Je verzamelt formuliergegevens met een reden. Je wilt ze analyseren, delen met je team, importeren in een ander systeem of gebruiken om beslissingen te nemen. Maar blijven die gegevens opgesloten in het dashboard van je formuliertool, dan kun je niets van dat alles. Gegevens waar je niet bij kunt, zijn gegevens die je niet gebruikt.
Dit artikel behandelt alle manieren om je formulierinzendingen te bekijken, welke methode het best past bij welke situatie en waar je op let bij een formuliertool die je echt eigenaar van je gegevens laat zijn.
Waarom je toegang tot je formuliergegevens nodig hebt
Formuliergegevens hebben alleen waarde als je ze kunt gebruiken. Misschien moet je nu:
Alle inzendingen in een spreadsheet analyseren om patronen te vinden (welke pagina’s de meeste gekwalificeerde leads opleveren, welke vragen onvolledige antwoorden krijgen). Details van inzendingen in realtime met je team delen (het salesteam moet nieuwe leads direct zien). Inzendingen archiveren voor naleving of juridische dossiers. Gegevens naar een ander systeem verplaatsen (je CRM, een datawarehouse of een eigen applicatie). Een back-up van je gegevens maken als veiligheidsmaatregel. Inzendingen segmenteren of filteren (toon me alleen leads met hoge prioriteit). Cijfers in de loop van de tijd volgen (hoeveel leads per week, conversiepercentages enzovoort).
Maakt je formuliertool toegang tot deze gegevens moeilijk of onmogelijk, dan kunnen de gegevens net zo goed niet bestaan. Je verzamelde ze maar kunt ze niet gebruiken. Een formuliertool die je gegevens opsluit, is een tool die te veel macht over je bedrijf heeft.
CSV-export: de meest gebruikelijke manier om gegevens te bekijken
CSV (door komma’s gescheiden waarden) is het universele gegevensformaat. Bijna elke tool kan het lezen. Bijna elke formuliertool kan het maken. Dit moet je weten.
Hoe CSV-export werkt
Je logt in op je formuliertool, kiest een formulier, klikt op “exporteren” en kiest een periode of specifieke inzendingen. De tool pakt al die gegevens in een CSV-bestand en downloadt het naar je computer. Open het in Excel of Google Sheets. Elke rij is een inzending. Elke kolom is een veld.
Het is eenvoudig en het werkt voor de meeste mensen.
Beperkingen van CSV-export
CSV-export is nuttig, maar heeft beperkingen:
Eenmalige momentopname: bij het exporteren krijg je de inzendingen die op dat moment bestonden. Je moet opnieuw exporteren om nieuwe inzendingen te krijgen. Er is geen “automatische synchronisatie” of “houd deze spreadsheet bijgewerkt”.
Enorme bestanden: heb je duizenden inzendingen, dan kan de CSV enorm zijn (bestanden van 10 MB vertragen Excel). Sommige spreadsheetprogramma’s hebben moeite met zulke grote bestanden.
Grote tekstvelden: bevat je formulier een tekstgebied waarin mensen langere antwoorden schrijven, dan kunnen die de CSV-opmaak breken of rijen maken die in een spreadsheet moeilijk te lezen zijn.
Geen stapsgewijze updates: je kunt niet exporteren “geef me alleen de inzendingen van de afgelopen 24 uur sinds mijn laatste export”. Je exporteert telkens alles.
Verwijderde inzendingen: wordt een inzending na het exporteren verwijderd (bijvoorbeeld voor het recht op vergetelheid in de AVG), dan staat hij nog steeds in je oude exportbestand. Je CSV gelijk houden met je werkelijke gegevens vraagt handmatig werk.
Wanneer CSV-export de juiste keuze is
Gebruik CSV-export als je een eenmalige momentopname of af en toe toegang tot je gegevens nodig hebt. Het werkt voor:
Maandelijkse of wekelijkse gegevensreviews. Gegevens delen met iemand die ze eenmalig nodig heeft, niet constant. Handmatig een back-up van je gegevens maken. Analyse in Excel die je niet elke dag hoeft te herhalen.
Geautomatiseerde rapportagedashboards
Geavanceerdere formuliertools bieden ingebouwde rapportage. In plaats van naar een spreadsheet te exporteren, bekijk je realtime rapporten in het formulierdashboard.
Wat rapportagedashboards bevatten
Gangbare cijfers: aantal inzendingen in de loop van de tijd, inzendpercentage (hoeveel per dag of week), voltooiingspercentage (hoeveel mensen beginnen versus afmaken), gegevens per veld (meest voorkomende antwoorden op een meerkeuzevraag), geografische gegevens (als je locatie-informatie verzamelde), verdeling per apparaat (hoeveel verzonden vanaf mobiel versus desktop).
Voordelen van ingebouwde rapportage
Realtime gegevens (altijd actueel). Geen handmatig exporteren. Grafieken die makkelijker te begrijpen zijn dan ruwe CSV. Gefilterde weergaven (toon me alleen inzendingen van vorige week). Sommige tools waarschuwen je als het inzendpercentage onverwacht daalt.
Beperkingen van ingebouwde rapportage
Je bent beperkt tot de rapporten die de tool biedt. Heb je een eigen analyse nodig, dan kan dat niet. Geavanceerde analyse is meestal alleen mogelijk met CSV-export of API-toegang.
API-toegang: voor ontwikkelaars en integraties
Met een API (applicatie-interface) vraag je je formuliergegevens programmatisch op. In plaats van handmatig een bestand te downloaden, vraagt je eigen code de formuliertool “geef me alle inzendingen vanaf deze datum” en antwoordt de formuliertool met de gegevens in een gestructureerd formaat (meestal JSON).
Wanneer API-toegang ertoe doet
Gebruik API’s als je nodig hebt:
Realtime synchronisatie: nieuwe inzendingen automatisch van je formulier naar een database of datawarehouse verplaatsen zodra ze binnenkomen.
Eigen integraties: een eigen tool bouwen die toegang tot formuliergegevens nodig heeft. Met API-toegang vraag je de gegevens programmatisch op in plaats van handmatig te exporteren.
Stapsgewijze updates: de API vragen “geef me alleen de inzendingen van het laatste uur” in plaats van elke keer alles te downloaden.
Complexe werkstromen: automatisch acties starten op basis van formulierinzendingen (als iemand verzendt, stuur hem naar een ander systeem, controleer hem tegen een database enzovoort).
Hoe API’s van formuliertools werken
De meeste API’s gebruiken REST (representational state transfer) of webhooks. Bij REST doet je code HTTP-verzoeken aan de formuliertool om gegevens te vragen. Bij webhooks stuurt de formuliertool automatisch gegevens naar je systemen zodra inzendingen binnenkomen.
Beide vragen API-authenticatie (je geeft inloggegevens op, zodat de formuliertool weet dat jij het echt bent die gegevens opvraagt). De meeste API’s hebben limieten (je mag niet vaker dan X keer per seconde gegevens opvragen) om misbruik te voorkomen.
Technische eisen voor API-toegang
Een API gebruiken vraagt om een ontwikkelaar of iemand die vertrouwd is met code. Ben je niet technisch, dan is API-toegang niet nuttig voor je. Maar heb je technische middelen, dan is het krachtig.
Kosten van API-toegang
Veel formuliertools bieden API-toegang gratis. Sommige rekenen extra. Sommige bieden alleen beperkte API-toegang op hun goedkoopste abonnementen. Controleer voordat je een formuliertool kiest of API-toegang in je abonnement zit.
Webhooks: gegevens naar andere systemen sturen
Een webhook is een vorm van API waarbij de formuliertool automatisch gegevens naar jou stuurt in plaats van dat jij ze opvraagt. Verzendt iemand een formulier, dan stuurt de tool die gegevens naar een URL die jij opgeeft.
Hoe webhooks werken
Je geeft de formuliertool een URL (een eindpunt op je server of een externe automatiseringsdienst). Elke keer dat iemand een formulier verzendt, stuurt de formuliertool de inzending automatisch naar die URL.
Zo werken formulierintegraties. Koppel je je formulier aan een CRM, dan gebruikt de formuliertool webhooks om elke inzending automatisch naar het CRM te sturen.
Voordelen van webhooks
Automatisch (geen polling, geen “controleer op updates”). Realtime (gegevens worden direct doorgestuurd). Minder bandbreedte (je downloadt geen grote bestanden). Integraties zijn eenvoudig in te stellen als de formuliertool en het ontvangende systeem webhooks ondersteunen.
Beperkingen van webhooks
Je kunt via een webhook geen historische gegevens opvragen (het stuurt alleen nieuwe inzendingen vanaf nu). Ligt het ontvangende systeem eruit wanneer de webhook probeert te leveren, dan kan de inzending verloren gaan. Je hebt een betrouwbaar eindpunt nodig om de gegevens te ontvangen.
Gegevensportabiliteit: eigenaar zijn van je gegevens
De beste formuliertools maken het makkelijk om al je gegevens eruit te halen. Controleer of je tool:
CSV-export van alle inzendingen toestaat (niet alleen recente). API-toegang biedt om gegevens programmatisch op te halen. Bulkexport biedt (alle gegevens van alle tijden in één keer downloaden). Het aantal gegevens dat je kunt exporteren niet kunstmatig beperkt. Duidelijke documentatie heeft over hoe je bij je gegevens komt.
Maakt je formuliertool iets hiervan moeilijk, dan zit je vast. Een tool die je aan je gegevens vastzet, is een tool die te veel macht over je bedrijf heeft.
Kiezen tussen exportmethoden
Verschillende situaties vragen om verschillende methoden:
Snelle eenmalige analyse: gebruik CSV-export. Inloggen, exporteren, openen in Excel, klaar in minuten.
Regelmatige rapportage: gebruik ingebouwde dashboards als die er zijn, of stel API-toegang in voor geautomatiseerde rapportage.
Koppeling met een datawarehouse: gebruik de API of webhooks om nieuwe inzendingen automatisch naar je datawarehouse te synchroniseren.
Archivering voor naleving: gebruik bulk-CSV-export om een back-up van alle inzendingen te maken voor juridische vastlegging.
Systeemmigratie: stap je over op een andere formuliertool, gebruik dan de API of bulkexport om al je gegevens naar de nieuwe tool te verplaatsen.
Hoe WEMASY toegang tot formuliergegevens regelt
WEMASY staat CSV-export van alle inzendingen voor elke periode toe. De export bevat alle velden en alle eigen gegevens. Je bekijkt formulierinzendingen ook via het dashboard met realtime weergaven van aantallen inzendingen, veldantwoorden en trends. WEMASY ondersteunt ook webhooks, zodat je automatiseringen instelt om inzendingen automatisch naar externe systemen te sturen. Voor technische integraties is API-toegang beschikbaar, afhankelijk van je abonnement. Ga naar je WEMASY-account om gegevens te exporteren of kijk op de prijspagina welke functies voor gegevenstoegang in je abonnement zitten.