Het ene team wacht tot marketing klaar is voordat sales een voorstel kan sturen. Een ander team laat drie goedkeuringen tegelijk lopen en rondt hetzelfde werk in de helft van de tijd af. Zelfde doel, andere aanpak. Het verschil zit in het type workflow dat elk team gebruikt.
Soorten workflows beschrijven hoe stappen met elkaar verbonden zijn. Sommige lopen in een rechte lijn. Sommige splitsen zich op basis van voorwaarden. Sommige lopen naast elkaar. Als je deze patronen kent, ontwerp je processen die passen bij hoe je bedrijf echt werkt. Dit zijn de drie hoofdtypen en wanneer elk past.
Wat zijn de belangrijkste soorten workflows?
De meeste bedrijfsworkflows vallen in drie categorieën: opeenvolgend, parallel en voorwaardelijk. Elk type bepaalt hoe stappen zich tot elkaar verhouden en hoe werk van begin tot eind loopt. Als je het verschil kent, maak je een workflowdiagram dat de werkelijkheid weergeeft, in plaats van elk proces in dezelfde vorm te persen.
1. Opeenvolgende workflows
Een opeenvolgende workflow loopt in een rechte lijn. Stap één moet klaar zijn voordat stap twee begint, en stap twee moet klaar zijn voordat stap drie start. Denk aan een lopende band waar elk station het werk doorgeeft aan het volgende.
Gangbare voorbeelden zijn een inkooporder verwerken, een blogpost schrijven en publiceren of een nieuwe medewerker door het papierwerk van onboarding leiden. Elke fase hangt af van de vorige. Je kunt niet vooruitspringen zonder het proces te breken.
Opeenvolgende workflows werken het best als de volgorde ertoe doet en elke stap voortbouwt op de vorige. Ze zijn simpel in kaart te brengen en makkelijk te volgen voor teams. De keerzijde is snelheid. Loopt één stap vast, dan wacht alles wat erna komt.
2. Parallelle workflows
Een parallelle workflow voert meerdere stappen tegelijk uit. Verschillende mensen of teams doen hun deel gelijktijdig en het proces gaat verder zodra alle takken klaar zijn. Dit type versnelt werk dat niet van een vaste volgorde afhangt.
Stel je voor dat je een nieuwe productpagina lanceert. Terwijl de ontwerper de opmaak bouwt, schrijft de tekstschrijver de tekst en zet de ontwikkelaar het formulier op. Alle drie werken ze parallel. De pagina gaat pas live als elke tak klaar is.
Parallelle workflows besparen tijd bij complexe projecten met onafhankelijke taken. Ze vragen duidelijke communicatie, zodat teams weten wanneer hun deel af moet zijn en wat de volgende fase start.
3. Voorwaardelijke workflows
Een voorwaardelijke workflow splitst zich op basis van regels of uitkomsten. Het pad verandert afhankelijk van wat er bij een beslismoment gebeurt. Is het antwoord ja, dan gaat het werk de ene kant op. Is het nee, dan gaat het de andere kant op.
Een workflow voor supporttickets is een klassiek voorbeeld. Er komt een nieuw ticket binnen, het systeem controleert de categorie en dringende kwesties gaan naar een ervaren medewerker, terwijl algemene vragen in de gewone wachtrij komen. Het beginpunt is gelijk, maar het pad splitst zich op basis van voorwaarden.
Voorwaardelijke workflows vangen situaties op waarin één aanpak niet voor iedereen past. Ze geven flexibiliteit, maar vragen duidelijke regels, zodat mensen weten welke tak ze volgen en er niets zoekraakt tussen de paden.
Hoe kies je het juiste type workflow?
Begin met de vraag of de stappen in een vaste volgorde moeten gebeuren. Zo ja, gebruik dan een opeenvolgende workflow. Kunnen meerdere stappen onafhankelijk van elkaar gebeuren, dan past parallel waarschijnlijk beter. Hangt het pad af van variabelen zoals budget, prioriteit of type klant, dan heb je een voorwaardelijke workflow nodig.
Veel echte bedrijfsprocessen combineren alle drie de typen. Een klantproject kan opeenvolgend beginnen met intake en afbakening. Ontwerp en teksten lopen parallel tijdens de bouwfase. Een voorwaardelijke goedkeuring aan het eind stuurt revisies door of sluit het project af, op basis van de feedback van de klant. Dat is normaal. Het doel is niet om één patroon af te dwingen, maar om te zien welk deel van je proces welke aanpak nodig heeft.
Een eenvoudig workflowdiagram op papier schetsen helpt je de verbanden te zien voordat je iets formeel opzet. Vakjes voor stappen, pijlen voor de richting en gesplitste paden voor voorwaarden. Zelfs een ruwe schets laat knelpunten zien die je mist als alles in je hoofd zit.
Weet je welk type bij je proces past, dan gaat de volgende module over workflowautomatisering en hoe je de herhalende stappen binnen elk patroon versnelt. Wil je breder zien waarom gestructureerde processen vanaf het begin ertoe doen, lees dan onze blog over het belang van het opzetten van workflows.
Veelgestelde vragen
Kan één bedrijfsproces meer dan één type workflow gebruiken?
De meeste echte processen combineren opeenvolgende, parallelle en voorwaardelijke stappen in één workflow. Een wervingsproces kan antecedentenonderzoek parallel laten lopen, terwijl de aanbiedingsbrief een opeenvolgende goedkeuringsketen volgt. Het draait erom dat je elk deel van het proces koppelt aan het type dat het best past.
Wat is een workflowdiagram en heb ik er een nodig?
Een workflowdiagram is een visuele kaart van je proces met stappen, verbindingen en beslismomenten. Je hebt geen ingewikkelde software nodig om er een te maken. Een schets op een whiteboard of een simpel stroomschema op papier werkt voor de meeste kleine teams en zorgt dat iedereen hetzelfde beeld ziet.
Welk type workflow past het best bij een klein team?
Opeenvolgende workflows zijn het makkelijkste beginpunt voor kleine teams, omdat ze een duidelijke volgorde volgen met weinig afstemming. Groeit je team en worden projecten complexer, dan worden parallelle en voorwaardelijke patronen nuttiger. Begin simpel en voeg alleen complexiteit toe als een proces erom vraagt.
Hoe sluiten websiteformulieren aan op verschillende typen workflows?
Een contactformulier op je site kan verschillende paden starten op basis van wat de bezoeker kiest. Een offerteaanvraag kan een opeenvolgende salesworkflow starten, terwijl een supportvraag via een voorwaardelijk pad loopt op basis van urgentie. Met WEMASY bouw je formulieren met de websitebouwer en koppel je ze aan het type workflow dat bij elke aanvraag past.
Wat is het meest voorkomende type workflow in bedrijven?
Opeenvolgende workflows komen het vaakst voor, omdat veel dagelijkse taken vanzelf een stap-voor-stapvolgorde hebben. Factureren, content publiceren en bestellingen uitleveren beginnen meestal opeenvolgend. Teams voegen vaak parallelle of voorwaardelijke takken toe als processen complexer worden. Ben je nieuw in het onderwerp, begin dan met het hoofdstuk wat is een workflow om eerst de basis te snappen.
Hoe gaan voorwaardelijke workflows om met uitzonderingen?
Voorwaardelijke workflows gebruiken beslismomenten om uitzonderingen door te sturen zonder het hele proces te breken. Een terugbetalingsverzoek boven een bepaald bedrag kan goedkeuring van de manager nodig hebben, terwijl kleinere bedragen automatisch worden goedgekeurd. Duidelijke regels bij elke tak voorkomen dat uitzonderingen de hele workflow ophouden. In het hoofdstuk over bedrijfsprocesautomatisering lees je hoe je die regels op grotere schaal beheert.