Drie maanden geleden was je gratis adres prima om een idee met vrienden te testen. Nu heb je een live website, je eerste betalende klant en een visitekaartje op het bureau van een prospect. Het adres op dat kaartje past niet meer bij het merk dat je bouwt. Op dat moment beseffen de meeste ondernemers dat de overstap te lang is uitgesteld.
Een merk moet overstappen van gratis op zakelijke e-mail voordat het adres openbaar, permanent en verbonden met geld wordt. Hoe langer je wacht, hoe meer contacten, accounts en drukwerk je moet aanpassen. Hier lees je de signalen dat het tijd is en hoe je zonder storing overstapt.
Wanneer stap je als merk over van gratis op zakelijke e-mail?
Stap over als je je domein registreert, of direct daarna als je er al een hebt. Domein en e-mail horen vanaf het begin bij elkaar. E-mail later toevoegen betekent dat je elke plek langs moet waar je het oude adres publiceerde.
Stap over voordat je een adres op je website, socialmediaprofielen of visitekaartjes zet. Zijn die eenmaal live, dan bewaren klanten en partners het oude contactadres voor altijd. Vroeg instellen voorkomt een openbare rebranding van je inbox.
Duidelijke signalen dat je te laat bent
Je bent te laat als je facturen, contracten of betaallinks vanaf een gratis account verstuurt. Is er geld mee gemoeid, dan staat er meer op het spel voor vertrouwen en administratie.
Je bent te laat als je iemand aanneemt die toegang nodig heeft tot klantmail. Je bent te laat als je op grote schaal koude benaderingen start. Je bent te laat als een klant, partner of investeerder vraagt waarom je e-mail niet bij je domein past.
Zo stap je over zonder berichten of contacten te verliezen
Stel eerst minstens één adres op je merkdomein in. Stuur jezelf een testbericht en check of het werkt voordat je openbare vermeldingen aanpast.
Pas je contactpagina, e-mailhandtekening en socialmediabio's zo mogelijk in één keer aan. Stel doorsturen in vanaf oude adressen als mensen er tijdens de overgang nog naartoe schrijven.
Laat actieve klanten en leveranciers rechtstreeks weten wat je nieuwe adres is. Een kort bericht met je nieuwe adres voorkomt verwarring bij lopende projecten.
Voor de details van de opzet lees je hoe een zakelijke e-mailomgeving eruitziet. Voor de prijzen kijk je bij wat kost zakelijke e-mail. Deze module begon met uitleg in wat is zakelijke e-mail. De hoofdstukken waarom gratis e-mail je geloofwaardigheid schaadt en hoe zakelijke e-mail vertrouwen opbouwt leggen uit waarom de overstap ertoe doet.
Veelgestelde vragen
Kan ik wachten tot ik mijn eerste betalende klant heb?
Dat kan, maar je publiceert waarschijnlijk al contactgegevens vóór die verkoop. Zakelijke e-mail instellen als je site live gaat kost minder tijd dan later openbare vermeldingen aanpassen.
Hoe lang duurt het om over te stappen op zakelijke e-mail?
Adressen aanmaken op een domein dat je al hebt, kost vaak minder dan een uur. Alle openbare vermeldingen aanpassen duurt langer, afhankelijk van op hoeveel plekken je oude adres staat.
Moet mijn website live zijn voordat ik met e-mail overstap?
Nee. Je hebt een domein nodig. Een website helpt klanten je te controleren, maar e-mail kan op je domein werken voordat de site live is. Met WEMASY koppel je e-mail en bouw je je site in de websitebouwer in de volgorde die bij je planning past.
Moet ik mijn gratis account verwijderen na de overstap?
Je mag het houden voor privégebruik, maar deel het niet meer openbaar. Stuur oude mail tijdens de overgang zo nodig door. Beantwoord zakelijke mail nooit meer vanaf het oude account zodra je zakelijke adres live is.
En als ik al drukwerk met mijn oude adres heb laten maken?
Laat opnieuw drukken als het budget het toelaat en pas digitale materialen direct aan. Noem bij belangrijke afspraken je nieuwe adres mondeling en in je handtekening tot de oude voorraad op is.
Maakt WEMASY de overstap makkelijker voor nieuwe merken?
WEMASY bundelt e-mail op je domein met websitebeheer, zodat je op dag één geen losse diensten hoeft aan te sluiten. Je maakt zakelijke adressen aan en publiceert bijpassende contactgegevens vanuit hetzelfde systeem.