Een toestemmingsformulier legt vast dat iemand akkoord gaat voordat een dienst, abonnement of gegevensverzameling begint. Lees wat toestemmingsformulieren zijn, wanneer je er een nodig hebt en wat erin hoort.
Wanneer klikte je voor het laatst op “Ik ga akkoord” op een website zonder te lezen waarmee je akkoord ging? De meeste mensen doen het elke dag. Maar als jij degene bent die dat akkoord verzamelt, liggen de zaken anders. Je moet weten dat iemand echt begreep waar die ja op zei. Daar dienen toestemmingsformulieren voor, online en offline.
Een toestemmingsformulier op een website zorgt dat de ander begrijpt waarmee hij of zij akkoord gaat en actief ja zegt. Het beschermt zowel de bezoeker als het bedrijf. Zonder dit verzamel je mogelijk gegevens, lever je diensten of deel je informatie zonder duidelijke toestemming. Dat is een juridisch probleem en een vertrouwensprobleem.
Wat is een toestemmingsformulier?
Je hebt vast wel eens een vakje “Ik ga akkoord” aangevinkt op een website. Dat vakje is een toestemmingsformulier in zijn eenvoudigste vorm. Een toestemmingsformulier vraagt iemand om bepaalde voorwaarden te lezen en te accepteren voordat er iets gebeurt. Het legt dat akkoord vast, zodat beide kanten bewijs hebben dat toestemming is gegeven. Een formulier voor geïnformeerde toestemming gaat een stap verder: het legt in gewone taal precies uit waarmee iemand akkoord gaat, voordat het vakje wordt aangevinkt.
Op een website komen toestemmingsformulieren vaker voor dan je denkt. Verzamel je persoonsgegevens, schrijf je iemand in voor een dienst of programma, of verwerk je informatie waarvoor uitdrukkelijk akkoord nodig is? Dan leg je die “ja” met een toestemmingsformulier vast.
Wanneer heeft je website een toestemmingsformulier nodig?
Misschien vraag je je af of je website er echt een nodig heeft. Niet elk formulier vraagt erom, maar in verrassend veel situaties is het nodig.
1. Persoonsgegevens verzamelen
Privacywetten in veel landen verplichten je om toestemming te vragen voordat je persoonsgegevens verzamelt, opslaat of verwerkt. Dat geldt voor e-mailadressen, telefoonnummers, gezondheidsgegevens, betaalgegevens en meer. Een simpel vakje met “Ik ga akkoord met het privacybeleid” is een van de meest gebruikte manieren om toestemming te vragen. Meer hierover lees je in cookietoestemming en de AVG.
2. E-mailabonnementen en marketing
Voeg je iemand toe aan een nieuwsbrief of mailinglijst, dan is in de meeste regio's toestemming verplicht. De bezoeker moet zich actief aanmelden. Vooraf aangevinkte vakjes tellen in veel rechtsgebieden niet als geldige toestemming.
3. Overeenkomsten voor diensten
Voordat je een dienst levert, vooral in de zorg, juridische of financiële sector, moet de klant vaak akkoord gaan met bepaalde voorwaarden. Een toestemmingsformulier legt dat akkoord digitaal vast, zodat beide partijen een duidelijk bewijs hebben.
4. Gegevens delen met derden
Deelt je website bezoekersgegevens met andere systemen, partners of advertentienetwerken, dan heb je mogelijk uitdrukkelijke toestemming nodig. Dit staat los van de algemene cookietoestemming en geldt voor specifieke afspraken over het delen van gegevens.
Wat hoort er in een toestemmingsformulier?
De grootste fout bij toestemmingsformulieren is dat ze verwarrend zijn. Begrijpt een bezoeker niet waarmee hij akkoord gaat, dan is de toestemming niet echt geïnformeerd. Dit heeft een goed toestemmingsformulier nodig.
1. Uitleg in begrijpelijke taal
Vertel precies waarmee iemand akkoord gaat. Geen juridisch jargon, geen vage taal. Verzamel je het e-mailadres voor een nieuwsbrief, zeg dat dan. Sla je gezondheidsgegevens op, leg dan uit hoe ze worden gebruikt en wie erbij kan.
2. Een actieve opt-in
Een vakje dat de persoon zelf moet aanvinken. Vink het niet vooraf aan. Door het vakje aan te vinken is de toestemming geldig.
3. Een link naar je volledige beleid
Link naar je privacybeleid, je algemene voorwaarden of welk uitgebreid document er ook van toepassing is. Het formulier geeft de samenvatting, het document daarachter de volledige juridische tekst.
4. Een tijdstempel en een registratie
Je systeem moet vastleggen wanneer en door wie toestemming is gegeven. Zo ontstaat een spoor dat je bedrijf beschermt als er later vragen komen.
Toestemmingsformulieren beschermen tegelijk je bezoekers en je bedrijf. Ze zorgen dat niemand wordt verrast door hoe zijn gegevens worden gebruikt, en je hebt een duidelijk bewijs dat toestemming is gegeven. Met de formulierenbouwer van WEMASY voeg je toestemmingsvakjes en akkoordvelden toe aan elk formulier op je site. Je kunt linken naar je beleid, velden verplicht stellen en elke inzending met een tijdstempel opslaan. Wil je zien hoe toestemmingsformulieren zich verhouden tot andere typen, lees dan websiteformulieren en hun belang.