Je doet elke maandagochtend dezelfde taak. Spreadsheet openen, de cijfers kopiëren, dezelfde drie opvolgberichten sturen. Als je klaar bent, is er een uur voorbij en is het echte werk nog niet eens begonnen. Bijna elke kleine ondernemer kent dat patroon, en precies voor zulk werk is workflowautomatisering gemaakt.
Workflowautomatisering betekent dat je regels instelt, zodat routinestappen vanzelf gebeuren. In plaats van elke keer hetzelfde met de hand te doen, bepaal je wat er moet gebeuren en laat je het systeem het uitvoeren. Zo werkt het in gewone taal en dit is waarom het ertoe doet voor je bedrijf.
Wat is workflowautomatisering?
Workflowautomatisering is een manier om een reeks stappen te laten lopen zonder dat je het elke keer met de hand doet. Je brengt een workflow in kaart, het vaste pad dat werk van begin tot eind volgt, en voegt dan triggers en regels toe die het vanzelf verder helpen.
Een trigger is de gebeurtenis die het proces start. Een nieuw ingevuld formulier, een betaalde factuur of een goedgekeurde aanvraag kan elk een trigger zijn. Is het proces eenmaal gestart, dan volgt de automatisering je regels: een bevestigingsmail sturen, een taak toewijzen, een gegeven bijwerken of de juiste persoon op de hoogte stellen. Het werk volgt nog steeds een duidelijk pad, maar niemand hoeft elke stap te onthouden.
Waarom is workflowautomatisering belangrijk?
Handwerk loopt snel op. Elke keer dat iemand gegevens tussen systemen overtypt, een herinneringsmail stuurt of nagaat of een stap is afgerond, verlies je tijd en ontstaat ruimte voor fouten. Workflowautomatisering haalt die frictie weg bij taken die elke keer hetzelfde patroon volgen.
Het maakt je bedrijf ook consequenter. Loopt een proces voor elke klant of elk project hetzelfde, dan blijft de kwaliteit gelijk, ook als je team het druk heeft. Nieuwe medewerkers volgen hetzelfde geautomatiseerde pad in plaats van tientallen informele gewoontes te leren. Die consistentie is moeilijk vol te houden als alles afhangt van geheugen en geeltjes.
Welke taken kun je automatiseren?
Niet elke taak is geschikt. Workflowautomatisering werkt het best voor werk dat zich herhaalt, vaste regels volgt en vaak voorkomt. Denk aan het doorsturen van documenten, statusupdates, afspraakherinneringen en gegevens invoeren tussen gekoppelde systemen.
Taken die oordeelsvermogen, creativiteit of een persoonlijk gesprek vragen, blijven meestal handwerk. Het doel is niet om mensen uit je bedrijf te halen. Het doel is om hen te ontlasten van de herhalende stappen, zodat ze tijd houden voor werk dat alleen zij kunnen doen.
1. Communicatie en meldingen
Bevestigingsmails, opvolgherinneringen en interne meldingen zijn een van de makkelijkste plekken om te beginnen. Boekt een klant een dienst of vult die een formulier in, dan gaat er direct een automatisch bericht uit, zonder dat iemand zijn mailbox opent.
2. Documenten en goedkeuringen
Documentworkflowautomatisering stuurt bestanden volgens een vast schema langs controle- en goedkeuringsstappen. Een contract gaat naar de juiste beoordelaar, er volgt een herinnering als er binnen twee dagen niets gebeurt en het bestand komt na goedkeuring in de juiste map terecht. Je hoeft niet achter handtekeningen aan.
3. Gegevens doorgeven tussen stappen
Levert de ene stap informatie op die de volgende stap nodig heeft, dan kan automatisering die direct doorgeven. Een nieuwe lead uit het formulier op je website kan in één vloeiende reeks een taak aanmaken, een spreadsheet bijwerken en je salescontact een melding sturen.
Begrijp je workflowautomatisering eenmaal, dan is de volgende stap te leren hoe het aansluit op bedrijfsprocesautomatisering, dat bredere processen in je hele bedrijf omvat. Wil je meer achtergrond over waarom gestructureerde workflows ertoe doen voordat je ze automatiseert, lees dan onze blog over het belang van het opzetten van workflows.
Veelgestelde vragen
Is workflowautomatisering alleen voor grote bedrijven?
Kleine bedrijven hebben er vaak het meeste aan, omdat elk bespaard uur direct invloed heeft op omzet en stress. Een zelfstandige adviseur die de onboarding van klanten automatiseert, wint tijd bij elk nieuw project. Een team van vijf dat factuurherinneringen automatiseert, mist geen betalingen meer door vergeten opvolging.
Heb ik speciale software nodig om een workflow te automatiseren?
Je hebt een systeem nodig waarin je triggers, regels en acties op één plek instelt. Sommige bedrijven beginnen met simpele ingebouwde automatiseringen in tools die ze al gebruiken. Worden processen complexer, dan geeft speciale workflowmanagementsoftware je meer controle over flows met meerdere stappen.
Kan ik workflows automatiseren die met mijn website samenhangen?
Veel gangbare automatiseringen beginnen bij activiteit op je website, zoals formulierinzendingen, boekingen of aankopen. Met WEMASY bouw je je site met de websitebouwer en koppel je formulierinzendingen aan opvolgmails, taaktoewijzingen of interne meldingen, zonder code te schrijven.
Wat is het verschil tussen een workflow en workflowautomatisering?
Een workflow is de geplande reeks stappen die werk volgt. Workflowautomatisering is wat er gebeurt als technologie die stappen uitvoert zonder dat je het elke keer met de hand doet. Je kunt een workflow hebben zonder automatisering, maar automatisering is altijd gebaseerd op een vastgelegde workflow.
Hoe weet ik welke workflow ik als eerste moet automatiseren?
Begin met de taak waar je team het meest over klaagt. Zoek werk dat vaak voorkomt, zich herhaalt en elke keer dezelfde regels volgt. Door één vervelend proces te automatiseren bouw je vertrouwen op en laat je je team zien wat mogelijk is, voordat je grotere flows aanpakt.
Kan workflowautomatisering taken aan die zich in verschillende paden splitsen?
Ja, voorwaardelijke logica hoort bij automatisering. Is een antwoord op een formulier ja, dan gaat de flow de ene kant op. Is het antwoord nee, dan gaat hij de andere kant op. Zulke vertakkende paden heten voorwaardelijke workflows en werken goed als je proces duidelijke als-dan-regels heeft.