Je cashflow beheren als je webshop snel groeit

Je webshop floreert. Vorige maand verkocht je voor $15.000 aan producten. Deze maand voor $30.000. Groei is toch de droom? Maar dan merk je een probleem: je hebt geen $30.000 op je bankrekening. Je bent leveranciers $20.000 schuldig. Volgende week moet je salarissen betalen. De huur is verschuldigd. En het geld van al die verkopen is nog niet binnen, omdat de helft van je klanten op factuur betaalde, en die incasseer je pas over 30 dagen.

Dit is de verborgen killer van groeiende webshops. Cashflowbeheer klinkt als praat van een boekhouder, maar het is eigenlijk een overlevingsvaardigheid. Een webshop kan op papier winstgevend zijn en in werkelijkheid helemaal blut. In dit artikel lees je wat cashflow is, waarom het misgaat als je snel groeit en welke strategieën je solvabel houden terwijl je opschaalt.

Wat is cashflow en waarom is het niet hetzelfde als winst

Cashflow is de beweging van geld in en uit je bedrijf. Winst is wat overblijft na alle kosten. Dat is niet hetzelfde. Een bedrijf kan winst maken en toch zonder geld komen te zitten.

Dit is het verschil: je verkoopt 100 stuks voor $10 per stuk. Je winst is $2 per stuk, dus je maakte $200 winst. Mooi. Maar als je klanten met een creditcard betaalden en de betaalprovider het geld 7 dagen vasthoudt, heb je die $1.000 vandaag niet op je rekening. En als je je leveranciers moet betalen voordat je betalingen van klanten ontvangt, gebruik je geld dat je nog niet hebt. Dat geld zit vast in voorraad en openstaande facturen. Je bent winstgevend maar tijdelijk blut.

Dit wordt erger als de groei versnelt. Je gaat van 100 stuks per maand naar 500 stuks per maand. Je hebt meer voorraad nodig. Je betaalt je leverancier $3.000 voor voorraad om die groei te dekken. Maar de betaling voor die voorraad ontvang je pas 30 dagen later. Je zit nu $3.000 te kort, ook al is elke verkoop winstgevend. Tel salarissen, huur en andere bedrijfskosten erbij op, en je kunt makkelijk negatief staan in cash, terwijl de winst-en-verliesrekening er gezond uitziet.

Waarom cashflow misgaat als je groeit

Langzame, stabiele webshops hebben meestal geen cashflowproblemen. Groei zet ze in gang. Als je webshop twee keer zo groot wordt, gebeuren drie dingen tegelijk.

Je moet voorraad betalen voordat klanten jou betalen

Je leverancier wil vooraf betaald worden of binnen 15 dagen. Je klanten doen er 30 dagen over (of langer als je betalingsregelingen aanbiedt). Dat gat heet de cashconversiecyclus. Is je cyclus 30 dagen maar word je pas na 60 dagen betaald, dan financier je 30 dagen groei uit eigen zak. Als de groei versnelt, wordt dit gat groter. Je hebt 5 keer zoveel voorraad in je magazijn nodig, maar je hebt niet 5 keer zoveel cash.

Je geeft geld uit aan de bedrijfsvoering voordat je opbrengsten ziet

Om sneller te groeien, neem je mensen aan. Je neemt een lening voor marketing. Je verbetert je magazijn. Dit zijn allemaal investeringen in groei. Je geeft het geld nu uit en ziet de opbrengsten over maanden. Maar als de groei zich opstapelt, komen nieuwe uitgaven boven op de oude. Je financiert de hele groeicurve uit je huidige cash.

Je kunt groei niet direct omzetten in beschikbaar geld

Een verkoop van $50.000 voelt enorm, maar als die verkoop betaalbaar is binnen 60 dagen, heb je het geld pas na 60 dagen. Je leverancier, je team en je verhuurder wachten geen 60 dagen. Zij willen nu betaald worden. Hoe groter je klanten (groothandelsklanten, grote winkelketens), hoe erger dit probleem wordt. Je verkoopt misschien voor miljoenen en hebt toch geen geld op de bank.

De echte kosten van weinig cash

Cashflowproblemen zijn duur en geven stress. Als je geen geld meer hebt, moet je lenen. Een kredietlijn kan 10-15% rente per jaar kosten. Bij een tekort van $20.000 is dat $2.000-$3.000 per jaar aan rente, alleen omdat je de timing van betalingen en ontvangsten niet onder controle kreeg. Die kosten stapelen zich jaar na jaar op.

Erger nog: als je een betaling aan een leverancier mist, stopt die met het geven van krediet. Een leverancier die je 30 dagen betaaltijd geeft, kan je afsnijden als je al één keer te laat bent. Dan moet je alle toekomstige voorraad vooraf betalen. Je cashproblemen worden erger.

De stress beïnvloedt ook je zakelijke beslissingen. In plaats van in groei te investeren, neem je beslissingen om meteen aan cash te komen. Je geeft hoge kortingen om verkopen te forceren. Je verhoogt prijzen. Je bezuinigt op productkwaliteit. Dit zijn geen strategische keuzes. Het zijn paniekreacties.

Maak een cashflowprognose

De basis van cashflowbeheer is weten waar je geld op elk moment is. Een cashflowprognose is een voorspelling per maand van geld dat binnenkomt en geld dat uitgaat. Het is het tegenovergestelde van een winst-en-verliesrekening, die winst meet. Een prognose meet de werkelijke timing van cash.

Maak een eenvoudige spreadsheet met deze rijen:

• Beginsaldo (waarmee je de maand begint)
• Verwachte omzet (verkopen die je in die maand verwacht)
• Ontvangen openstaande facturen (cash uit gefactureerde verkopen van eerdere maanden)
• Andere cashinkomsten (leningen, investeringen, geretourneerde voorraad)
• Inkoop van voorraad (cash betaald voor nieuwe voorraad)
• Salarissen (cash betaald aan medewerkers)
• Huur en nutsvoorzieningen (vaste maandelijkse kosten)
• Andere bedrijfskosten (marketing, software, verzekeringen)
• Aflossing van leningen en schulden
• Belastingbetalingen en opnames van de eigenaar
• Eindsaldo (wat je aan het eind overhoudt)

Het belangrijkste inzicht is timing. Reken niet op $50.000 omzet volgende maand en ga er dan van uit dat je $50.000 aan cash hebt. Bereken wanneer je die $50.000 echt ontvangt. Als 50% van de klanten met een creditcard betaalt (ontvangen in 3 dagen), 30% op factuur (ontvangen in 30 dagen) en 20% een betalingsregeling gebruikt (ontvangen over 90 dagen), ontvang je in de eerste maand ongeveer $20.000 aan cash en de rest in de maanden daarna.

Doe hetzelfde voor kosten. Je betaalt leveranciers op de 15e en de 30e. Je betaalt salarissen om de week op vrijdag. Je betaalt huur op de eerste. Als je kosten voorspelt, zet ze dan op het moment dat je ze echt betaalt.

Met deze prognose zie je cashtekorten drie maanden vooruit, in plaats van ze te ontdekken als je rekening leeg is. Een prognose van drie maanden laat ook zien welke maanden krap zijn en welke een overschot hebben. Dat overschot kan de magere maanden erna financieren.

Beheer je betaalvoorwaarden strategisch

Het verschil tussen een betaaltermijn van 30 en 60 dagen is geld op je rekening. Langere termijnen voor klanten betekenen langer wachten op cash. Kortere termijnen bij leveranciers betekenen dat je geld sneller weggaat. Het beheren van die gaten is cashflowbeheer voor je webshop in de praktijk.

Onderhandel over betaalvoorwaarden met leveranciers

Als je met een leverancier begint, betaal je vaak vooraf of binnen 15 dagen. Zodra je laat zien dat je een betrouwbare klant bent (vaste bestellingen, altijd op tijd betalen), vraag je om een termijn van 30 of 45 dagen. Een verlenging van 30 dagen is geen korting, maar het is 30 dagen extra geld op je rekening. Die uitstel helpt je de voorraad te verkopen en de betaling te ontvangen voordat je je leverancier betaalt.

Sommige leveranciers geven korting bij snelle betaling. Koop je met een termijn van 30 dagen maar betaal je in 10 dagen, dan krijg je 2% korting. Dat is zelden de moeite waard als je je cashflow beheert. De 2% besparing is minder waard dan 20 extra dagen cash op je rekening.

Laat je klanten sneller betalen

Het verwerken van creditcardbetalingen duurt 1-3 dagen. Digitale wallets (PayPal, Apple Pay, Google Pay) zijn vergelijkbaar. Maar als je betalen op factuur of betalingsregelingen aanbiedt, wacht je 30 dagen of langer op je geld. Elke dag die je wacht, staat je geld op de rekening van een klant in plaats van op de jouwe.

Stimuleer snellere betaling. Geef 2% korting als klanten vooraf betalen in plaats van binnen 30 dagen. Of geef een klein cadeau (gratis verzending, een gratis artikel) als ze met een creditcard betalen in plaats van op factuur. Deze prikkels kosten je minder dan de rente die je zou betalen om geld te lenen en het gat te dichten.

Moet je grote klanten langere termijnen geven, reken er dan voor. Tel 1-2% op bij de factuurprijs voor een termijn van 30 dagen. De klant betaalt dan sneller om de toeslag te vermijden, of betaalt de toeslag, en dan heb je nu cash.

Incasseer elke keer op tijd

Als je een klant op de 1e factureert met een termijn van 30 dagen, moet hij je op de 31e betalen. Maar veel klanten betalen pas na 45 of 60 dagen. Laat je dit gaan, dan gaat je cashflow achteruit. Laat het niet gaan.

Stuur drie dagen voor de vervaldatum een betalingsherinnering. Stuur op de vervaldatum zelf een vervolgbericht. Is de betaling na 5 dagen nog niet binnen, bel dan. Is een klant 10 dagen te laat, geef hem dan geen krediet meer tot hij betaalt. Incasseren is niet onaardig. Het is rekenen. Een klant die 15 dagen te laat betaalt, kost je cash waarmee iemand anders betaald moet worden.

Scheid je inkomende en uitgaande geldstromen

Veel webshopeigenaren gebruiken één betaalrekening voor alles. Geld komt binnen, geld gaat eruit, en je hoopt dat er genoeg is. Dan kun je cash onmogelijk strategisch beheren.

Gebruik in plaats daarvan drie rekeningen. Een inkomstenrekening waarop klantbetalingen binnenkomen. Een uitgavenrekening waarvan leveranciers en bedrijfskosten worden betaald. En een reserverekening waarop je cash bewaart voor trage maanden. Maak elke dag (of om de paar dagen) geld over van de inkomstenrekening om de uitgaven van die dag te dekken. Wat op de inkomstenrekening overblijft, is je buffer.

Met dit systeem zie je hoeveel dagen cashbuffer je hebt. Staat er $50.000 op de inkomstenrekening en geef je $5.000 per dag uit aan de bedrijfsvoering, dan heb je 10 dagen looptijd. Is volgende maand trager dan verwacht, dan heb je maar 7 dagen. Je moet beslissingen nemen voordat het geld op is. Zonder overzicht ontdek je het probleem als de rekening leeg is.

Bouw een cashreserve op

De ultieme bescherming tegen cashflowproblemen is geld op de bank. Een reserverekening met 30-60 dagen aan bedrijfskosten geeft je een buffer. Als één klant te laat betaalt of er een onverwachte kostenpost komt, dekt je reserve dat. Je raakt niet in paniek. Je neemt geen schulden aan. Je grijpt gewoon in je reserve en blijft groeien.

Hoeveel reserve heb je nodig? Bereken je gemiddelde maandelijkse bedrijfskosten (salarissen, huur, software, marketing, alles behalve de inkoop van voorraad). Een reserve van 30 dagen is één maand daarvan. Een reserve van 60 dagen is twee maanden.

Veel webshopeigenaren zeggen dat ze zich geen reserve kunnen veroorloven omdat ze winst herinvesteren in groei. Maar een reserve is geen weggegooid geld. Het is een verzekering tegen de timingproblemen die groei kapotmaken. Zet 10-15% van je winst in de reserve tot je je doel haalt, en pas daarna je uitgaven aan.

Heb je eenmaal een reserve, dan groeit die door. Geld dat naar rente op geleend geld zou zijn gegaan, gaat nu naar de reserve. Je wordt veiliger, niet armer.

Houd de ouderdom van je openstaande facturen in de gaten

Openstaande facturen zijn geld dat klanten je schuldig zijn. De ouderdom laat zien hoe lang dat geld al openstaat. Een rapport met kolommen voor 0-30 dagen, 31-60 dagen en 61+ dagen laat precies zien welke klanten niet op tijd betalen.

Bekijk dit rapport wekelijks. Voor elke factuur die langer dan 30 dagen openstaat, moet je de klant bellen. Geen e-mail. Een telefoontje. In een echt gesprek komen problemen boven tafel. Misschien is de factuur zoekgeraakt. Misschien is de klant het vergeten. Misschien is er een geschil over de bestelling. Je weet het pas als je het vraagt.

Sommige klanten betalen altijd te laat. Dat zijn de kosten van zaken met hen doen. Maar als 20% van je omzet vastzit in facturen die ouder zijn dan 60 dagen, wordt je cashflow gewurgd door een paar slechte klanten. Misschien moet je de voorwaarden met hen opnieuw bespreken of je kredietrisico verkleinen.

Gebruik voorraadbeheer om cash vrij te maken

Voorraad is cash dat op een plank ligt. Hoe langer voorraad blijft liggen, hoe meer cash er vastzit. Heb je 1.000 stuks van een product dat traag verkoopt, dan zit er cash vast in die voorraad dat elders rendement kon opleveren.

Snellere omloop van voorraad betekent een snellere cashcyclus. Een product dat in 30 dagen verkoopt, zet je cash twee keer zo snel om als een product dat er 60 dagen over doet. Kijk naar je verkoopcijfers. Welke producten lopen snel? Houd daar meer van op voorraad. Welke producten lopen traag? Bestel minder of houd een uitverkoop om de voorraad kwijt te raken.

Kijk ook naar wat je niet op voorraad hoeft te hebben. Kun je bepaalde producten via dropshipping verkopen in plaats van voorraad aan te houden? Kun je een just-in-time-leverancier gebruiken die binnen dagen levert in plaats van weken? Alle voorraad die je niet aanhoudt, is cash dat op je rekening blijft.

Let op seizoensschommelingen in je cashflow

Is je webshop seizoensgebonden (druk tijdens de feestdagen, rustig in de zomer), dan schommelt je cashflow ook. Je hebt cash nodig om voorraad in te kopen vóór het drukke seizoen, maar dat geld komt pas terug als het seizoen voorbij is. Dat gat kan pijnlijk zijn.

Plan ervoor. Is je hoogseizoen oktober-december, begin dan in juli en augustus met het opbouwen van cash. Geef je zomerwinst niet allemaal uit. Zet die apart voor de inkoop van voorraad die het drukke seizoen financiert. Als het drukke seizoen voorbij is, komt het cash van je piekverkopen in januari en februari binnen, terwijl de uitgaven van de drukte nog doorlopen. Dat cash vult je reserves aan.

De webshopeigenaren die in de problemen komen, zijn degenen die niet plannen voor het gat. Ze ontdekken in september dat ze $30.000 nodig hebben om voorraad voor de feestdagen in te kopen en geen cash hebben. Dan lenen ze tegen hoge rente om hun eigen seizoenscyclus te dekken.

Plan groei mee in je cashflowprognose

Als je groeit naar het volgende niveau (10 keer de omzet, 100 keer de omzet, een nieuwe markt), verandert je cashflow opnieuw. Voorspel wat dat betekent voordat je ervoor gaat. Wil je je omzet verdubbelen, verdubbel dan je prognose. Welke voorraad heb je nodig? Hoeveel meer cash heb je nodig om de groei te financieren? Wanneer komt dat cash terug?

Sommige groei is het niet waard als de cashbehoefte te hoog is. Een groothandelsdeal van $500.000 is fantastisch, tot je beseft dat je $100.000 aan voorraad nodig hebt en de winkelketen een betaaltermijn van 90 dagen wil. Je bent niet klaar voor die deal, tenzij je die $100.000 aan cash hebt of toegang tot krediet om het gat te dekken.

Plan voordat je de groei najaagt. Heeft groei meer cash nodig dan je hebt, regel het cash dan (zakelijke kredietlijn, kapitaal van investeerders, tussentijds kleinere groei) voordat je je verbindt aan nieuwe klanten of bestellingen.

Hoe WEMASY helpt bij cashflowbeheer

De analyse- en rapportagetools van WEMASY geven je inzicht in de timing van je cashflow. Je ziet de betaalmethoden per klant (creditcard of factuur), de betaalstatus (betaald, in behandeling, te laat) en de timing van je omzet. Deze gegevens voeden je cashflowprognose.

WEMASY koppelt ook met boekhoudsoftware zoals QuickBooks, zodat je verkoopgegevens automatisch synchroniseren met de administratie van je boekhouder. Zo hoef je niets handmatig in te voeren en zie je realtime zowel je winst als je cashpositie.

De rapportage van WEMASY houdt ook je voorraad realtime bij. Je ziet welke producten snel lopen en welke blijven liggen. Daarmee optimaliseer je je voorraadinkoop en maak je sneller cash vrij. Lees meer over de functies en prijzen van WEMASY.

Lees ook: Een klantenloyaliteitsprogramma opzetten voor je webshop en Opschalen met marketingautomatisering.