Een nieuwe abonnee krijgt binnen een paar minuten een warm welkomstbericht. Een ander meldt zich aan op dezelfde site en hoort een week niets, tot er een algemene nieuwsbrief binnenkomt. Hetzelfde merk, hetzelfde formulier, een compleet andere eerste indruk. Het verschil is of er een welkomstmail in het plan zat.
Welkomstmails voor merken zijn de eerste geautomatiseerde berichten die nieuwe contacten ontvangen nadat ze zich aanmelden, iets kopen of op een klantenlijst komen. Ze bepalen de toon, bevestigen de relatie en wijzen mensen op een nuttige volgende stap. Meestal worden ze gestart door de aanmeldgebeurtenissen uit triggers voor e-mailautomatisering en staan ze vaak aan het begin van een reeks uit e-mailreeksen die elk merk zou moeten instellen.
Wat is een welkomstmail voor merken?
Een welkomstmail voor merken is een geautomatiseerd bericht dat wordt verstuurd als iemand nieuw op je contactenlijst of klantenlijst komt. Het bevestigt de aanmelding, bedankt de persoon voor het meedoen en vertelt wat er hierna komt. Het is geen verkooppraatje vermomd als begroeting. Het is het openingshoofdstuk van je e-mailrelatie.
Welkomstmail werkt voor nieuwsbriefabonnees, nieuwe klanten van een dienst, deelnemers aan een evenement en onboarding van partners. De details verschillen, maar het doel blijft hetzelfde: de lezer het gevoel geven dat hij of zij een goede keuze heeft gemaakt.
Waarom welkomstmails ertoe doen
Het welkomstmoment is het moment van de hoogste aandacht. De persoon heeft net actie ondernomen bij je merk. Een duidelijk, behulpzaam bericht versterkt het vertrouwen dat je opbouwt met hoe zakelijke e-mail vertrouwen opbouwt en past bij de consistentiedoelen uit e-mailconsistentie in je hele merk.
Welkomstmail vermindert ook supportvragen. Als je nieuwe contacten vertelt wanneer ze hun eerste factuur kunnen verwachten, waar ze documentatie vinden of wie hun contactpersoon is, mailen minder mensen met de vraag "wat gebeurt er nu?"
Wat je in een welkomstmail van je merk zet
1. Een oprecht bedankje
Erken waarvoor ze zich hebben aangemeld. Wees specifiek: "Bedankt dat je je hebt aangemeld voor onze maandelijkse update" werkt beter dan "Bedankt voor je inschrijving."
2. Wat er hierna gebeurt
Schets verwachtingen over frequentie, soort inhoud of onboardingstappen. Sluit aan bij verwachte reactietijd bij e-mail als je een reactie van een mens belooft.
3. Eén duidelijke vervolgstap
Wijs op een bron, een link om een afspraak te plannen of een antwoordadres. Eén oproep tot actie, geen vijf.
4. Signalen van je merkidentiteit
Gebruik dezelfde stem en handtekeningstructuur uit e-mailhandtekeningen en merkidentiteit. De welkomstmail moet aanvoelen alsof hij van hetzelfde merk komt als je website.
5. Een manier om een mens te bereiken
Zet een support- of hallo-adres erin, zodat nieuwe contacten weten waar ze vragen kunnen stellen.
Verstuur het eerste welkomstbericht binnen enkele minuten na de aanmelding. Een te late welkomstmail mist het momentum van het moment. Latere berichten in de reeks kunnen over dagen worden verspreid. Het volgende hoofdstuk, fouten in e-mailautomatisering die je kunt vermijden, wijst op veelgemaakte fouten die welkomstmail ondermijnen.
Veelgestelde vragen
Moeten welkomstmails platte tekst zijn of vormgegeven?
Gewone, leesbare tekst presteert bij persoonlijke welkomstberichten vaak beter. Zware vormgeving kan wijzen op marketingmail en de plek in de inbox schaden. Kies het formaat op basis van hoe persoonlijk de relatie moet voelen. Aanmeldformulieren van WEMASY in de websitebouwer kunnen direct een eenvoudige tekstuele welkomstmail starten.
Hebben B2B-merken welkomstmails nodig?
B2B-merken hebben er baat bij als onboarding uit meerdere stappen bestaat. Een welkomstbericht dat de accountmanager noemt en de eerste drie mijlpalen opsomt, vermindert verwarring. Dienstverleners krijgen minder "en nu?"-mails.
Wat is het verschil tussen een welkomstmail en een bevestiging?
Een bevestiging controleert dat een actie is gebeurd, zoals de ontvangst van een formulier. Een welkomstmail begint de relatie en schept blijvende verwachtingen. Veel merken versturen beide, waarbij de bevestiging eerst gaat.
Moeten welkomstmails prijzen noemen?
Alleen als de prijs direct relevant is voor waarvoor ze zich hebben aangemeld. Een welkomstmail na een aankoop kan het gekozen pakket bevestigen. Een welkomstbericht voor een nieuwsbrief richt zich op de waarde van de inhoud, niet op upsell.
Kunnen welkomstmails de bezorging schaden?
Welkomstmail vanaf je geauthenticeerde domein met de verwachte inhoud helpt de betrokkenheidssignalen. Plotseling hoog volume vanaf een nieuw domein zonder goede DNS schaadt de plek in de inbox. Volg de bezorging van e-mail voor je merk verbeteren voordat je opschaalt.
Van wie moet de welkomstmail komen?
Verstuur vanaf een echt rolgebonden adres als hallo@ of een adres met de naam van de oprichter. Een noreply-afzender vertelt ontvangers dat je geen gesprek wilt. Gebruik voorvoegsels uit het juiste e-mailvoorvoegsel voor je merk kiezen.