Tijdens een gesprek met een klant check je mail op je telefoon. In een koffiebar antwoord je vanaf je laptop. Later zoek je een bijlage die iemand vorige maand stuurde. Drie apparaten, één zakelijk adres en het knagende gevoel dat je iets mist, omdat je berichten op verschillende plekken staan.
Een mailprogramma is de toepassing of browseromgeving waarin je mail echt leest en verstuurt. Je e-mailhosting bewaart de berichten. Het mailprogramma is hoe jij ermee werkt. Het juiste programma kiezen bepaalt hoe soepel je dagelijkse werk loopt.
Wat is een mailprogramma?
Een mailprogramma is elk hulpmiddel dat verbinding maakt met je mailbox en waarmee je berichten beheert. Het kan een app voor je computer zijn, een app voor je telefoon of een omgeving in je browser, die we webmail noemen. Alle drie doen in de kern hetzelfde: je inbox tonen, antwoorden laten schrijven en mappen of labels ordenen.
Je aanbieder van e-mailhosting levert meestal standaard webmail mee. Je logt in via een browser, zonder iets te installeren. Aparte apps hebben vaak extra functies, zoals offline toegang, meldingen en koppeling met een agenda.
Soorten mailprogramma's voor zakelijk gebruik
Webmail werkt in elke browser. Je opent het door in te loggen op het mailportaal van je hostingaanbieder. Je hoeft niets te installeren en het werkt op elk apparaat met internet. Het nadeel is dat je een verbinding nodig hebt om mail te lezen, tenzij de aanbieder een offlinemodus heeft.
Programma's voor je computer installeer je en synchroniseren met je mailbox. Ze voelen vaak sneller voor wie dagelijks tientallen berichten verwerkt. Programma's voor je telefoon doen hetzelfde, met pushmeldingen bij nieuwe mail.
1. Webmail voor het gemak
Begin hier als je een gemiddelde hoeveelheid mail verstuurt en vanaf verschillende apparaten werkt. Webmail houdt alles op één plek, zonder gedoe met synchroniseren. Op de meeste hostingdashboards staat een directe link naar je webmail-login.
2. Apps voor computer of telefoon bij veel mail
Stap over op een aparte app als je veel mail verwerkt, offline toegang nodig hebt of één inbox voor meerdere adressen wilt. In het hoofdstuk tools voor zakelijke e-mail lees je meer over het bredere aanbod.
3. Eén programma, één hoofdadres
Koppel je zakelijke adres aan één hoofdprogramma en houd privémail apart. Als je beide in één inbox mengt, ontstaat verwarring en loop je het risico dat je een privéantwoord vanaf je zakelijke adres verstuurt.
Als je een programma hebt gekozen, heb je serverinstellingen nodig om het aan je hosting te koppelen. In het volgende hoofdstuk over SMTP-instellingen lees je wat die getallen betekenen.
Veelgestelde vragen
Moet ik een mailprogramma installeren om zakelijke e-mail te gebruiken?
Nee. Webmail bij je hosting werkt in elke browser zonder installatie. Aparte apps zijn optioneel als je offline toegang wilt of uitgebreidere manieren om te ordenen. WEMASY ondersteunt toegang via webmail naast sites die je bouwt in de Websitebouwer.
Kan ik hetzelfde mailprogramma op mijn telefoon en computer gebruiken?
Ja. De meeste programma's synchroniseren tussen apparaten die met dezelfde mailbox zijn verbonden. Berichten die je op je telefoon leest, staan ook op je laptop als gelezen, en andersom, als je IMAP-synchronisatie gebruikt.
Wat is het verschil tussen webmail en een mail-app?
Webmail draait in een browser en heeft internet nodig. Een mail-app installeer je op je apparaat en kan berichten lokaal bewaren om offline te lezen. Beide maken verbinding met dezelfde mailbox bij je hostingaanbieder.
Moet ik zakelijke e-mail op mijn privételefoon bekijken?
Veel oprichters doen dat en het werkt prima met een apart zakelijk account in de mail-app van je telefoon. Houd meldingen gescheiden van je privémail, zodat je na werktijd kunt loskoppelen als dat nodig is.
Hoe koppel ik een mailprogramma aan mijn zakelijke mailbox?
Je hostingaanbieder geeft je serverinstellingen voor inkomende en uitgaande mail. Vul die in op het scherm voor het instellen van je account in het programma, samen met je adres en wachtwoord. In het volgende hoofdstuk over SMTP-instellingen voor zakelijke e-mail leggen we elke waarde uit.
Biedt WEMASY webmail voor zakelijke adressen?
Ja. WEMASY bevat toegang via webmail voor mailboxen op je domein. Je kunt ook mail-apps van andere partijen koppelen met de serverinstellingen uit je hostingdashboard.