Je vult een formulier in en hoort niets terug. Geen bevestiging. Geen e-mail. Geen "we hebben je bericht ontvangen". Je weet niet of het gelukt is. Je hebt in de leegte verstuurd. Verstuur nu een ander formulier en krijg meteen een e-mail: "Bedankt. We hebben je bericht ontvangen." Opeens voel je je zeker. Je weet dat het bij iemand is aangekomen.
Dat verschil tussen twijfel en zekerheid is wat e-mailautomatisering doet. Dit artikel laat zien hoe je automatisch bevestigingsmails naar bezoekers stuurt nadat ze een formulier versturen, hoe je je team op de hoogte brengt van nieuwe inzendingen en hoe je e-mail gebruikt om meer ingevulde formulieren en meer vertrouwen te krijgen.
Wat e-mailautomatisering voor formulieren doet
E-mailautomatisering voor formulieren betekent dat je e-mails instelt die na een inzending automatisch worden verstuurd. Twee soorten e-mails komen vaak voor:
Bevestigingsmails aan de bezoeker: "Bedankt voor je bericht. We hebben het ontvangen en reageren binnen 24 uur."
Meldingsmails aan je team: "Nieuwe inzending via het contactformulier van Jane Smith: jane@example.com. Bericht: [gegevens van de inzending]."
Beide hebben een doel. Bevestigingsmails stellen de bezoeker gerust dat er iets is gebeurd. Meldingsmails waarschuwen je team, zodat ze kunnen reageren.
Waarom bevestigingsmails belangrijker zijn dan je denkt
Een bevestigingsmail doet twee dingen:
Het bewijst aan de bezoeker dat de inzending gelukt is. Zonder die mail weten ze het niet. Dat leidt tot dubbele inzendingen, e-mails naar de klantenservice met de vraag "hebben jullie mijn formulier ontvangen?" en verlies van vertrouwen.
Het schept verwachtingen. Met een bevestigingsmail kun je zeggen hoe lang het duurt voordat ze iets horen. "We reageren binnen 24 uur" is een belofte. Houd je eraan. Zeg je 24 uur en reageer je binnen 2 uur, dan is de bezoeker blij verrast. Zeg je 24 uur en duurt het een week, dan is hij gefrustreerd.
Soorten formulier-e-mails
Bevestigingsmails
Direct na de formulierinzending verstuurd. Houd ze kort en geruststellend. Neem op:
Een bedankje. Bevestiging dat de inzending is ontvangen. Wanneer ze een reactie kunnen verwachten. (Optioneel) Een samenvatting van wat ze hebben ingestuurd. (Optioneel) Vervolgstappen of handige informatie.
Houd de e-mail kort. Een of twee alinea's. De meeste mensen scannen e-mails. Lange bevestigingsmails worden niet gelezen.
Meldingsmails aan je team
Verstuurd naar je team of naar jezelf als er een formulierinzending binnenkomt. Neem alle relevante informatie op, zodat je team weet wat te doen:
De naam, het e-mailadres en het telefoonnummer van de bezoeker (als je die vraagt). Wat ze hebben ingestuurd (bij een berichtveld). Welk formulier ze hebben ingevuld (als je meerdere formulieren hebt). Een directe link om de volledige inzending in je formuliertool te bekijken.
Deze e-mails zijn voor intern gebruik. Maak ze uitgebreid. Je team heeft alle informatie nodig om snel te reageren.
Voorwaardelijke e-mails
Met sommige formuliertools stuur je verschillende e-mails, afhankelijk van de inzending. Bijvoorbeeld: kiest iemand "Vraag over verkoop", dan krijgt die persoon een bevestigingsmail van de verkoopafdeling. Kiest iemand "Technische ondersteuning", dan krijgt die persoon een bevestigingsmail van de technische ondersteuning.
Door deze personalisatie voelt de ervaring relevanter. Bezoekers merken dat hun eigen vraag wordt opgepakt en dat ze geen standaardantwoord kregen.
E-mailautomatisering voor formulieren instellen
In je formuliertool
De meeste formuliertools hebben e-mailautomatisering ingebouwd. Log in bij je formuliertool. Zoek het formulier. Zoek de instellingen voor "e-mail" of "automatiseringen". Je ziet opties zoals:
Bevestigingsmail naar de verzender sturen. Meldingsmail naar [je e-mailadres] sturen. Het onderwerp en het bericht van de e-mail aanpassen.
Veel formuliertools hebben sjablonen, zodat je niet vanaf nul hoeft te schrijven. Kies een sjabloon, pas hem aan op je merk en sla hem op.
De automatisering testen
Test de e-mailautomatisering voordat je haar aanzet. Verstuur een testinzending en controleer of je zowel de bevestigingsmail als de meldingsmail ontvangt. Komt een van beide niet aan:
Controleer of het e-mailadres klopt. Kijk in je spammap (automatische e-mails belanden soms in de spam). Controleer in de e-mailinstellingen van de formuliertool of de automatisering aanstaat.
Veelvoorkomende problemen met e-mailautomatisering
E-mails worden niet verstuurd
De meest voorkomende oorzaak is dat de e-mailinstellingen van de formuliertool uitstaan of niet goed zijn ingesteld. Ga terug naar het formulier en controleer de instellingen voor e-mailautomatisering. Staat de schakelaar "aan"? Klopt het e-mailadres van de ontvanger? Is er een testknop waarmee je een testmail kunt versturen?
E-mails komen in de spam terecht
Belanden je bevestigingsmails in de spammap van bezoekers, dan is het een probleem met bezorging. De formuliertool verstuurt de e-mails wel, maar de e-mailprovider van de ontvanger denkt dat het spam kan zijn.
Gebruik voor betere bezorging een afzenderadres dat bij je domein past. Is je website bijvoorbeeld example.com, verstuur bevestigingsmails dan vanaf noreply@example.com en niet vanaf een algemeen no-reply-adres. Een passend domein wekt vertrouwen.
E-mails bevatten gevoelige informatie
Vraagt je formulier om wachtwoorden, betaalgegevens of andere gevoelige gegevens, zet die dan niet in meldingsmails. Je team hoeft geen wachtwoorden te zien. De formuliertool moet gevoelige gegevens niet in de e-mail opnemen of ze automatisch maskeren (bijvoorbeeld alleen de laatste 4 cijfers van een creditcardnummer tonen).
Tips voor bevestigingsmails van formulieren
Noem een duidelijke reactietijd: zeg de bezoeker wanneer hij een reactie kan verwachten. "We reageren binnen 24 uur" is beter dan geen termijn.
Maak het persoonlijk: heb je de naam, gebruik die dan. "Hoi Jane" voelt beter dan "Hallo".
Houd het kort: drie of vier zinnen. Een bevestigingsmail is niet de plek voor een verkooppraatje.
Voeg zo nodig een oproep tot actie toe: moeten ze nog iets doen, zeg het dan. "Heb je vragen? Reageer dan op deze e-mail."
Geef het je eigen stijl: gebruik je logo, kleuren en toon, zodat de e-mail van jou lijkt te komen en niet van een algemene formuliertool.
Tips voor meldingsmails aan je team
Geef alle relevante context: je team hoeft niet in te loggen bij de formuliertool om de details te zien. Zet de gegevens van de inzending in de e-mail.
Maak het scanbaar: gebruik regelafbrekingen en opmaak, zodat de e-mail in één oogopslag leesbaar is.
Voeg een directe link toe: zet er een link in om de volledige inzending in je formuliertool te bekijken. Je team moet met één klik op de juiste plek zijn.
Verstuur niet te vaak: heb je veel formulierinzendingen en stuur je bij elke inzending een melding, dan loopt je inbox vol. Overweeg bij formulieren met veel volume een dagelijks overzicht ("hier zijn alle inzendingen van vandaag") in plaats van losse e-mails.
Geavanceerde automatisering: voorwaardelijke e-mails op basis van antwoorden
Met sommige formuliertools stuur je verschillende e-mails, afhankelijk van wat de bezoeker heeft ingevuld. Heeft je formulier voorwaardelijke velden, dan kun je ook voorwaardelijke e-mails sturen.
Voorbeeld: je formulier vraagt "In welk product ben je geïnteresseerd?" Kiest iemand "Product A", dan sturen ze een bevestigingsmail over Product A. Kiest iemand "Product B", dan sturen ze een andere bevestigingsmail over Product B.
Dit vraagt iets meer instelwerk, maar maakt de ervaring voor elke bezoeker veel relevanter.
Zo regelt WEMASY formulier-e-mails
WEMASY stuurt na het versturen van je formulier automatisch bevestigingsmails naar bezoekers. Je past het onderwerp, het bericht en het afzenderadres aan. Je kunt ook meldingsmails voor je team instellen, zodat je inbox een melding krijgt zodra er een nieuwe inzending binnenkomt. Zowel bevestigingsmails als meldingsmails kun je aanpassen of uitzetten als je ze niet wilt. WEMASY ondersteunt ook voorwaardelijke e-mails, zodat verschillende bezoekers een andere bevestiging krijgen, afhankelijk van hun inzending.
Stel e-mailautomatisering in bij de formulierinstellingen in WEMASY, of kijk op de prijspagina welke e-mailfuncties in je abonnement zitten.