Waar let je op bij een e-mailhostingpakket?

Checklist om een e-mailhostingpakket te kiezen

De juiste aanbieder kiezen wordt makkelijker als je weet waar je op let. Hieronder vind je een praktische checklist met tips voor ondernemers en de functies die elk bedrijf moet bekijken.

1. Eigen domeinnaam

Ondersteuning voor je eigen domeinnaam is een van de functies die je voorrang moet geven. Elke betrouwbare gids over e-mailhosting zegt het: e-mail met je eigen domeinnaam is een must. Je pakket moet je e-mailadressen laten maken met de domeinnaam van je bedrijf.

Dit is een van de basisdingen die een e-mailhostingplatform moet bieden. Zorg dat je pakket het instellen van je eigen domeinnaam ondersteunt, zodat je e-mailadressen met je merknaam maakt die vertrouwen wekken bij klanten. Kijk hoeveel e-mailadressen met je domeinnaam je in je pakket kunt maken. Hoe meer, hoe beter voor je team.

2. Beveiliging

Beveiliging is een van de belangrijkste dingen om op te letten bij e-mailhosting. Je e-mails bevatten gevoelige informatie, zoals betaalgegevens, bedrijfsinformatie, klantgegevens en interne communicatie. Zonder beveiliging loopt je merk via e-mail risico op fraude, datalekken, phishing en andere dreigingen. Dit zijn beveiligingsfuncties die je e-mailhostingplatform moet bieden.

• 2FA: Tweestapsverificatie geeft extra beveiliging met een eenmalig wachtwoord of een beveiligingsvraag.

• Spambescherming: Spamfilters houden ongewenste e-mails en mogelijke phishingpogingen tegen.

• Versleuteling: Bij gevoelige e-mails zorgt versleuteling dat alleen de bedoelde ontvanger je berichten kan lezen.

3. Opslag

Heb je eenmaal zakelijke e-mail, dan stromen er e-mails je inbox in en je outbox uit. Groeit je bedrijf, dan groeien je inbox en je map met verzonden berichten mee. Opslagruimte is een van de functies die direct invloed heeft op je dagelijkse werk. Je hebt e-mailhosting nodig met ruime opslag en de mogelijkheid om e-mails in te delen.

• Opslag: Kies een pakket met veel opslag, zodat je niet steeds hoeft op te ruimen.

• Archiveren: Zorg dat je oude e-mails makkelijk kunt archiveren, zodat je ze nog kunt vinden als je ze nodig hebt.

• Opslag die kan groeien: Groeit je bedrijf, dan wil je een pakket waarvan de opslag kan meegroeien.

4. Samenwerken in je team

Een complete gids over e-mailhosting noemt samenwerken altijd als belangrijke factor. Tools om samen te werken horen bij de beste functies voor groeiende teams. Je inloggegevens delen kan tot een beveiligingslek leiden. Heb je een team, dan heb je functies nodig die iedereen op één lijn houden. Kies e-mailhosting met functies om samen te werken, zodat je de toegang van je team beheert.

• Gedeelde inbox: Kies e-mailhosting waarmee meerdere teamleden e-mails uit dezelfde inbox kunnen lezen en beheren. Dat is vooral handig voor klantenservice of sales.

• E-mailadressen per rol: Het platform moet je je e-mailadressen zelf laten benoemen. Je moet adressen kunnen maken zoals info, support, hr en meer.

• Koppelingen voor je team: Koppel je e-mail aan agenda's en tools voor takenbeheer, zodat plannen en opvolgen een eitje wordt.

5. Klantenservice

Let bij het kiezen van e-mailhosting ook altijd op klantenservice. Heb je een account bij een e-mailhostingplatform, dan heb je in het begin misschien hulp nodig, of op elk moment snel een antwoord. Kies een aanbieder die 24/7 voor je klaarstaat. Wil je goede support, zorg dan dat het platform het volgende biedt.

• Hulp 24/7: Je weet nooit wanneer er een probleem opduikt, dus support die dag en nacht bereikbaar is, is belangrijk.

• Support via meerdere kanalen: Kies een aanbieder die live chat, telefonische support en support per e-mail biedt.

• Ticketsysteem: Kies een platform dat tickets aanmaakt en je regelmatig laat weten hoe het met je probleem of vraag staat.

• Handige hulpbronnen: Je kunt niet altijd wachten tot de klantenservice reageert. Kijk of het platform goede hulpbronnen heeft en een kennisbank met artikelen, veelgestelde vragen en tips om problemen op te lossen. Dat scheelt je veel tijd.

6. Koppelingen met tools

Koppelingen zijn een van de beste functies om efficiënt te werken. Je e-mail moet goed samenwerken met de andere tools die je elke dag gebruikt. Kies een platform dat met veel tools koppelt of een ingebouwd alles-in-één systeem heeft, zodat je makkelijk kunt werken. Kijk of deze koppelingen erbij zitten.

• CRM-koppeling: Zorg dat je e-mail goed werkt met je CRM-software, of kies een platform met een eigen CRM.

• Koppelingen met tools: Er zijn veel campagne- en analysetools die je aan je e-mail wilt koppelen. Zorg dat het e-mailhostingplatform dat toestaat.

• Agendakoppeling: Je e-mail koppelen aan je agenda is belangrijk om afspraken en deadlines te plannen.

• Koppelingen om bestanden te delen: Bestanden direct vanuit je e-mail delen via een koppeling met een drive of opslagruimte scheelt tijd en maakt samenwerken makkelijker.

7. Back-ups

Belangrijke informatie of data kwijtraken kan iedereen op elk moment overkomen. Ook bij je e-mail. Het kan gebeuren door een storing, een fout of een systeemcrash. Kies een systeem waarmee je belangrijke e-mails kunt terughalen als dat nodig is.

• Automatische back-ups: Kies een aanbieder die regelmatig back-ups van je e-mail maakt, zodat je niets belangrijks kwijtraakt.

• Terugzetten: Zorg dat je met je pakket oude e-mails en mappen makkelijk kunt terugzetten als dat nodig is.

8. Prijs

De prijs is een belangrijk deel van het kiezen van een aanbieder. Door prijzen te vergelijken, zie je welke pakketten echt waarde bieden en welke te veel vragen voor basisfuncties. Niet elk duur pakket heeft de beste functies. Er zijn eerlijke aanbieders met redelijke prijzen, maar ook aanbieders die te veel vragen. Een van de meest praktische tips is om minstens drie aanbieders naast elkaar te zetten voordat je kiest. Let op het volgende in je pakket.

• Duidelijke prijzen: Zorg dat je precies weet waarvoor je betaalt en dat er geen verborgen kosten zijn.

• Flexibiliteit: Wat je nodig hebt aan e-mail kan in de loop van de tijd groeien, dus kies een pakket waarmee je zonder gedoe kunt opschalen.

• Gratis proefperiode of demo: Zo kun je de dienst testen voordat je je voor lange tijd vastlegt.

Kies de e-mailhosting van WEMASY

Bij e-mailhosting hoef je geen genoegen te nemen met zomaar een aanbieder. WEMASY biedt alles wat je nodig hebt om je zakelijke e-mail soepel te beheren. Met de nadruk op beveiliging, gebruiksgemak en groei is WEMASY gemaakt om met je bedrijf mee te groeien, zonder ingewikkeld te worden. Vergelijk je prijzen, dan zie je dat WEMASY je een eigen domeinnaam, sterke beveiliging, tools om samen te werken en support geeft in één pakket. Kies voor ons en maak het beheer van je e-mail eenvoudig met een alles-in-één oplossing die past bij wat je nodig hebt.

Meer over je e-mail veilig houden lees je in onze blog met tips voor de opslag en beveiliging van je e-mail. Wil je weten hoe zakelijke e-mail je merk opbouwt? Bekijk dan zakelijke e-mail vs gratis e-mail voor je merk. Lees ook hoe je een website bouwt die je bedrijfsdoelen ondersteunt.

Veelgestelde vragen