Je tijd voor gesprekken met potentiële klanten is beperkt. De moeite waard zijn de mensen met een echte behoefte, het budget voor je oplossing en de bevoegdheid om te beslissen. Het probleem is dat je niet weet welke prospects aan alle drie voldoen voordat je met ze praat. Een adviesformulier of kennismakingsformulier lost dat op door leads vooraf te beoordelen, voordat je een uur besteedt aan een gesprek dat nergens toe leidt.
Adviesformulieren en kennismakingsformulieren doen vergelijkbaar werk, maar in verschillende fases. Een adviesformulier vult iemand in voordat hij tijd met je boekt. Een kennismakingsformulier gebruik je tijdens of vlak voor een gesprek om de kans te beoordelen. Beide gebruiken slimme vragen om te zien of iemand past, voordat je tijd investeert. Zonder deze formulieren accepteer je afspraken met iedereen, waardoor je verkoopteam tijd besteedt aan prospects die slecht passen in plaats van aan prospects met veel potentieel.
Wat is een adviesformulier?
Een adviesformulier vult een prospect in voordat hij een adviesgesprek of afspraak met je boekt. Het staat op je website, meestal gekoppeld aan een agenda-boekingssysteem of op een landingspagina met een boekingsknop. Een bezoeker klikt op "Plan een adviesgesprek", vult zijn gegevens en de details van zijn situatie in en ziet daarna de beschikbare tijden om te boeken.
Het formulier doet één ding. Het verzamelt genoeg informatie om te weten of iemand het waard is om te spreken en om je op het gesprek voor te bereiden. Meestal gaat het om naam en contactgegevens, het probleem dat iemand wil oplossen, de planning, het budget en wie hem heeft doorverwezen. Dit zijn geen algemene vragen. Elk veld staat er omdat het antwoord bepaalt of je de afspraak accepteert.
Een adviesformulier werkt, omdat het filtert voordat er geboekt wordt. Een prospect vult het formulier in en denkt: "Deze persoon wil mijn situatie begrijpen voordat we afspreken", niet: "Deze persoon checkt of ik zijn tijd waard ben." Het formulier voelt als samenwerking, niet als een verhoor.
Wat is een kennismakingsformulier?
Een kennismakingsformulier is anders. Dit gebruik je tijdens of vlak voor een gesprek om de kans te beoordelen. Sommige teams sturen 24 uur voor een geplande afspraak een formulier met de vraag "Vertel ons meer over je situatie." Anderen laten de prospect het invullen in de wachtkamer voordat het gesprek begint. Een paar gebruiken het als gespreksleidraad en vullen het in terwijl ze de vragen stellen.
Kennismakingsformulieren zijn uitgebreider dan adviesformulieren. Ze gaan in op de precieze situatie van de prospect, de huidige oplossing, wat niet werkt, hoe succes eruitziet, de budgetgrenzen, de planning en wie er nog moet instemmen. Met deze informatie bepaalt je verkoopteam of het doorgaat en hoe het jouw oplossing het best presenteert.
Kennismakingsformulieren werken als ze aanvoelen als een gesprek, niet als een verhoor. De beste kennismakingsformulieren gebruik je tijdens het gesprek als hulpmiddel om aantekeningen te maken terwijl je praat, niet als drempel voordat het gesprek begint.
Belangrijkste verschillen tussen advies- en kennismakingsformulieren
Adviesformulieren zijn de poortwachter. Ze beantwoorden de vraag "Is deze persoon het waard om te spreken?" Kennismakingsformulieren zijn de beoordelaar. Ze beantwoorden de vraag "Is deze deal het waard om na te jagen?"
Een adviesformulier staat op je website voordat een afspraak is geboekt. Iemand vult het in en ziet dan je agenda. Een kennismakingsformulier komt nadat de afspraak is gepland, maar voor of tijdens het gesprek. Een prospect kan een adviesformulier overslaan en direct boeken (sommige teams gebruiken ze niet), maar een kennismakingsformulier hoort bij je verkoopproces.
Adviesformulieren zijn meestal kort. Maximaal vijf tot acht vragen. Een prospect staat op het punt in je agenda te boeken en wil door. Te veel vragen voor het boeken verlagen het aantal ingevulde formulieren. Kennismakingsformulieren mogen langer zijn, omdat de prospect zich al aan een gesprek heeft gecommitteerd. Hij beantwoordt 15 of 20 vragen als dat helpt bij zijn voorbereiding.
Adviesformulieren gaan over de prospect. Kennismakingsformulieren gaan over de kans. Een adviesformulier vraagt: "Wie ben je en wat is je situatie in grote lijnen?" Een kennismakingsformulier vraagt: "Vertel ons alles over dit specifieke project, zodat we weten hoe we kunnen helpen."
Wanneer gebruik je een adviesformulier
Gebruik een adviesformulier als je je agenda wilt beheersen. Kan iedereen tijd bij je boeken, dan zit je vol met gesprekken met mensen die niet passen. Een adviesformulier vóór je boekingsagenda voorkomt dat.
Gebruik een adviesformulier als je diensten duur zijn. Reken je $10.000+ voor een project of is je retainer fors, dan moet een prospect kwalificerende vragen beantwoorden voordat hij je tijd vastlegt. Hij moet verwachten informatie te geven voor het boeken, en jij moet verwachten zijn geschiktheid te beoordelen voordat je de afspraak accepteert.
Gebruik een adviesformulier als je meerdere diensten hebt en mensen naar de juiste persoon moet sturen. Een adviesformulier kan vragen "Wat wil je oplossen?" en op basis van het antwoord doorsturen naar je webdesigner, je marketingstrateeg of je ontwikkelaar. Doorsturen via de agenda bespaart administratietijd.
Gebruik een adviesformulier als je no-shows wilt verminderen. Wie een adviesformulier met details invult, heeft in het proces geïnvesteerd. Het aantal no-shows daalt als mensen vóór het boeken informatie moeten geven.
Wanneer gebruik je een kennismakingsformulier
Gebruik een kennismakingsformulier als je verkoopteam consistente informatie nodig heeft om kansen te beoordelen. Een formulier verzamelt van elke prospect dezelfde gegevens, zodat je in je pipeline appels met appels vergelijkt.
Gebruik een kennismakingsformulier als je een complexe oplossing hebt met veel mogelijke configuraties. Je verkoopteam moet de specifieke situatie van de prospect begrijpen om te weten wat het moet voorstellen. Een kennismakingsformulier levert de informatie om goed te positioneren.
Gebruik een kennismakingsformulier als je verkoopcyclus lang is en beslissingen complex zijn. B2B-verkoop met meerdere betrokkenen, grote budgetten en lange invoeringstijden heeft kennismakingsformulieren nodig om vooraf budgetgoedkeuring, planningsbeperkingen en beslissers vast te leggen.
Gebruik een kennismakingsformulier als je je verkoopproces systematisch wilt volgen. Een kennismakingsformulier wordt onderdeel van je CRM-workflow. Bij elke kans worden dezelfde velden vastgelegd, zodat je kunt rapporteren over dealstroom, kwalificatiepercentages en verkoopsnelheid.
Opbouw van het adviesformulier en strategie voor de velden
Een adviesformulier mag nooit meer dan 8 vragen hebben. De bezoeker is één klik verwijderd van het boeken in je agenda. Elk extra veld kost je afgemaakte formulieren. Een bezoeker haakt af bij een formulier met 15 velden en zoekt een concurrent die makkelijker te bereiken is.
Het doel is alleen de informatie te verzamelen die je nodig hebt om te beslissen of je de afspraak accepteert. Heb je het antwoord niet nodig voor die beslissing, haal het veld dan weg.
Onmisbare velden voor een adviesformulier
1. Naam en contactgegevens. Begin altijd met naam, e-mail en telefoon. Daar valt niet over te onderhandelen.
2. Wat brengt je hier? Gebruik een korte open vraag zoals "Welk probleem wil je oplossen?" of "Wat wil je bereiken?" Zo zie je of ze passen. Past hun antwoord niet bij wat je doet, dan kun je de afspraak in je antwoordmail afwijzen.
3. Planning. Vraag "Wanneer wil je starten?" of "Hoe urgent is dit voor je?" Gebruik een keuzelijst met opties zoals "Zo snel mogelijk", "Binnen 30 dagen", "3 tot 6 maanden", "Ik oriënteer me nog." Zo filter je mensen in de oriëntatiefase eruit als je alleen wilt spreken met mensen die snel willen starten.
4. Budget of investeringsbereik. Vraag "Met welk budgetbereik werk je?" Dit is ongemakkelijk om te vragen, maar essentieel. Gebruik bereiken, geen open veld ($5K-10K, $10K-25K, $25K-50K, $50K+). Mensen vullen dit eerlijker in dan een open tekstveld en je krijgt vergelijkbare data. Zoekt iemand een oplossing van $500 en is jouw minimum $5.000, dan besparen jullie allebei tijd door dat vooraf te weten.
5. Vraag naar bevoegdheid en beslisser. Vraag "Ben jij de hoofdbeslisser voor dit project?" of "Wie is er nog meer betrokken bij deze beslissing?" Is het antwoord "Ik moet toestemming vragen aan mijn baas", dan weet je dat de verkoopcyclus langer is. Moeten meerdere mensen goedkeuren, dan kan je adviesgesprek een groepsgesprek worden of heb je steun nodig van mensen die niet bij het eerste gesprek waren.
6. Bron. Vraag "Hoe heb je van ons gehoord?" Dit zijn marketingdata. Je leert welke kanalen gekwalificeerde leads opleveren. Brengt Google prospects met serieuze budgetten en brengen verwijzingen mensen die alleen onderzoek doen, dan stuur je je marketingbudget anders bij.
7. Branche of type bedrijf. Vraag "In welke branche werk je?" of "Wat voor bedrijf ben je?" Specialiseer je je in bepaalde branches, dan helpt dit je om door te sturen naar de juiste persoon of je aanpak tijdens het gesprek aan te passen.
8. Aanvullende context (optioneel). Vraag "Is er nog iets wat we moeten weten voor ons gesprek?" Dit veld is optioneel. Het vangt alles op wat niet in de vaste velden past, maar wat je team misschien moet weten.
Wat je NIET vraagt in een adviesformulier
Stel geen vragen over je oplossing. "Hoeveel teamleden heb je?" of "Welk platform gebruik je nu?" kunnen relevant zijn voor je pitch, maar niet voor de beslissing of je de afspraak accepteert. Stel die vragen tijdens het gesprek, niet in het formulier.
Stel niet meerdere varianten van dezelfde vraag. "Wat is de grootste uitdaging waar je voor staat?" en daarna "Vertel ons over andere uitdagingen" zijn twee open velden met dezelfde vraag. Kies er één.
Vraag niet om gedetailleerde informatie waar alleen je verkoopteam om geeft. "Beschrijf je technische opzet" of "Vertel ons over je huidige werkwijze" horen in een kennismakingsformulier tijdens of voor een gesprek, niet in het boekingsformulier. Je wilt dat ze boeken, niet dat ze een technische audit doen voordat ze je spreken.
Opbouw van het kennismakingsformulier en strategische velden
Een kennismakingsformulier kan meer velden aan, omdat de prospect zich al aan het gesprek heeft gecommitteerd. Je kunt 15 tot 20 vragen stellen als ze goed zijn geordend en makkelijk te beantwoorden. Maar meer vragen betekent nog steeds minder ingevulde formulieren. Houd het bij de velden die ertoe doen voor je verkoopproces.
De kernonderdelen van een kennismakingsformulier
Onderdeel 1: de situatie. Begin met begrijpen hoe de prospect er nu voor staat. Gebruik vragen zoals "Beschrijf je huidige situatie", "Wat werkt er niet aan wat je nu hebt?" of "Neem ons mee door je huidige proces." Zo begrijpt je team waar de prospect mee te maken heeft. Het kost tijd om te beantwoorden, maar komt aan het begin van het formulier, voordat vermoeidheid toeslaat.
Onderdeel 2: het doel. Vraag "Hoe ziet succes eruit?" of "Wat moet er veranderen om dit voor jou opgelost te noemen?" Dit is cruciaal. Een prospect wil misschien meer omzet, lagere kosten, tijdwinst of betere kwaliteit. Je oplossing past op elk doel anders. Als je hun doel begrijpt, krijgt je advies vorm.
Onderdeel 3: de beperkingen. Ga in op budget, planning en technische beperkingen. Vraag "Met welk budgetbereik werk je?", "Wanneer moet dit klaar zijn?", "Zijn er technische beperkingen waar we rekening mee moeten houden?" Dit zijn de harde grenzen die bepalen of je oplossing haalbaar is.
Onderdeel 4: het besluitproces. Vraag "Wie moet dit nog meer goedkeuren?", "Wat is je beslistermijn?", "Wat moet je zien om door te gaan?" Deze vragen laten zien of je met een beslisser of een beïnvloeder praat, hoe lang de verkoopcyclus wordt en in welke fase de deal zit.
Onderdeel 5: de huidige stand. Vraag "Welke tools of leveranciers gebruik je nu?" en "Wat geef je hier nu aan uit?" Deze vragen helpen je je concurrentiepositie te begrijpen en wat het de prospect kost om over te stappen.
Mobiel en voorbereiding voor het gesprek
Sommige prospects vullen kennismakingsformulieren op hun telefoon in, in de vijf minuten voor een gesprek. Anderen doen het de dag ervoor op een computer. Je formulier moet op beide werken. Houd invulvelden kort. Vraag zo mogelijk geen essay-lange antwoorden. Gebruik beoordelingen, keuzelijsten of meerkeuzevragen waar het kan. Een prospect op mobiel hoort geen drie alinea's te hoeven typen op een klein scherm.
Zet bij kennismakingsformulieren die je voor het gesprek verstuurt een opmerking: "We gebruiken dit tijdens ons gesprek. Zo kunnen we ons voorbereiden op wat voor jou het belangrijkst is." Zo komt het formulier over als samenwerking, niet als inbreuk.
Plaats van het adviesformulier en koppeling met boeken
Een adviesformulier staat tussen je landingspagina en je boekingsagenda. Iemand klikt op "Plan een adviesgesprek" of "Boek een afspraak", vult je formulier in en ziet dan je agenda met beschikbare tijden.
De meeste teams gebruiken agenda-tools die voorselectie via een formulier toestaan. Je kunt regels instellen zoals "Toon beschikbaarheid alleen als het budget hoger is dan $10K" of "Stuur ze naar persoon A als ze dienst X kozen." Die automatisering bespaart je team het nakijken van formulieren en het handmatig blokkeren van agenda's.
Ondersteunt je agenda-tool geen voorselectie via een formulier, dan heb je twee opties. Je bekijkt formulieren en geeft handmatig wel of geen toegang tot boeken, of je maakt een slim formulier dat verschillende boekingslinks stuurt op basis van de antwoorden van de prospect. Antwoorden ze "Ik heb hulp nodig met X", stuur ze dan naar de agenda van je X-specialist. Antwoorden ze "Ik heb hulp nodig met Y", stuur ze dan naar de agenda van je Y-specialist.
Het formulier moet op dezelfde pagina staan of direct na de klik op de knop verschijnen, niet verstopt op een aparte pagina. Hoe minder stappen tussen "ik wil boeken" en "ik kan boeken", hoe hoger je conversie. Een flow van drie pagina's (klik op de knop, formulier, agenda) is acceptabel. Een flow van vijf pagina's (klik op de knop, formulier, controle, bevestiging, agenda) maakt het aantal voltooide boekingen kapot.
Timing van het kennismakingsformulier en koppeling met je verkoopproces
Sommige teams sturen het kennismakingsformulier 24 uur voor het geplande gesprek met een bericht als "Kun je dit invullen voordat we afspreken, zodat wij ons kunnen voorbereiden?" Zo heeft je team tijd om het door te nemen en voorbereid te komen.
Andere teams laten de prospect het tijdens het gesprek invullen. Je verkoper zit in het gesprek en maakt aantekeningen, en het formulier is gewoon een gestructureerd notitiesysteem. Het formulier wordt het gespreksverslag. Dat werkt als je formulier is gemaakt om tijdens een gesprek in te vullen, niet om als huiswerk te beantwoorden.
Een paar teams gebruiken kennismakingsformulieren als asynchrone intake voor het gesprek. Prospects vullen het in terwijl ze op een wachtlijst staan en je team bekijkt het voordat het gesprek mag beginnen. Zo praat je verkoper nooit met een onvoorbereide kennismaking.
Welke timing je ook kiest, schep vooraf verwachtingen. Stuur je een formulier voor het gesprek, laat het dan weten wanneer je de agenda-uitnodiging verstuurt. "We sturen een kort formulier om ons voor te bereiden. Het kost ongeveer 10 minuten." Verrassing de avond voor het gesprek met een lang formulier is niet de bedoeling.
Leads beoordelen zonder te streng te zijn
Een adviesformulier filtert leads, maar kan ook goede prospects wegjagen. Voelt je formulier alsof je bepaalt of ze het waard zijn om te spreken voordat ze de kans krijgen het uit te leggen, dan vinden ze een concurrent die makkelijker toegankelijk is.
De balans is genoeg informatie vragen om te beoordelen, zonder zoveel te vragen dat je opdringerig overkomt. Vragen naar budget en planning zijn redelijk. Ze helpen jou en de prospect om te zien of het zin heeft. Maar om een gedetailleerde technische audit of een complete bedrijfsanalyse vragen voordat ze je spreken, voelt als werk, niet als gesprek.
De beste adviesformulieren bevatten een zin als "We stellen deze vragen om ons op ons gesprek voor te bereiden en te zorgen dat het voor ons allebei de juiste match is." Zo is het een wederzijdse beoordeling, geen eenzijdige poortwachter.
Kader kennismakingsformulieren op dezelfde manier. "Deze vragen helpen ons jouw specifieke situatie te begrijpen, zodat we kunnen kijken hoe we je het best kunnen helpen." Dat is waar en het voelt als samenwerking in plaats van inbreuk.
Meer ingevulde adviesformulieren
Een adviesformulier met 8 vragen zou 70 tot 80 procent van de bezoekers moeten laten afronden als het goed is geplaatst en nodig aanvoelt. Ligt je percentage onder de 60 procent, dan veroorzaakt iets aan het formulier weerstand.
De meest voorkomende knelpunten zijn te veel velden, onduidelijke vragen of vragen over budget en bevoegdheid die opdringerig aanvoelen. Haken prospects af bij de budgetvraag, haal die dan weg of formuleer hem anders. "Met welk budgetbereik werk je?" voelt minder opdringerig dan "Hoeveel wil je uitgeven?" De eerste is samenwerking. De tweede voelt alsof je ze test.
Maak de voortgang zichtbaar. Heeft je formulier meerdere stappen of onderdelen, toon dan "Stap 1 van 3", zodat de prospect weet dat het geen eindeloos formulier is. Een prospect rondt een formulier van drie stappen misschien af, maar haakt af bij een formulier van één pagina met 15 velden, omdat dat overweldigend voelt.
Houd de eisen aan velden minimaal. Markeer alleen de echt essentiële velden als verplicht. Slaat iemand het veld "branche" over, dan kun je nog steeds een goed gesprek hebben. Slaat iemand zijn telefoonnummer over, dan kun je hem niet bereiken. Verplichte velden zijn naam, e-mail, omschrijving van het probleem en planning. De rest kan optioneel.
Test je formulier op mobiel voordat je live gaat. Zijn de velden krap of lastig aan te tikken, dan daalt het aantal afgeronde formulieren. Velden moeten minstens 44 pixels hoog zijn, zodat een duim nauwkeurig kan tikken. Labels staan boven de velden, niet ernaast.
Meer ingevulde kennismakingsformulieren
Kennismakingsformulieren worden minder vaak afgerond dan adviesformulieren, omdat ze meer diepgang vragen. Een kennismakingsformulier met 15 vragen haalt misschien 50 tot 70 procent. Zit je onder de 50 procent, dan haken mensen af voordat ze klaar zijn.
De grootste boosdoener zijn open tekstvelden. Elke vraag waarvoor je een alinea moet typen, verlaagt het aantal afgeronde formulieren. Beperk open vragen tot maximaal drie. Gebruik voor de rest beoordelingen, keuzelijsten, meerkeuzevragen en rangschikvragen. Een prospect beantwoordt "Geef je huidige situatie een cijfer van 1 tot 5" sneller dan dat hij een alinea schrijft om hem te beschrijven.
Groepeer verwante vragen met duidelijke kopjes. Een prospect ziet "Onderdeel 1: de situatie" en weet welke soort vragen er komen. Zonder kopjes voelt het springen tussen onderwerpen chaotisch en haken mensen af.
Stel vragen in volgorde van belang. Staan je drie belangrijkste vragen aan het einde en haakt een prospect na de eerste vijf af, dan mis je de gegevens waar je het meest om geeft. Begin met de vragen met de hoogste prioriteit.
Neem bij formulieren die je voor een gesprek stuurt contact op met een telefoontje of bericht als iemand het niet afmaakt. "We hebben een formulier gestuurd om ons voor te bereiden. Kunnen we je helpen met vragen erover?" Een zachte duw haalt 20 tot 30 procent terug van de mensen die zijn begonnen maar niet klaar zijn gekomen.
Hoe WEMASY helpt bij advies- en kennismakingsformulieren
Met de formulierbouwer van WEMASY maak je zowel adviesformulieren als kennismakingsformulieren met voorwaardelijke logica. Bouw een kort adviesformulier met doorsturen op basis van het soort dienst dat een prospect kiest, of ontwerp een formulier met meerdere stappen dat verschillende vragen stelt afhankelijk van de situatie. Alle inzendingen komen in je websitebouwer dashboard, waar je afrondpercentages volgt, ziet bij welke velden de meeste mensen afhaken en formulierreacties koppelt aan je CRM. Lees voor meer context over hoe formulieren zakelijke resultaten opleveren onze gids over websiteformulieren en hun belang.