Een klant verstuurt een formulier. Je verkoopteam ziet het nooit, omdat het alleen in je formuliertool staat. Je boekhouding weet niet dat er een nieuwe klant is, omdat de gegevens nooit in hun spreadsheet kwamen. Je klantenservice mist context, omdat ze geen toegang hebben tot de inzending. Ondertussen kopieer je dezelfde gegevens met de hand naar drie verschillende systemen, typ je dezelfde informatie drie keer en maak je nog steeds fouten.
Dit artikel laat zien hoe je formulierinzendingen tegelijk naar meerdere platforms synchroniseert, zodat elk team dat de gegevens nodig heeft ze automatisch en direct krijgt.
Wat gegevens synchroniseren betekent en waarom het ertoe doet
Gegevens synchroniseren betekent dat formulierinzendingen automatisch tegelijk naar meerdere systemen worden gestuurd. Als iemand een formulier verstuurt, gaan de gegevens naar je CRM, een e-maillijst, een spreadsheet, een projectmanagementtool en overal waar je ze nodig hebt. Binnen seconden. In één handeling.
Zonder synchronisatie zitten gegevens in silo's. Het verkoopteam heeft onvolledige gegevens in het CRM. De financiële afdeling heeft iets anders in de spreadsheet. De klantenservice weet niet dat er een nieuwe klant is. Iedereen werkt vanuit een andere bron van waarheid.
Synchronisatie houdt alle systemen actueel. Eén inzending bereikt alle bestemmingen. Iedereen heeft dezelfde informatie.
Eenrichtingssynchronisatie of tweerichtingssynchronisatie
Eenrichtingssynchronisatie (van formulier naar andere systemen)
Gegevens gaan van je formulier naar andere tools. Als iemand een formulier verstuurt, gaan de gegevens naar je CRM, e-mailplatform, spreadsheet en meer. Dit is het gangbaarste patroon. De formulierinzending zet de synchronisatie in gang.
Tweerichtingssynchronisatie
Komt minder vaak voor, maar is soms nodig. Gegevens gaan beide kanten op. Werkt iemand bijvoorbeeld het contact in je CRM bij, dan wordt die wijziging teruggesynchroniseerd naar wat je formuliertool van die persoon heeft. Of werk je een spreadsheet bij, dan ziet de formuliertool de wijziging.
Tweerichtingssynchronisatie is ingewikkelder en wordt meestal alleen gebruikt voor kritieke gegevensstromen waarbij perfect gelijk lopen telt.
De meeste toepassingen van formulieren hebben genoeg aan eenrichtingssynchronisatie: van het formulier naar al het andere.
Omgaan met meerdere bestemmingen met verschillende structuren
De uitdaging: je formulier verzamelt "naam" en "bedrijf", maar je CRM splitst naam in "first_name" en "last_name". Je spreadsheet heeft een veld "company_name". Je e-mailplatform heeft alleen "email" nodig.
Gegevens koppelen (mappen) lost dit op. Bij het instellen van synchronisaties geef je elke bestemming aan hoe die je formuliergegevens ontvangt. Het veld "naam" van het formulier gaat naar het veld "first_name" van het CRM. Het veld "e-mail" van het formulier gaat naar het veld "email" van het e-mailplatform. Enzovoort.
De meeste synchronisatietools regelen deze koppeling automatisch. Je klikt alleen aan welk veld waarheen gaat.
Synchronisatie naar meerdere platforms instellen met een automatiseringsdienst
Optie 1: Meerdere losse synchronisaties
Maak voor elke bestemming een aparte automatisering. Automatisering 1: formulier naar CRM. Automatisering 2: formulier naar e-mailplatform. Automatisering 3: formulier naar spreadsheet. Wordt een formulier verstuurd, dan gaan alle drie de automatiseringen af. De gegevens gaan naar alle drie de plekken.
Dit is eenvoudig in te stellen en makkelijk te beheren. Het nadeel: heb je 10 bestemmingen, dan heb je 10 automatiseringen nodig, en de dienst rekent per automatisering.
Optie 2: Workflows met meerdere stappen in een automatiseringsdienst
Maak één automatisering met meerdere actiestappen. Trigger: formulierinzending. Actie 1: toevoegen aan CRM. Actie 2: toevoegen aan e-maillijst. Actie 3: rij toevoegen aan spreadsheet. Alles in één automatisering.
Dit is efficiënter en goedkoper als je veel bestemmingen hebt. Eén automatisering doet veel.
Voorwaardelijk synchroniseren (niet alles gaat overal naartoe)
Misschien wil je niet dat elke inzending naar elke bestemming gaat. Misschien gaan verkoopvragen naar het CRM, maar vragen voor de klantenservice niet. Misschien synchroniseer je alleen leads met hoge prioriteit naar het e-mailplatform.
Gebruik voorwaarden. Stel in je synchronisatietool regels in: "Synchroniseer alleen als inquiry_type = Sales" of "Synchroniseer alleen als priority = High".
Zo blijven je systemen schoon. Je overspoelt niet elk systeem met elke inzending. Alleen relevante gegevens gaan naar de juiste plekken.
Datakwaliteit in gesynchroniseerde systemen
Als gegevens naar meerdere plekken worden gesynchroniseerd, telt kwaliteit. Een typefout in je formulier wordt een typefout in alle vijf de systemen.
Valideer het formulier voordat je synchroniseert. Gebruik verplichte velden, e-mailvalidatie en controles op notatie. Schone gegevens aan de voorkant betekenen schone gegevens overal waar ze naartoe gaan.
Synchronisaties bewaken en fouten oplossen
Ook goede synchronisatie mislukt soms. Een bestemming kan offline zijn. Een API kan veranderen. Een veldkoppeling kan breken.
Controleer je synchronisaties regelmatig. Kijk of de gegevens bij alle bestemmingen aankomen. De meeste synchronisatietools hebben logboeken of dashboards met succes- en foutpercentages. Bekijk die wekelijks om problemen vroeg te vinden.
Mislukt een synchronisatie, negeer het dan niet. Los het op. Je systemen lopen niet gelijk totdat je dat doet.
Kosten van synchronisatie naar meerdere platforms
Synchronisatiediensten rekenen per taak of per maand. Heb je veel synchronisaties die vaak draaien, dan lopen de kosten op. Reken uit:
Hoeveel formulierinzendingen per maand? Hoeveel bestemmingen? Dat is samen het aantal synchronisatietaken per maand. Wat rekent je synchronisatiedienst voor dat volume?
Soms is het goedkoper om waar mogelijk native koppelingen te gebruiken (die zitten meestal in de prijs van je formuliertool) en een automatiseringsdienst alleen te gebruiken voor systemen zonder native koppeling.
Zo regelt WEMASY synchronisatie naar meerdere platforms
WEMASY heeft native koppelingen met grote platforms (CRM, e-mail en meer). Voor platforms zonder native koppeling ondersteunt WEMASY automatiseringsdiensten en andere synchronisatietools. Je stelt meerdere synchronisaties in, zodat één formulierinzending alle systemen bereikt die je gebruikt. Koppel velden, stel voorwaarden in en laat WEMASY het synchroniseren doen. Bekijk welke synchronisatieopties beschikbaar zijn in je WEMASY-account of kijk op de prijspagina voor details over koppelingen.