Zakelijke e-mail is geen los product dat je zo uit het schap pakt. Het is een stapel tools die op elkaar aansluiten. Mist er één onderdeel, dan kan de rest zijn werk niet doen. Als je die stapel begrijpt, koop je niet het verkeerde en weet je waarom je nieuwe adres nog niet werkt.
Zakelijke e-mail instellen betekent een domein, e-mailhosting en een manier om je berichten te lezen bij elkaar brengen. Geen van die onderdelen werkt alleen. Hier lees je wat elk onderdeel doet en hoe ze in elkaar passen.
Welke tools heb je nodig voor zakelijke e-mail?
Je hebt vier onderdelen nodig: een domeinnaam, e-mailhosting, DNS-instellingen en een e-mailprogramma. Je domein is het adres van je merk op internet. E-mailhosting bewaart en bezorgt je berichten. DNS-instellingen koppelen die twee, zodat post in je inbox aankomt. Het e-mailprogramma is de app of browseromgeving waarin je mail leest en verstuurt.
Sommige aanbieders leveren domein, hosting en webmail in één pakket. Anderen verkopen ze los. Hoe dan ook: alle vier de onderdelen moeten kloppen voordat je zakelijke adres werkt.
Je domein en e-mailhosting
Je domein is de basis. Het is het jouwmerk.nl-gedeelte van hello@jouwmerk.nl. Je registreert het één keer en verlengt het elk jaar. E-mailhosting ligt als laag over dat domein en maakt de mailboxen aan waarin berichten worden bewaard.
DNS-records op je domein vertellen het internet waar je e-mail heen moet. Je hostingaanbieder geeft je de records die je moet toevoegen. Staan ze goed, dan komen berichten aan je zakelijke adres binnen in je mailbox.
E-mailprogramma's en webmail
Een e-mailprogramma is het hulpmiddel waarmee je mail bekijkt en verstuurt. Het kan een desktopprogramma zijn, een app op je telefoon of webmail in je browser. De meeste hostingaanbieders leveren webmail mee, dus je kunt direct beginnen zonder iets te installeren.
Veel ondernemers koppelen hun mailbox ook aan een aparte e-mailapp op telefoon of computer. Dan krijg je meldingen, toegang zonder internet en een vertrouwde omgeving, terwijl je mail via je hostingaanbieder op je eigen domein blijft draaien.
Heb je de tools op een rij, dan helpt het om te zien hoe ze in de praktijk samenkomen. Het hoofdstuk hoe een zakelijke e-mailomgeving eruitziet laat het hele plaatje zien. Wil je meer weten over de hostinglaag zelf, lees dan wat is e-mailhosting.
Veelgestelde vragen
Moet ik software installeren om zakelijke e-mail te gebruiken?
Niet per se. De meeste e-mailhosting bevat webmail die je via de browser opent. Liever een eigen app op je telefoon of computer? Dan koppel je die met de instellingen van je aanbieder. WEMASY heeft ook een websitebouwer, zodat je contactformulieren kunt plaatsen die berichten rechtstreeks naar je zakelijke inbox sturen.
Wat is een e-mailprogramma?
Een e-mailprogramma is elke app of omgeving waarmee je e-mail leest, schrijft en ordent. Webmail in de browser telt ook. Net als desktop- en mobiele apps waarmee je meerdere inboxen beheert.
Kan ik hetzelfde e-mailprogramma gebruiken voor privé- en zakelijke mail?
Ja. In de meeste e-mailapps kun je meerdere accounts naast elkaar toevoegen. Zo check je je privé- en zakelijke inbox in één app, terwijl de accounts helemaal gescheiden blijven.
Wat zijn DNS-records en moet ik ze begrijpen?
DNS-records zijn instellingen op je domein die het internet vertellen waar je website en e-mail te vinden zijn. Je hoeft niet elk detail te snappen. Je hostingaanbieder geeft je de exacte records om toe te voegen en loopt het proces met je door.
Heb ik aparte tools nodig voor e-mail op mijn telefoon?
Nee. Dezelfde e-mailapp op je telefoon koppelt aan je zakelijke mailbox. Is die ingesteld, dan verstuurt en ontvangt je telefoon mail vanaf je zakelijke adres, net als je computer.
Biedt WEMASY alle tools die ik nodig heb?
WEMASY dekt het domein, de hosting en de webmail van zakelijke e-mail. Je beheert je mailboxen, stelt DNS in en runt je website vanuit hetzelfde systeem, zonder tools van verschillende aanbieders aan elkaar te knopen.