Zes regels contactgegevens. Een logo breder dan het scherm. Een telefoonnummer verdeeld over twee regels. Op desktop ziet het er prima uit. Op een telefoon geeft de lezer het op voordat hij je websitelink vindt.
De opmaak van een e-mailhandtekening is de structuur achter die regels. Het gaat om de volgorde van regels, witruimte, scheidingstekens en de plek van je logo. Goede opmaak houdt het blok in drie seconden scanbaar. Het sluit aan op de helderheid die je toepast als je het formele e-mailformat voor bedrijven volgt in de tekst van het bericht.
Hoe een handtekeningblok is opgebouwd
Een handtekeningblok is de gegroepeerde set regels onder je afsluiting. Elke regel bevat één soort informatie. Het oog van de lezer gaat van boven naar beneden: wie je bent, wat je doet, hoe je bereikbaar bent.
Zet je naam op de eerste regel, alleen of samen met je functie. Laat de bedrijfsnaam op de volgende regel volgen. Contactgegevens komen als laatste: telefoon, e-mail indien nodig, en website. Die volgorde sluit aan op hoe mensen visitekaartjes en bedrijfsvermeldingen scannen.
Opmaakregels die handtekeningen leesbaar houden
Kleine keuzes in witruimte en leestekens bepalen hoe verzorgd je blok eruitziet. Deze regels werken voor handtekeningen in platte tekst en met opmaak.
1. Gebruik één stijl scheidingsteken
Kies streepjes, opsommingstekens of regeleinden om telefoon en website te scheiden. Gebruik niet alle drie in één blok. Eén verticale streep tussen onderdelen houdt een regel compact: (555) 123-4567 | jouwmerk.com.
2. Beperk de regellengte
Houd elke regel onder ongeveer 72 tekens, zodat die op smalle schermen niet raar afbreekt. Zet lange functies of afdelingsnamen op een eigen regel in plaats van alles op elkaar te proppen.
3. Geef logo's de juiste maat voor e-mail
Een logobreedte tussen 100 en 150 pixels werkt voor de meeste inboxen. Zet het logo boven of naast de tekst, niet onder een muur van disclaimertekst. Zware afbeeldingen laden langzaam en activeren spamfilters, een zorg die samenhangt met DNS-records voor e-mail met een eigen domein en afzenderreputatie.
Handtekeningen in platte tekst of met opmaak
Blokken in platte tekst gebruiken regeleinden en eenvoudige tekens. Ze worden in elk programma hetzelfde getoond. Opgemaakte blokken voegen kleur, links en afbeeldingen toe, maar kunnen per apparaat anders worden weergegeven.
Veel merken gebruiken een opgemaakt blok voor externe mail en een kortere versie in platte tekst voor snelle antwoorden. Je e-mailhandtekening-sjabloon moet beide vastleggen als je ze gebruikt. Het hoofdstuk over HTML-handtekeningen gaat dieper in op de opgemaakte opties.
Test je blok door jezelf een bericht te sturen en het op telefoon en desktop te openen. Pas de regeleinden aan totdat het hele blok op één mobiel scherm past, zonder dat je voorbij je eigenlijke antwoord hoeft te scrollen.
Veelgestelde vragen
Moet mijn handtekening dikgedrukte of gekleurde tekst gebruiken?
Eén accentkleur voor je naam of bedrijfsregel is voor de meeste merken genoeg. Laat die kleur aansluiten op het palet van je website. In de Websitebouwer van WEMASY stel je je merkkleuren in, zodat je handtekening op één lijn blijft.
Hoe voeg ik een regeleinde toe in een handtekeningblok?
Druk één keer op Enter tussen elke logische groep: naam, bedrijf, contactregel. Vermijd dubbele lege regels, want die geven grote gaten op mobiel. Bekijk het blok in je e-mailprogramma voordat je het opslaat.
Moet het logo boven of naast de tekst staan?
Boven werkt het best op mobiel, omdat de tekst er netjes onder gestapeld staat. Naast de tekst bespaart verticale ruimte op desktop, maar kan op kleine schermen krap worden. Test beide opzetten met een echt verstuurd bericht.
Beïnvloedt de opmaak van een handtekening de bezorging?
Te grote afbeeldingen en kapotte HTML kunnen de bezorging en laadtijd schaden. Houd het blok licht. Een goede domeinopzet uit je e-mail koppelen aan je websitedomein ondersteunt betrouwbare bezorging.
Mag ik tabellen gebruiken om mijn handtekeningblok op te maken?
Opzetten met tabellen zijn gebruikelijk in opgemaakte handtekeningen, omdat ze de uitlijning in verschillende programma's regelen. Houd de tabel eenvoudig, met weinig geneste cellen. Te ingewikkelde tabellen breken in sommige mobiele apps.
Hoe lang mag een handtekeningblok zijn op mobiel?
Mik op vier tot zes regels tekst plus een klein logo. Moet je langs de handtekening scrollen om een kort antwoord te lezen? Haal dan optionele inhoud weg. Het hoofdstuk best practices voor het ontwerp van e-mailhandtekeningen gaat over visuele balans.