Het ene team volgt een checklist zodra een nieuwe klant tekent. Het andere team improviseert elke keer en hoopt dat er niets misgaat. Een halfjaar later heeft het eerste team veertig klanten ingewerkt zonder één gemiste stap. Het tweede team is nog bezig met fouten uit week één. Precies dat verschil wil bedrijfsprocesautomatisering dichten.
Bedrijfsprocesautomatisering is het gebruik van technologie om terugkerende bedrijfsprocessen met zo min mogelijk handwerk te laten lopen. Het gaat verder dan één e-mail of herinnering automatiseren. Het verbindt meerdere stappen, mensen en systemen tot een proces dat elke keer hetzelfde verloopt. Zo werkt het en dit is waarom het ertoe doet voor je merk.
Wat is bedrijfsprocesautomatisering?
Bedrijfsprocesautomatisering, kortweg procesautomatisering, betekent dat je software de stappen van een bedrijfsproces van begin tot eind laat afhandelen. Een bedrijfsproces is elke terugkerende reeks waar je bedrijf op draait: een nieuwe medewerker inwerken, een terugbetaling verwerken, een bestelling uitleveren of een budgetaanvraag goedkeuren.
Waar workflowautomatisering één samenhangende reeks stappen kan afhandelen, kijkt bedrijfsprocesautomatisering naar het grotere geheel. Het brengt in kaart hoe werk tussen afdelingen beweegt, welke goedkeuringen nodig zijn en welke gegevens van de ene fase naar de volgende moeten. Het resultaat is een proces dat consequent loopt, zonder dat iemand elke overdracht met de hand coördineert.
Waarom is bedrijfsprocesautomatisering belangrijk?
Groei legt procesproblemen snel bloot. Wat werkte met drie mensen, loopt vast bij tien. Taken worden dubbel gedaan, goedkeuringen blijven in mailboxen liggen en niemand weet welke versie van een document de huidige is. Bedrijfsautomatisering geeft je één betrouwbaar pad dat met je team meegroeit.
Het legt ook vast wat er gebeurde en wanneer. Elke stap laat een spoor na: wie wat goedkeurde, wanneer een taak klaar was, waar een aanvraag bleef hangen. Dankzij dat inzicht zie je knelpunten en los je ze op voordat ze je klanten of omzet kosten.
Wat is het verschil tussen bedrijfsprocesautomatisering en workflowautomatisering?
De twee termen overlappen, maar hebben een andere reikwijdte. Workflowautomatisering handelt meestal een afgebakende reeks stappen af binnen één onderdeel van je bedrijf. Bedrijfsprocesautomatisering dekt processen van begin tot eind, die teams, tools en goedkeuringslagen kunnen doorkruisen.
Zie het zo. Een opvolgmail na een formulierinzending automatiseren is workflowautomatisering. Het hele onboardingproces van een klant automatiseren, van het tekenen van het contract tot het inrichten van het account en het eerste gesprek, is bedrijfsprocesautomatisering. Het tweede voorbeeld heeft meer stappen, meer betrokkenen en meer beslismomenten.
1. Omvang en complexiteit
Bedrijfsprocesautomatisering handelt processen af die meerdere functies beslaan. Een wervingsproces kan HR, IT en de leidinggevende raken. Elke functie heeft eigen stappen, maar procesautomatisering bindt ze samen tot één flow.
2. Tools en inrichting
Software voor bedrijfsprocesautomatisering is gemaakt om complexe processen in kaart te brengen, uit te voeren en te volgen. Vaak zitten er visuele procesbouwers, goedkeuringsroutes en rapportagedashboards in. Eenvoudigere workflowautomatiseringen kunnen in losse tools zitten die je al gebruikt.
3. Beheer en naleving van regels
Moet een proces specifieke regels volgen, dan dwingt bedrijfsprocesautomatisering die af. Verplichte goedkeuringen kunnen niet worden overgeslagen. Een audittrail laat precies zien wie wat deed. Die mate van controle is belangrijk voor financiën, HR en elk gebied waar consistentie geen keuze is.
Als je bedrijfsprocesautomatisering begrijpt, kun je het ook in actie zien. Het volgende hoofdstuk loopt langs echte voorbeelden van workflowautomatisering die je voor je eigen bedrijf kunt aanpassen. Wil je dieper ingaan op waarom gestructureerde processen ertoe doen voordat je ze automatiseert, lees dan onze blog over het belang van het opzetten van workflows.
Veelgestelde vragen
Welke bedrijfsprocessen kan ik het best als eerste automatiseren?
Begin met processen die veel voorkomen, foutgevoelig zijn en duidelijke regels volgen. Factuurgoedkeuring, onboarding van medewerkers en het doorsturen van klantvragen zijn gangbare beginpunten, die we behandelen in het hoofdstuk met voorbeelden van workflowautomatisering. Kies het proces dat je team de meeste tijd kost en teken het eerst uit op papier voordat je software aanraakt.
Heb ik vanaf dag één software voor bedrijfsprocesautomatisering nodig?
Niet altijd. Kleine teams kunnen eenvoudige processen automatiseren met ingebouwde functies in tools die ze al gebruiken. Worden processen complexer of lopen ze over meerdere teams, dan is speciale workflowmanagementsoftware de investering waard.
Werkt bedrijfsprocesautomatisering samen met mijn website en online formulieren?
Veel geautomatiseerde processen beginnen met acties van klanten op je website. Een formulierinzending, boeking of aankoop kan de eerste stap van een groter proces starten. Met WEMASY bouw je formulieren en pagina's met de websitebouwer en koppel je die inzendingen aan geautomatiseerde opvolgstappen.
Kost het automatiseren van een proces banen in mijn team?
Bedrijfsprocesautomatisering haalt repeterend coördinatiewerk weg, niet de mensen die waardevol denkwerk doen en relaties opbouwen. Je team is minder tijd kwijt aan achter goedkeuringen aan zitten en gegevens overtypen, en heeft meer tijd voor werk dat oordeelsvermogen en persoonlijke aandacht vraagt.
Hoe lang duurt het om een bedrijfsproces te automatiseren?
Een simpel proces van drie stappen automatiseer je in een middag, zodra je de stappen helder in kaart hebt. Complexe processen over meerdere afdelingen kosten meer tijd, omdat er meer betrokkenen zijn en meer getest moet worden. De fase van in kaart brengen kost meestal meer tijd dan de technische inrichting.
Wat gebeurt er als een geautomatiseerd proces een uitzondering tegenkomt?
Goed ontworpen procesautomatisering heeft terugvalroutes voor situaties die niet in de standaardregels passen. Het systeem kan de zaak naar een menselijke beoordelaar sturen, een melding versturen of de flow pauzeren tot iemand een besluit neemt. Door bij de inrichting rekening te houden met uitzonderingen voorkom je dat automatisering nieuwe problemen veroorzaakt.