan beantwoorden, heeft werkend voorraadbeheer. Een webshop die ze niet consequent kan beantwoorden, werkt met blinde vlekken die uiteindelijk een verkoop kosten.
De inzet is online anders dan in een fysieke winkel. In een fysieke winkel ziet een koper een leeg schap. Online kan hij de kassa afronden voor een product dat je niet hebt. Dat is oververkoop, en het herstellen daarvan is erger dan een gemiste verkoop. Het betekent een terugbetaling, een uitleg en een teleurgestelde klant die opnieuw moet bestellen wat hij al geregeld dacht te hebben.
Hoe werkt voorraad bijhouden?
Voorraad bijhouden begint met een telling. Elk product in je assortiment heeft een voorraadhoeveelheid. Plaatst een koper een bestelling, dan daalt die hoeveelheid. Ontvang je nieuwe voorraad, dan stijgt hij. Het systeem dat dit in realtime regelt, is voorraadregistratie.
Handmatig bijhouden gebruikt een spreadsheet of een schriftelijk logboek. Elke verkoop wordt genoteerd, elke levering toegevoegd en de lopende telling wordt met de hand bijgewerkt. Voor heel kleine webshops met weinig SKU's werkt dit. Het houdt op te werken als het aantal bestellingen stijgt, als producten meerdere varianten hebben of als je op meer dan één kanaal verkoopt en de voorraad op meerdere plekken tegelijk moet worden bijgewerkt.
Geautomatiseerd bijhouden, ingebouwd in de meeste e-commercesystemen, werkt voorraadaantallen in realtime bij zodra bestellingen binnenkomen. Een koper koopt een rood t-shirt in maat M. Het systeem trekt direct één af van de telling van die variant. Daalt de voorraad naar nul, dan wordt het product automatisch als niet beschikbaar of uitverkocht gemarkeerd. Geen handmatige stap nodig. Dit is de standaardaanpak voor elke webshop met meer dan een handvol producten.
Wat is een bestelpunt en hoe stel je er een in?
Een bestelpunt is het voorraadniveau waarop je een nieuwe bestelling bij je leverancier plaatst. Het is niet nul. Op het moment dat je voorraad nul bereikt, heb je al verkopen gemist. Het bestelpunt ligt hoog genoeg dat nieuwe voorraad binnenkomt voordat je zonder zit.
Een bestelpunt berekenen vraagt twee gegevens. Ten eerste je gemiddelde dagelijkse verkoop van dat product. Ten tweede de levertijd van je leverancier, dus hoeveel dagen het duurt van bestellen tot ontvangen. Vermenigvuldig die twee getallen en je hebt het minimale voorraadniveau waarop je moet nabestellen om een gat te voorkomen.
Voeg daar een veiligheidsmarge aan toe. Levertijden van leveranciers zijn niet altijd precies. Een zending die in zeven dagen zou aankomen, duurt soms tien. De veiligheidsvoorraad is het extra aantal stuks dat je dekt als de leverancier te laat is of de verkoop onverwacht piekt. Een gebruikelijke aanpak is om drie tot vijf dagen gemiddelde verkoop als veiligheidsvoorraad op de basisberekening van het bestelpunt te zetten.
Stel bestelpunten in per product, niet per assortiment. Een snel verkopende bestseller heeft een veel hoger bestelpunt nodig dan een langzaam verkopend specialistisch artikel. Bekijk en pas bestelpunten per seizoen aan, want verkoopsnelheden veranderen en de berekening moet meebewegen.
Hoe voorkom je oververkoop?
Oververkoop gebeurt als een koper een product koopt dat je niet kunt leveren, omdat je systeem een hogere voorraad toonde dan je echt had. Het is bijna altijd een synchronisatieprobleem. Je werkelijke voorraad en de voorraadtelling van je systeem zijn uit elkaar gelopen.
De meest voorkomende oorzaken zijn handmatige fouten, zoals vergeten de voorraad bij te werken nadat retouren of beschadigde goederen zijn afgevoerd. Het gebeurt ook als je op meerdere kanalen verkoopt en een verkoop op het ene kanaal de telling op een ander niet direct bijwerkt. Een verkoop via je eigen webshop en een verkoop via een marktplaats voor hetzelfde artikel kunnen, als ze niet in realtime synchroniseren, allebei worden verwerkt voordat een van beide kanalen de beschikbare telling bijwerkt.
Oververkoop voorkomen begint met juiste tellingen. Vergelijk je fysieke voorraad volgens een vast schema met de telling van je systeem. Voor webshops met weinig volume is maandelijks haalbaar. Voor webshops met veel volume wekelijks of na elke grote levering. Verkoop je op meerdere kanalen, zorg dan dat ze allemaal uit één voorraadbron putten in plaats van aparte tellingen bij te houden.
Je kunt in je systeem ook een voorraadbuffer instellen. Met een buffer van twee of drie stuks toont je webshop een product als uitverkocht terwijl er nog twee of drie stuks zijn. Dat is een vangnet dat je tijd geeft om tellingen te controleren voordat de laatste stuks verkopen. Je ruilt een klein beetje mogelijke omzet in voor een veel kleiner risico op oververkoop.
Wat is het verschil tussen FIFO en LIFO?
FIFO staat voor first in, first out. Het betekent dat je de oudste voorraad het eerst verkoopt. LIFO staat voor last in, first out, wat betekent dat je de nieuwste voorraad het eerst verkoopt.
Voor de meeste fysieke producten is FIFO de juiste aanpak. Producten die verlopen, achteruitgaan of uit de mode raken, moeten worden verkocht in de volgorde waarin ze zijn ontvangen, zodat oudere voorraad niet eindeloos achter nieuwere blijft liggen. Een voedingsmerk, een huidverzorgingsmerk of een kledingmerk met seizoenscollecties heeft allemaal FIFO nodig. De eerste ontvangen partij is de eerste partij die wordt verzonden.
LIFO wordt in sommige boekhoudkundige contexten gebruikt, maar is zelden de juiste operationele aanpak voor e-commercemerken. De uitzondering zijn producten waarvan de staat niet achteruitgaat en waarbij houdbaarheid geen rol speelt, zoals bepaalde duurzame goederen of digitale artikelen. Zelfs dan kiezen de meeste webshops voor FIFO, omdat het het risico verkleint dat je verlopen of verouderde voorraad aanhoudt.
Hoe beheer je voorraad voor producten met varianten?
Varianten zijn de combinaties van maat, kleur, materiaal of andere opties die verschillende versies van hetzelfde basisproduct maken. Een t-shirt in vijf kleuren en vier maten is één product met twintig varianten. Elke variant heeft een eigen voorraadtelling, een eigen bestelpunt en een eigen verkoopsnelheid.
Voorraad op variantniveau beheren is meer werk dan op productniveau, maar het is de enige aanpak die variantspecifiek uitverkocht raken voorkomt. Een product dat als beschikbaar wordt getoond, kan in de populairste maat of kleur toch uitverkocht zijn. Voorraad bijhouden op variantniveau maakt die gaten zichtbaar voordat een koper ertegenaan loopt.
Groepeer je variantgegevens als je beslissingen over nabestellen bekijkt. Een rood t-shirt in L verkoopt misschien sneller dan hetzelfde shirt in XS. Stel variantspecifieke bestelpunten in voor je bestsellers en accepteer dat langzaam verkopende varianten met een kleinere veiligheidsbuffer kunnen. Zo zit er minder kapitaal vast in langzame voorraad, zonder dat je best verkopende varianten onbeschermd zijn.
Hoe doe je een voorraadtelling of voorraadcontrole?
Een voorraadtelling is een fysieke controle van wat je echt hebt tegenover wat je systeem zegt. Het verschil tussen die twee getallen heet krimp, en het ontstaat door retouren die niet goed zijn verwerkt, beschadigde goederen die niet zijn afgeschreven, diefstal en simpele telfouten.
Volledige voorraadtelling
Een volledige telling controleert alle artikelen in de voorraad van je webshop in één keer. Het is de nauwkeurigste methode en de meest ontwrichtende. Bij webshops met een groot assortiment gebeurt een volledige telling meestal een of twee keer per jaar, vaak aan het einde van een boekjaar. Je moet elk product en elke variant tellen en het resultaat vergelijken met de telling van je systeem.
Cyclisch tellen
Cyclisch tellen controleert een deel van je voorraad volgens een roulerend schema in plaats van alles tegelijk. Elke week of maand wordt een ander deel van je assortiment geteld. Over een jaar is elk product minstens één keer geteld. Dit is minder ontwrichtend dan een volledige telling en vangt afwijkingen af voordat ze oplopen. Het is de voorkeursmethode voor webshops met veel voorraad die hun bedrijf niet voor een volledige telling kunnen stilleggen.
Steekproeven
Steekproeven zijn niet geplande tellingen van specifieke waardevolle of snel verkopende producten. Ze worden aangezwengeld door een signaal, zoals een bestelpunt dat eerder wordt bereikt dan verwacht of een klacht van een klant over een product dat als op voorraad stond terwijl het niet beschikbaar was. Steekproeven bevestigen of de systeemtelling klopt voor een specifiek artikel zonder het hele assortiment te controleren.
Wat is veiligheidsvoorraad en hoeveel moet je aanhouden?
Veiligheidsvoorraad is de reserve die je boven je minimale werkniveau aanhoudt om onverwachte vraagpieken of leveringsvertragingen op te vangen. Het is voorraad waarvan je hoopt dat je hem niet nodig hebt, maar waar je blij mee bent als levertijden uitlopen of een product ineens sneller verkoopt dan verwacht.
De juiste hoeveelheid veiligheidsvoorraad hangt af van hoe wisselend je vraag is en hoe betrouwbaar je leveranciers zijn. Een product met stabiele, voorspelbare verkoop en een leverancier die altijd op tijd levert, heeft heel weinig veiligheidsvoorraad nodig. Een product met grillige verkoop of een leverancier met wisselende levertijden heeft er meer nodig. Bereken veiligheidsvoorraad op basis van de slechtst denkbare levertijd en de hoogste verkoopsnelheid die je in een vergelijkbare periode hebt gezien, en vergelijk dat met je gemiddelde scenario. Het verschil tussen worst case en gemiddeld is grofweg hoeveel veiligheidsvoorraad je nodig hebt.
Te veel veiligheidsvoorraad legt geld vast in voorraad die ligt in plaats van verkoopt. Te weinig geeft uitverkochte producten die je verkopen en het vertrouwen van kopers kosten. Bekijk veiligheidsvoorraadniveaus na elke periode met ongewone vraag, zoals een promotiecampagne, een productlancering of een seizoenspiek.
Hoe beheer je voorraad tijdens een uitverkoop of actie?
Actieperiodes persen de verkoopsnelheid van de betrokken producten sterk samen. Een product dat in normale tijden 10 stuks per week verkoopt, kan er in de eerste twee dagen van een uitverkoop 100 verkopen. Voorraadsystemen die bij normaal volume prima werken, kunnen bij een piek achterlopen als ze niet zijn ingericht op snelle orderverwerking.
Bekijk vóór elke actie de voorraad van elk product dat je erin wilt opnemen. Stel voorzichtige deelnamelimieten in als je voorraad krap is. Het is beter een actie af te kappen bij een bepaald aantal stuks dan oververkopen en geld terugbetalen in je drukste periode.
Vergelijk na de actie je tellingen voordat je weer normaal handelt. Actiebestellingen zorgen soms voor een achterstand in de verwerking waardoor de voorraadtelling niet goed wordt bijgewerkt. Een controle na de actie vangt die gaten af voordat ze doorlopen in je gewone voorraadbeheer.
Hoe WEMASY voorraadbeheer regelt
Het e-commercesysteem van WEMASY bevat ingebouwde voorraadregistratie met realtime voorraadupdates zodra bestellingen binnenkomen, tellingen per variant, meldingen bij lage voorraad en de optie om automatisch de status uitverkocht te tonen zodra de voorraad nul bereikt. Je kunt bestelgrenzen instellen en voorraadrapporten bekijken in het dashboard van je webshop. Bekijk wat er in elk abonnement zit op de prijspagina. Voor een diepere blik op hoe voorraad samenhangt met je productinrichting lees je wat een productcatalogus is en hoe je er een bouwt.
Ook interessant: Wat is e-commerce? en Hoe werkt een webshop?.
Veelgestelde vragen
Wat is de beste manier om voorraad bij te houden als ik helemaal geen systeem heb?
Begin met een spreadsheet en een telling. Zet elk product en elke variant die je voert op een lijst, vul de huidige hoeveelheid in en noteer de levertijd van je leverancier. Noteer elke verkoop en elke levering. Zo heb je een basis. Heb je een eerste telling en een manier om die bij te werken, dan zie je snel waar de handmatige aanpak vastloopt. Dat is meestal het punt waarop een geautomatiseerd systeem nodig wordt. Het doel van de handmatige fase is je assortiment goed genoeg te leren kennen om een geautomatiseerd systeem juist in te richten. Met de websitebouwer van WEMASY richt je dit direct in op je webshop.
Hoe beheer ik voorraad voor producten die ik tegelijk in mijn eigen webshop en op een marktplaats verkoop?
Verkopen op meerdere kanalen vraagt om één bron van waarheid voor voorraad. Houdt elk kanaal een eigen telling bij, dan is oververkoop bijna onvermijdelijk. Gebruik een voorraadsysteem dat voorraad in realtime synchroniseert over alle kanalen, zodat een verkoop ergens direct de beschikbare voorraad overal verlaagt. Ondersteunt je e-commercesysteem dit niet standaard, dan is een multichannel-voorraadapp die je kanalen koppelt aan een gedeelde telling de volgende optie. Op twee kanalen verkopen met aparte voorraadtellingen en hopen dat het goed gaat, is niet houdbaar naarmate het volume groeit.
Moet ik nabestellingen (backorders) toestaan als ik uitverkocht ben?
Met backorders kunnen kopers een product kopen dat je nu niet hebt, met een leverdatum zodra de voorraad binnen is. Ze kunnen de omzet op peil houden tijdens een tekort, maar vragen duidelijke communicatie met kopers over de verwachte wachttijd. Bied je backorders aan, toon dan de verwachte verzenddatum prominent en stuur een bevestigingsmail die de termijn herhaalt. Bied nooit backorders aan als je niet zeker weet wanneer de voorraad binnenkomt. Kopers die een product in backorder bestellen en daarna niets horen, annuleren eerder en laten eerder een negatieve review achter dan kopers die te horen kregen dat het product gewoon uitverkocht was.
Hoe beheer ik voorraad voor producten die ik zelf maak in plaats van bij een leverancier te kopen?
Bij handgemaakte producten of producten op bestelling draait voorraadbeheer om productiecapaciteit en niet om magazijnvoorraad. Houd bij welke materialen en onderdelen je nodig hebt voor elk product, je huidige materiaalvoorraad en je productiesnelheid. Bestelpunten gelden voor je grondstoffen, niet voor eindproducten. Stel per product een realistische levertijd in op basis van hoe lang het duurt om het te maken en toon die termijn aan kopers bij de kassa. Groeit je aantal bestellingen sneller dan je productiecapaciteit, dan is dat gat het belangrijkste voorraadsignaal in je bedrijf.
Wat is dode voorraad en hoe voorkom ik die?
Dode voorraad is voorraad die niet verkoopt en waarschijnlijk niet zal verkopen tegen de huidige prijs. Het legt kapitaal vast, neemt opslagruimte in en wijst op een inkoop- of prognosefout. Om het te voorkomen, koop je voorzichtig in voor nieuwe of onbewezen producten en schaal je bestellingen pas op als je echte verkoopdata hebt. Bekijk langzaam verkopende artikelen maandelijks. Een product dat 60 dagen niet is verkocht, komt in aanmerking voor een prijsverlaging of een promotiepush voordat het blijvend vastzittende voorraad wordt. Hoe eerder je handelt bij langzame voorraad, hoe meer van je investering je terugkrijgt.
Hoe beïnvloedt dropshipping het voorraadbeheer?
Bij dropshipping heb je geen fysieke voorraad. Je leverancier verstuurt rechtstreeks naar je koper zodra een bestelling is geplaatst. Voorraadbeheer betekent in dit model de voorraadbeschikbaarheid van je leverancier bijhouden, niet je eigen. Het risico is dat de voorraadtelling van je leverancier en de beschikbaarheid in je webshop uit de pas lopen. Een koper koopt een product dat je webshop als op voorraad toont, terwijl je leverancier is uitverkocht. Dat geeft een oververkoopsituatie die moeilijker te voorkomen is, omdat je afhankelijk bent van de nauwkeurigheid van de data van je leverancier. Stel je webshop waar mogelijk in om beschikbaarheid bij te werken op basis van realtime leveranciersfeeds en zet een proces op om de voorraadniveaus van de leverancier regelmatig te controleren.