De WEMASY Webshop maakt een pdf-factuur en een pakbon voor je bestellingen en mailt je klanten bij elke stap: bestelbevestiging, statuswijzigingen en terugbetalingen. Jij bepaalt wat de pdf's zeggen en wie een kopie van de e-mails krijgt.
Facturen en pakbonnen aanzetten
- Klik op het instellingenicoon naast de projectwisselaar.
- Klik op het tabblad Webshop.
- Zoek Factuurinstellingen.
- Vink Facturen inschakelen aan.
- Vink Pakbonnen inschakelen aan als je pakbonnen wilt.
- Vul je bedrijfsgegevens in bij Juridische info in pdf-koptekst.
- Vul tekst voor onderaan de factuur in bij Info in pdf-voettekst van de factuur.
- Klik op Verzenden.
Stel het Voorvoegsel factuurnummer en het Startnummer facturen in onder Factuurinstelling op hetzelfde tabblad. De helptekst toont het huidige hoogste factuurnummer.
De pdf van een bestelling openen of maken
- Open Webshop en klik op Bestellingen.
- Open het actiemenu bij de bestelling.
- Klik op Factuur-pdf bekijken of Pakbon-pdf bekijken.
Is er nog geen pdf, dan toont het menu Factuur-pdf genereren of Pakbon-pdf genereren. Terwijl WEMASY het bestand maakt, toont het menu Factuur-pdf wordt gegenereerd. Pdf's kunnen worden gemaakt voor bestellingen in afwachting, in behandeling en afgerond.
Staan klantaccounts aan, dan vinden klanten hun facturen ook in hun account. Lees Klantaccounts.
E-mails die klanten krijgen
- Een bestelbevestiging na het afrekenen, met een knop Bestelling bekijken.
- Een bevestiging van een offerteaanvraag.
- Een e-mail als je de bestelling markeert als on hold, in behandeling, afgerond of geannuleerd.
- Een e-mail als een terugbetaling start en als hij klaar is.
Jij krijgt een e-mail bij elke nieuwe bestelling en elke nieuwe offerteaanvraag.
Wie de e-mails ontvangt
Onder E-mailinstellingen op het tabblad Webshop:
- Webshop-e-mail naar: stuur de shopmails voor jou naar dit adres in plaats van naar het standaardadres.
- E-mail BCC en E-mail CC: extra adressen die een kopie krijgen van factuurmails, bestelbevestigingen en meldingen. Druk na elk adres op Enter.
Klik op Verzenden om op te slaan.
Tip: Zet je boekhouder in E-mail BCC, zodat elke factuur hem zonder extra werk bereikt. Voor boekhoudsoftware lees je SnelStart-boekhouding koppelen. Voor bestelstatussen lees je Bestellingen beheren.
Veelgestelde vragen
Kan ik een factuurnummer wijzigen?
Niet bij één bestelling. Stel het Voorvoegsel factuurnummer en het Startnummer facturen in voordat je gaat verkopen. Nieuwe facturen tellen vanaf daar op.
Kan ik de tekst van de e-mails aanpassen?
De e-mails volgen de taal van je project en je mailstijl. De teksten zelf staan vast.