Een prospect vult vrijdagavond om 21:02 uur je contactformulier in. Je bent offline tot maandag. Zonder autoresponder blijft zijn inbox het hele weekend leeg. Met een autoresponder krijgt hij binnen seconden een kort bericht dat je zijn bericht hebt ontvangen en wanneer hij een volledig antwoord kan verwachten.
Autoresponders voor zakelijke e-mail zijn de eenvoudigste vorm van e-mailautomatisering. Ze versturen één vooraf geschreven bericht als er iets specifieks gebeurt, zoals een binnenkomende mail of een formulierinzending. Je weet al wanneer automatisering zinvol is uit wanneer merken e-mailautomatisering moeten gebruiken. Autoresponders zijn meestal het eerste hulpmiddel dat merken instellen.
Wat is een autoresponder?
Een autoresponder is een automatisch antwoord dat zonder handmatige actie wordt verstuurd als aan een triggervoorwaarde wordt voldaan. De trigger kan een e-mail zijn die op een bepaald adres binnenkomt, een formulierinzending op je site of een trefwoord in de onderwerpregel. Het antwoord gebruikt tekst die je vooraf hebt geschreven.
Autoresponders verschillen van volledige e-mailreeksen. Een reeks stuurt meerdere berichten over dagen of weken. Een autoresponder stuurt meestal één bericht per triggergebeurtenis. Beide horen bij de bredere aanpak uit wat is e-mailautomatisering voor merken.
Hoe werken autoresponders?
Het proces heeft vier stappen. Eerst bepaal je de trigger, zoals mail aan support@jouwmerk.nl of een contactformulier op je homepage. Daarna schrijf je het antwoord, met onderwerpregel en tekst. Vervolgens zet je de autoresponder aan in je e-mailhosting of formulierinstellingen. Tot slot let het systeem op de trigger en verstuurt het antwoord automatisch.
Het antwoord moet komen van hetzelfde domeinadres waar de afzender contact mee opnam, wat het vertrouwen versterkt dat je opbouwt met wat is een e-mailadres op je eigen domein. Neem de onderdelen van je handtekening uit wat je in je e-mailhandtekening zet op, zodat het geautomatiseerde bericht eruitziet als de rest van je merkmail.
Veelvoorkomende soorten autoresponders voor merken
1. Bevestiging van een contactformulier
Bevestigt de ontvangst en noemt een reactietermijn. Sluit aan op formulieren die je publiceert via zakelijke e-mail en je website.
2. Autoresponder voor een algemene inbox
Antwoordt iedereen die mailt naar een adres op basis van een rol, zoals info@ of hallo@. Handig als het volume hoog is en afzenders snel een bevestiging nodig hebben.
3. Autoresponder voor afwezigheid
Wordt actief tijdens geplande afwezigheid. Het hoofdstuk afwezigheidsmails voor bedrijven gaat in op timing, inhoud en wanneer je hem uitzet.
Begin met één autoresponder, test hem zelf en vraag een collega om hem te activeren. Pas onhandige formuleringen aan voordat klanten ze zien. Het volgende hoofdstuk over afwezigheidsmail is een logische tweede stap als je team reist of gepland verlof opneemt.
Veelgestelde vragen
Reageert een autoresponder op elke mail in een gesprek?
De meeste autoresponders gaan één keer af per nieuw gesprek, niet bij elk antwoord in een bestaande mailwisseling. Controleer je instellingen om dubbele bevestigingen te voorkomen. Bevestigingen van WEMASY-formulieren via de websitebouwer sturen meestal één antwoord per inzending.
Hoe lang moet het bericht van een autoresponder zijn?
Houd het onder vijf zinnen. Zeg wat je hebt ontvangen, wanneer je antwoordt en hoe iemand bij spoed een persoon kan bereiken. Lange autoresponders voelen als standaardbrieven.
Kunnen autoresponders e-mailloops veroorzaken?
Twee autoresponders die elkaar antwoorden, kunnen een loop veroorzaken. De meeste zakelijke mailsystemen herkennen dat en stoppen na één uitwisseling. Sluit noreply-adressen en mailinglijsten waar mogelijk uit van autoresponder-triggers.
Moet een autoresponder een telefoonnummer bevatten?
Zet alleen een telefoonnummer of ander contactpunt erin als je team er echt de telefoon voor opneemt. Een autoresponder die dringende telefonische hulp belooft die je niet kunt leveren, schaadt het vertrouwen.
Heeft een autoresponder een onderwerpregel nodig?
Een duidelijke onderwerpregel helpt ontvangers om de bevestiging later terug te vinden. Gebruik iets specifieks als "We hebben je bericht ontvangen" in plaats van een algemeen "Re: je vraag". Zie professionele onderwerpregels voor e-mail voor gewoontes bij het formuleren.
Wat is het verschil tussen een autoresponder en een vakantieantwoord?
Een vakantie- of afwezigheidsantwoord wordt volgens een schema actief en laat afzenders weten dat je er niet bent. Een algemene autoresponder draait continu voor een specifiek adres of formulier. Beide zijn soorten autoresponders met een andere trigger.