Hoe schrijf je een duidelijke en beknopte e-mail?

Een gemiddelde zakelijke e-mail wordt in 15 seconden gelezen, op een telefoon, tussen twee afspraken door. Je inleiding van drie alinea's, twee zijsprongen en een weggestopte vraag overleven dat niet. De lezer antwoordt met "Kun je samenvatten wat je nodig hebt?" en nu kosten jullie samen meer tijd dan het oorspronkelijke bericht vroeg.

Een duidelijke en beknopte e-mail is een zakelijk bericht dat zijn doel vroeg noemt, gewone taal gebruikt en alleen de details bevat die de lezer nodig heeft om te reageren. Beknopt is niet koel of onvolledig. Het betekent dat elke zin zijn plek verdient. Zo schrijf je e-mails die de tijd van de lezer respecteren en toch resultaat opleveren.

Wat betekent duidelijk en beknopt in e-mail?

Duidelijk betekent dat de lezer begrijpt wat je vraagt zonder het nog eens te lezen. Beknopt betekent dat je het in zo min mogelijk woorden zegt, zolang het nog klopt. Samen geeft dat berichten met sneller antwoord en minder vervolgvragen.

Duidelijkheid begint met één doel per e-mail. Heb je twee losse vragen, stuur dan twee berichten. Als je onderwerpen in één mail mengt, komen beide antwoorden later en is je bericht lastiger te scannen.

Zo schrijf je een duidelijke en beknopte e-mail

Bouw je e-mail op rond wat de lezer nodig heeft, niet rond je eigen denkproces. Hij hoeft niet elke stap te kennen die je zette om tot een conclusie te komen. Hij wil de conclusie en de actie die jij van hem verwacht.

1. Begin met de hoofdzaak

Zet het doel in de eerste zin na je aanhef. "Ik heb je goedkeuring nodig voor het bijgevoegde contract, uiterlijk donderdag" is duidelijk. Drie zinnen achtergrond voor de vraag is dat niet. Geef context na de hoofdzaak, niet ervoor.

2. Gebruik korte alinea's en gewone woorden

Houd alinea's bij twee tot vier zinnen. Vervang jargon door alledaagse taal. Schrijf "beginnen" in plaats van "aanvangen" en "gebruiken" in plaats van "aanwenden". Korte zinnen hebben gemiddeld 12 tot 16 woorden. Is een zin langer dan 25 woorden, splits hem dan.

3. Schrap vulling en herhaling

Haal zinsneden weg die niets toevoegen. "Ik wilde even contact opnemen om te zeggen dat" kan worden "Ik heb een vraag over". Laat dubbele punten weg. Als je de deadline al in de onderwerpregel hebt genoemd, heb je geen drie herinneringen in de tekst nodig.

4. Gebruik lijsten voor meerdere punten

Heb je drie of meer punten, gebruik dan een genummerde lijst of opsommingstekens. Lijsten scan je makkelijker dan lange alinea's. Ook kan de lezer zo gemakkelijk punt voor punt antwoorden.

Bewerktips waarmee je e-mails korter worden

Schrijf het concept en lees het dan één keer met één vraag in gedachten. Wat kan ik weglaten zonder dat de betekenis verloren gaat? Schrap minstens 20 procent uit je eerste versie. In de meeste eerste versies staat vulling die de lezer niet nodig heeft.

Lees het bericht op je telefoon voordat je het verstuurt. Moet je meer dan twee keer scrollen om bij de oproep tot actie te komen, dan is het te lang. Combineer beknopt schrijven met een scherpe onderwerpregel uit professionele onderwerpregels, zodat de lezer weet wat hij kan verwachten voordat hij opent.

Ook beknopte e-mails hebben een goede opbouw nodig. Houd je aanhef, afsluitende zin, groet en handtekening. Het hoofdstuk hoe schrijf je een professionele e-mail behandelt de volledige opzet. Goede gewoonten uit best practices voor zakelijke e-mail van merken houden dezelfde principes in je hele team vast.

Dit hoofdstuk sluit de schrijfmodule af. Je hebt nu tips over opbouw, openingen, afsluitingen, groeten en onderwerpregels. Zet alles samen met een eigen adres uit e-mailadressen maken op je domeinnaam en de etiquetteregels uit eerdere modules.

Veelgestelde vragen