Tips voor de opslag en beveiliging van je e-mail

Hoe beheer je de opslag en beveiliging van je e-mail?

Vraag je je af hoe je je e-mailopslag beveiligt zonder je werk ingewikkelder te maken? Met de stappen hieronder bouw je een stevige basis. Dit zijn werkwijzen die groeiende merken al hebben getest:

1. Orden je e-mailopslag

Wacht niet tot ongeopende en onbelangrijke e-mails al je opslagruimte innemen. Eenvoudige tips, zoals elke dag opruimen en goed indelen, voorkomen opslagproblemen op de lange termijn. Begin vanaf de eerste dag met het ordenen van je e-mail. Besteed er elke dag vijf minuten aan. Zo mis je geen belangrijke e-mails. Zo pak je het aan.

• Gebruik mappen en labels: Maak mappen en submappen voor je e-mails. Deel ze in op klant, project, werk, team en meer. Sorteer en orden e-mails zodra ze binnenkomen, zodat er geen achterstand ontstaat.

• Gebruik automatische filters: Kies e-mailhosting die e-mails automatisch kan indelen. Zulke systemen zetten binnenkomende e-mails in mappen op basis van bijvoorbeeld afzender, onderwerp of zoekwoorden. Dat scheelt tijd en houdt je inbox overzichtelijk, zonder dat je steeds met de hand hoeft te sorteren.

• Verwijder e-mails die je niet nodig hebt: Neem de tijd om je e-mails door te lopen en verwijder wat je niet nodig hebt. Verwijder overbodige e-mails, zoals aanbiedingen of oude discussies, om opslagruimte vrij te maken. Archiveer e-mails die je nu niet nodig hebt, maar later misschien wel.

• Houd je opslaglimiet in de gaten: De meeste e-mailaanbieders hebben een maximale opslag. Weet wat die limiet is en beheer je e-mails zo dat je hem niet bereikt. Zit je er dichtbij, overweeg dan meer opslag en begin ook met back-ups van je e-mails.

2. Zorg dat je e-mail veilig is

Je e-mails bevatten gevoelige en vertrouwelijke informatie. In verkeerde handen kan dat tot een beveiligingslek leiden. Met goede beveiligingsgewoontes blijft je inbox beschermd tegen veelvoorkomende dreigingen. Ze beschermen je e-mail tegen hacken, phishing en andere vormen van cybercriminaliteit.

• Deel je inloggegevens niet: Deel je e-mailadres en wachtwoorden met niemand. Moet je team bij de e-mails kunnen? Kies dan e-mailhosting waarmee je toegang voor je team beheert.

• Gebruik sterke wachtwoorden en 2FA: Maak een sterk wachtwoord dat niet makkelijk te raden is. Zet ook tweestapsverificatie aan. Dat geeft extra beveiliging, want je hebt dan zowel je wachtwoord als een code op je telefoon of in een authenticatie-app nodig.

• Beveilig je apparaat: Zet altijd een wachtwoord of Face ID op elk apparaat waarmee je bij je e-mail kunt. Verander je e-mailwachtwoord regelmatig om het veiliger te maken. Installeer beveiligingssoftware, antivirus en antimalware op alle apparaten waarmee je je e-mail opent, om dreigingen te voorkomen.

3. Beheer rechten goed

Rechten beheren is een van de meest vergeten tips voor zakelijke e-mailbeveiliging. Beveiliging houdt niet op bij je account of je apparaat beschermen. Je moet je e-mail ook beschermen tegen mensen die er misbruik van kunnen maken. Gebruik je e-mailhosting, doe dan het volgende.

• Controleer wie toegang heeft: Controleer wie toegang heeft tot je e-mailaccounts en welke rechten ze hebben. Krijg je een verzoek om rechten, keur het dan pas goed als je hebt bekeken wat het teamlid precies vraagt.

• Geef toegang per rol: Heb je een bedrijf, stel dan toegang per rol in voor teamleden. Geef alleen toegang tot de e-mails en mappen die nodig zijn voor hun rol. Gebruik gedeelde inboxen voor teams, zodat niet iedereen bij gevoelige e-mails kan.

• Verwijder oud-teamleden: Trek direct de toegang in van medewerkers of samenwerkingspartners die die niet meer nodig hebben of niet meer met je merk samenwerken.

4. Controleer wet- en regelgeving

Voldoen aan wet- en regelgeving is een belangrijk deel van e-mailbeveiliging voor bedrijven die klantgegevens verwerken. Verwerk je gevoelige of persoonlijke gegevens via e-mail, dan moet je voldoen aan de regels voor gegevensbescherming, zoals de AVG (GDPR), HIPAA, CCPA of andere regels die voor je merk gelden. Zo bescherm je klantgegevens en blijf je binnen de wet.

• Controleer je bewaarbeleid: Maak een duidelijk bewaarbeleid dat vastlegt hoe lang je gevoelige e-mails bewaart. Archiveer e-mails die je nodig hebt voor juridische, wettelijke of zakelijke doelen, maar verwijder overbodige e-mails na een bepaalde tijd. Zo voorkom je rommel en blijf je binnen de regels.

• Controleer op versleuteling: Versleuteling is een van de sterkste manieren om vertrouwelijke informatie te beschermen.Werk je in een branche met strenge regels, zoals financiën of zorg, gebruik dan versleutelde e-mail om gevoelige gegevens veilig te versturen. Veel e-mailaanbieders hebben ingebouwde versleuteling, maar controleer of je platform aan alle wettelijke eisen voldoet.

5. Houd je e-mailactiviteit in de gaten

Doorlopend monitoren hoort bij de geavanceerde tips die je systeem op de lange termijn beschermen. Door je e-mailactiviteit regelmatig te volgen en te controleren, houd je beveiligingslekken buiten de deur en vind je zwakke plekken.

• Volg activiteit regelmatig: Kies e-mailhosting met ingebouwde tools die ongewone logins volgen, zoals toegang vanaf nieuwe apparaten of op vreemde tijden.

• Doe regelmatig audits: Plan regelmatig een controle van wachtwoordgebruik, beveiligingsinstellingen en toegang van gebruikers. Stel ook meldingen in voor ongeautoriseerde logins of inlogpogingen. Zo weet je het als er iets misgaat.

Blijf veilig en heb genoeg opslag met de e-mailhosting van WEMASY

Je e-mail overzichtelijk en veilig houden gaat niet alleen over rommel voorkomen. Het is nodig om je bedrijf te beschermen en aan de regels te voldoen. Met deze tips voor opslag en beveiliging heb je een basis die meegroeit met je bedrijf. Wil je je e-mail makkelijk en veilig beheren? De e-mailhosting van WEMASY geeft je alles op één plek. Betrouwbare opslag en sterke beveiliging gaan samen, zodat jij je kunt richten op de groei van je bedrijf. Je krijgt je eigen domeinnaam, ruime opslag, slimme beveiliging en soepele koppelingen. Een eenvoudige oplossing waarmee je zonder stress grip houdt op je e-mail. Begin er vandaag mee.

Meer over het kiezen van het juiste e-mailpakket lees je in onze blog over waar je op let bij e-mailhosting. Wil je weten waarom e-mail met je eigen domeinnaam belangrijk is? Bekijk dan zakelijke e-mail vs gratis e-mail voor je merk. Lees ook de checklist voor de lancering van je website, waar het instellen van e-mailhosting bij hoort.

Veelgestelde vragen