Een bezoeker vult je prijsformulier in. Die ene klik moet twee acties starten: je interne melding en hun bevestigingsmail. Zonder trigger die het formulier met je mailsysteem verbindt, moet iemand in je team de inzending handmatig opmerken. Triggers dichten die kloof.
Triggers voor e-mailautomatisering zijn de gebeurtenissen of voorwaarden die je systeem opdracht geven een vooraf geschreven bericht te versturen. Elke geautomatiseerde e-mail hangt af van een trigger, of je dat nu merkte of niet. Triggers begrijpen helpt je de reeksen uit e-mailreeksen die elk merk zou moeten instellen en de opvolgregels uit opvolgmails automatiseren te ontwerpen.
Wat is een trigger voor e-mailautomatisering?
Een trigger voor e-mailautomatisering is een vastgelegde gebeurtenis die een geautomatiseerde actie start. Als de gebeurtenis plaatsvindt, verstuurt het systeem het gekoppelde bericht of begint het een reeks. Triggers kunnen direct zijn, zoals een formulierinzending, of voorwaardelijk, zoals geen antwoord na vijf dagen.
Eén trigger kan meerdere acties starten. Een nieuwe klantaanmelding kan een welkomstmail naar de klant sturen en een interne melding naar je team.
Veelvoorkomende soorten triggers voor merken
1. Formulier- en pagina-inzendingen
Contactformulieren, offerteaanvragen en nieuwsbriefaanmeldingen op je site zijn de meest voorkomende beginpunten. Ze koppelen aan adressen die je instelt volgens een zakelijk e-mailadres aanmaken.
2. Nieuw contact toegevoegd aan een lijst
Als iemand zich aanmeldt voor je mailinglijst of klantenlijst, begint een welkomstreeks. Zie welkomstmails voor merken.
3. Vertragingen in de tijd
Een bericht wordt drie dagen na de vorige stap verstuurd, wat er verder ook gebeurt. Handig voor onboardingreeksen met een vast tempo.
4. Inactiviteit of geen antwoord
Als een gesprek een bepaalde tijd onbeantwoord blijft, gaat een opvolging af. Dit drijft de workflows in opvolgmails automatiseren.
5. Datum- en schematriggers
Afwezigheidsberichten gebruiken kalenderdata. Verlengingsherinneringen kunnen 30 dagen voor het einde van een contract afgaan.
6. Wijzigingen in label of status
Als een deal van "voorstel verstuurd" naar "onderhandeling" gaat, geldt een andere set berichten. Handig naarmate je verkoopproces volwassener wordt.
Zo kies je de juiste trigger
Begin met de gebeurtenis die je team nu al handmatig in de gaten houdt. Als iemand elk uur de inbox checkt op formuliermail, automatiseer dan eerst de bevestiging. Als voorstellen stilvallen, voeg je daarna een inactiviteitstrigger toe.
Koppel elke trigger aan één hoofddoel. Een formuliertrigger moet de ontvangst bevestigen, niet ook nog drie producten aanprijzen en om een enquête vragen. Houd complexiteit uit je eerste opzet. Het volgende hoofdstuk, welkomstmails voor merken, laat zien hoe aanmeldtriggers uitmonden in echte onboardinginhoud.
Veelgestelde vragen
Kan één e-mail meerdere triggers hebben?
Hetzelfde bericht kan door verschillende triggers worden gestart, maar elke trigger moet naar één duidelijke actie leiden. Dubbele triggers die dezelfde mail twee keer versturen, geven een slechte ervaring. Formulieren van WEMASY in de websitebouwer koppelen meestal één inzending aan één bevestigingstrigger.
Wat is het verschil tussen een trigger en een filter?
Een trigger start een actie. Een filter bepaalt of de actie doorgaat op basis van extra regels, zoals alleen versturen als het formulierveld "urgentie" op "hoog" staat. Filters maken triggers selectiever.
Werken triggers ook met meerdere e-mailadressen?
Elk adres of elke inbox kan eigen triggerregels hebben. Gedeelde supportadressen hebben vaak andere triggers nodig dan een persoonlijke verkoopmailbox. Zie gedeelde inbox voor bedrijven voor de routering.
Hoe test ik een trigger voordat ik live ga?
Vul een testformulier in, stuur een testmail of voeg een testcontact toe aan je lijst. Controleer of het juiste bericht één keer aankomt, van het juiste adres en op het juiste moment.
Kunnen triggers een reeks stoppen?
Een antwoordtrigger moet openstaande opvolgingen in hetzelfde gesprek annuleren. Zonder stopvoorwaarden blijven reeksen doorlopen terwijl het gesprek al verder is.
Welke triggers moet ik vermijden?
Vermijd triggers op acties met weinig intentie, zoals paginabezoeken, tenzij je uitdrukkelijke toestemming hebt voor die mail. Ongevraagde berichten op basis van surfgedrag schaden de bezorging en het vertrouwen, zoals beschreven in waarom zakelijke e-mails in spam belanden.