Vier mensen zitten aan dezelfde factuur voordat die wordt betaald. Elk voegt een stap toe, stuurt een mail en wacht op antwoord. Wat twee dagen zou moeten duren, rekt op tot twee weken. Dat soort vertraging ken je vast, ook al zat jouw knelpunt in een ander proces. Het goede nieuws is dat de meeste van die trage, handmatige paden een snellere geautomatiseerde variant hebben.
Voorbeelden van workflowautomatisering laten zien wat mogelijk is voordat je zelf iets bouwt. In plaats van abstracte definities krijg je concrete flows die je voor je ziet draaien in je eigen bedrijf. Hier zijn vijf gangbare voorbeelden van geautomatiseerde workflows en wat elk oplevert.
Hoe zien voorbeelden van workflowautomatisering er in de praktijk uit?
Elke geautomatiseerde workflow heeft dezelfde basisvorm. Iets triggert de flow, een reeks stappen wordt uitgevoerd en het proces eindigt met een duidelijk resultaat. De voorbeelden hieronder laten zien hoe dat patroon er in verschillende delen van een bedrijf uitziet.
Dit zijn geen exotische opzetten voor grote bedrijven. Kleine bedrijven gebruiken elke dag een versie van alle vijf. Het verschil is of de stappen met de hand gaan of regels volgen die je één keer instelt.
Vijf voorbeelden van workflowautomatisering voor kleine bedrijven
1. Onboarding van nieuwe klanten
Een klant tekent een contract en de onboardingflow start. Het systeem stuurt een welkomstmail met de volgende stappen, maakt een projectmap aan, wijst inrichtingstaken toe aan je team en zet een herinnering voor de kick-off over drie dagen. Niemand kopieert klantgegevens tussen spreadsheets of vergeet het welkomstpakket te sturen.
Dit is een klassiek voorbeeld van bedrijfsprocesautomatisering, omdat het meerdere stappen tussen verkoop en uitvoering verbindt. Elke nieuwe klant krijgt dezelfde ervaring, hoe druk je team het die week ook heeft.
2. Factuurgoedkeuring en betaling
Een factuur wordt ingediend en naar de manager gestuurd ter goedkeuring. Bij goedkeuring gaat hij naar financiën om de betaling in te plannen. Bij afwijzing krijgt de indiener een melding met de reden. Er volgt automatisch een herinnering als er binnen 48 uur niets gebeurt.
Deze flow vervangt het heen-en-weer mailen dat betalingen ophoudt. Documentworkflowautomatisering regelt de routing, zodat de juiste persoon altijd het juiste bestand op het juiste moment ziet.
3. Van websiteformulier naar opvolging door sales
Een bezoeker vult een contactformulier op je website in. Binnen seconden krijgt die een bevestigingsmail. Je salescontact krijgt een melding met de gegevens van de lead. Er wordt een opvolgtaak aangemaakt met een deadline voor de volgende werkdag.
Dit is een van de simpelste voorbeelden van geautomatiseerde workflows en een van de meest effectieve. Snelheid telt in sales, en een directe reactie wint het van een antwoord dat twee dagen later komt omdat iemand vergat zijn mailbox te checken.
4. Verlofaanvraag van een medewerker
Een medewerker dient via een intern formulier een verlofaanvraag in. Het systeem controleert het resterende saldo, stuurt de aanvraag naar de leidinggevende en werkt bij goedkeuring de teamagenda bij. HR krijgt een registratie voor de salarisadministratie zonder dat iemand mails doorstuurt.
5. Klantenservicetickets doorsturen
Er komt een supportvraag binnen die wordt ingedeeld op basis van het onderwerp dat in het formulier is gekozen. Vragen over facturen gaan naar financiën. Technische problemen gaan naar je supportverantwoordelijke. Dringende verzoeken sturen direct een melding naar de dienstdoende persoon. Klanten komen sneller bij de juiste persoon uit, zonder handmatig doorsturen.
Zo kies je het juiste voorbeeld voor je bedrijf
Kijk waar je team de meeste tijd verliest aan repeterende coördinatie. Raken nieuwe klanten tussen wal en schip, begin dan met onboarding. Lopen betalingen vast, begin dan met factuurgoedkeuring. Koelen leads af, begin dan met opvolging van formulieren. Elk voorbeeld begon als een handmatige workflow die stap voor stap in kaart was gebracht voordat er automatisering bij kwam.
Deze voorbeelden dekken de kernideeën achter workflowautomatisering. De volgende module gaat over de tools waarmee je deze flows op schaal bouwt en beheert. Wil je meer achtergrond over het opzetten van workflows voordat je ze automatiseert, lees dan onze blog over het belang van het opzetten van workflows.
Veelgestelde vragen
Met welk voorbeeld van workflowautomatisering begin ik het makkelijkst?
Opvolging van een websiteformulier is meestal het simpelste beginpunt. De trigger heb je al (een formulierinzending) en de acties (een bevestiging sturen, je team informeren) zijn eenvoudig. De meeste bedrijven zien binnen de eerste week resultaat.
Kan ik meerdere voorbeelden van workflowautomatisering combineren in één flow?
Ja, en zo groeit bedrijfsprocesautomatisering vanzelf. Een onboardingflow voor nieuwe klanten kan bestaan uit een formulierinzending als trigger, een goedkeuringsstap voor documenten en een geplande herinnering voor opvolging. Begin met één voorbeeld en voeg andere toe naarmate je behoeften groeien.
Heb ik een ontwikkelaar nodig om deze geautomatiseerde workflows te bouwen?
De meeste gangbare voorbeelden zet je op zonder code. Visuele workflowbouwers en ingebouwde automatiseringsfuncties dekken het grootste deel van wat kleine bedrijven nodig hebben. Met WEMASY maak je de websiteformulieren die deze flows starten met de websitebouwer en koppel je ze aan geautomatiseerde opvolgstappen.
Hoe meet ik of een geautomatiseerde workflow werkt?
Volg de cijfers die voor elke flow tellen. Meet bij onboarding de tijd tussen het tekenen van het contract en de kick-off. Meet bij factuurgoedkeuring het gemiddelde aantal dagen tot betaling. Vergelijk die cijfers van voor en na de automatisering om het echte effect te zien.
Wat als mijn bedrijfsproces niet past bij een van deze voorbeelden?
Deze vijf patronen dekken de meest voorkomende vormen, maar jouw proces kan elementen van meerdere combineren. Teken je stappen eerst uit op papier, bepaal de trigger en het resultaat en zoek het voorbeeld dat het dichtst bij je flow ligt. De meeste maatwerkautomatiseringen zijn varianten op een van deze patronen.
Kunnen geautomatiseerde workflows verschillende paden volgen op basis van het type klant?
Met voorwaardelijke vertakking splitst één workflow zich in verschillende paden. Een groothandelsklant kan een andere onboardingreeks starten dan een consument. Zulke vertakkende flows zijn een soort voorwaardelijke workflow en werken goed als je regels duidelijk zijn.